Онбординг или как сделать, чтобы сотрудник не "слился" в первые две недели

Почему новый сотрудник «сливается» в первый месяц работы?

С такой проблемой сталкивается огромное количество работодателей, когда подбор персонала превращается в бесконечный изматывающий процесс, которому нет ни конца, ни края. Рассказываем, почему такое происходит и что делать дальше🔥⬇

Мечта каждого владельца компании - заполучить самостоятельную думающую единицу, готового бойца, который закрывает пласт задач, всегда замотивирован и ежемесячно выдает высокие результаты. На самом деле здесь и скрывается главная «ловушка», потому что человеческий фактор и онбординг никто не отменял.

👉🏻Например, представьте себе ситуацию: первую неделю ваш новый сотрудник активно развивает/продвигает/продает какой-либо продукт, но к концу месяца его «запал» проходит. Знакомо?

Чаще всего это происходит не потому, что вы наняли не того человека, а потому что не провели качественную адаптацию и делегировали ответственность за результат на одного человека, полностью исключив свое вовлечение в работу. То, что новый сотрудник «слился», в данном случае - это абсолютно нормально. Скорее всего, он не почувствовал поддержку и вовлечение с вашей стороны, растерялся от огромного объема задач или, проще говоря, «выгорел» в первый месяц работы.

Подбор персонала - это всего лишь первый шаг при найме сотрудника. Важно не забывать о таких существеных этапах, как онбординг и адаптация, наставничество, обучение.

В компании TOYOTA, кстати, главным девизом является фраза «Увидеть все своими глазами»👀 Вы когда-нибудь задумывались о ее значении и какая ценность вложена в данный девиз? Увидеть все своими глазами - значит, познакомиться лично с проблемой, которая возникла у сотрудника, причем неважно - руководитель он или только стажер.

Онбординг специалиста сводится не только к тому, чтобы выдать ноутбук и показать рабочее место, а также провести беглое знакомство с коллегами.

Это важнейший этап, который нельзя пропускать, если вы не хотите, чтобы ваш новый член команды «слился» через пару недель из-за отсутствия понимания, как устроен рабочий процесс, мотивации и поддержки со стороны руководства.

Можно руководствоваться понятием «выживает сильнейший», вопрос только в том - сколько времени и денег вы готовы потратить на то, чтобы найти такого уникума, который сможет работать «на максималках», быстро приспособится к новой рабочей среде и будет абсолютно всем доволен?

👉🏻Грамотный онбординг состоит из следующих пунктов:

⁃ Прописать основные обязанности специалиста

⁃ Подготовить список целей, которые нужно достичь в первый день, первую неделю и месяц (или к концу испытательного срока)

⁃ Предоставить контакты коллег, руководстава и наставников, к кому можно обратиться за помощью

⁃ Предоставить необходимую информацию об используемом оборудовании, а также все ссылки на документы, явки и пароли.

‼Важно: не перегружать новичка в первую неделю. Пусть первая неделя пройдет «на лайте» - погружение в новую среду это и так довольно серьезный стресс для любого человека.

Запланируйте на первую неделю следующие мероприятия: изучить нужную документацию, завести аккаунт в корпоративном мессенджере, пройти обязательные тренинги, познакомиться со всеми членами команды.

👉🏻Со второй-третьей недели можно погружать специалиста в проект: также пропишите план как самостоятельных действий, так и вместе с другими членами команды.

👉🏻Важно: как минимум раз в неделю проводите встречу с вашим новичком как тет-а-тет, так и в компании с его непосредственным руководителем. Это необходимо, чтобы получить срез по следующим аспектам:

⁃ Чему новичок уже научился?

⁃ Что дается легко, а что сложно?

⁃ Какие навыки нуждаются в прокачке?

⁃ Что можно улучшить в процессе онбординга и какие проблемы возникают?

⁃ Какой настрой у новичка?

Встречи должны быть регулярными, чтобы сотрудник не чувствовал, что его «выкинули за борт».

И, конечно, не забывайте про менторство. Обычно во многих компаниях пропускают этот шаг - «Если что, спросишь у тимлида». В результате - тимлид постоянно отвлекается от своей работы, а новички теряются. Предоставьте новому коллеге опытного наставника, которого он сможет «мучить» в любое время суток.

Во-первых, во многих компаниях часто путают понятия «онбординг» и «адаптация». В чем разница?

Онбординг - это погружение в процесс. Как устроена работа, к кому обращаться за помощью, какие задачи в первые недели нужно закрыть. Это про то, как быстро включиться в работу без вреда для проекта и личного выгорания.

Адаптация - это про коммуникацию. Насколько новичок комфортно чувствует себя в коллективе, какие сложности у него возникают, какое впечатление он создает у команды - это также неотъемлемой процесс для слаженной работы в дальнейшем, но об этом мы поговорим позже.

Итак, с чего начинается грамотный онбординг?

С привественного письма и общей рассылки по корпоративным чатам. В письме поздравьте нового сотрудникам с тем, что он стал новым членом команды, опишите его цели и задачи на ближайшие месяц (или испытательный срок), передайте все необходимые контакты.

Следущий шаг - прикрепить к новичку наставника. Это ключевой момент в онбординге, благодаря которому включение в работу нового сотрудника будет проходить гладко и эффективно.

В качестве наставника нужно выбрать члена команды, который отлично значит все процессы изнутри, сможет дать обратную связь по работе и помочь новичку в случае возникновения рабочих проблем.

💡Его основные задачи:

- Помочь быстро погрузитсья в проект, научить использовать инструменты, необходимые для работы;

- Рассказать об иерархии в команде, а также нюансах работы;

- Давать обратную связь и подсказывать, как найти общий язык с коллегами.

Ну и, конечно, если у вас есть корпоративный мерч, то обязательно подарите его новичку в первый же день в качестве привественного подарка.

В первые дни онбординга запланируйте встречу с тимлидом: это нужно не только для того, чтобы обозначить главные цели на ближайший месяц, но и чтобы помочь новому сотруднику адаптироваться быстро и безболезненно.

👉🏻Если говорить о сфере IT, то новичок может показаться не самым открытым человеком, поэтому задачей тимлида, в том числе, является создание комфортной обстановки.

А именно: несмотря на неформальное общение в компании, лучше заранее понять, где находятся личные границы нового члена команды, и постараться их не нарушать.

Кстати, один из таких способов - подключить новичка к боту, который раз в неделю будет подыскивать ему рандомную пару для обеда или кофе☕

👉🏻О чем еще важно поговорить с новичком на встрече с руководителем?

- Общий настрой, состояние, есть ли какие-то проблемы, не относящиеся к работе, но которые тимлид может помочь разрешить.

- Отношения с коллегами - как строится общение, есть ли какой-то негатив или напряжение внутри команды, нет ли проблем с взаимопониманием, как быстро коллеги отвечают на запрос о помощи.

- Загрузка - какие задачи нравится выполнять, а какие нет. Нужно ли увеличить нагрузка или, наоборот, уменьшить?

- Увлекает ли текущий проект, сложно ли дается обучение новым навыкам? -Как новичок справляется, если не знает что делать - кого спрашивает и просит о помощи, находит ли он ответы на свои вопросы?

- Отношение к рабочему процессу в целом - как он относится к системе планирования, как построен рабочий процесс, к чьему мнению он прислушивается больше всего, хотелось бы что-либо изменить?

Встречи с руководителем в период онбординга должны быть регулярными и, желательно, длиться не больше часа, чтобы сотрудник не устал. В некоторых компаниях практикуют встречи не только те-а-тет, но и с другими членами команды.

‼Этот этап, пожалуй, один из самых важных - только личная встреча с руководителем позволяет понять, насколько новый сотрудник воодушевлен и чего от него можно ждать. Самое главное - не останаливайтесь на одном шаблоне проведения встреч. Пробуйте новые форматы, разбавляйте встречу отвлеченными вопросами («Какую книгу ты недавно прочитал?»).

Для качественного онбординга нужно зачекать, что человек усвоил, как выполнял рабочие задачи, к кому обращался, как проходил его рабочий процесс.⠀

👉🏻Как правило, оценку проводит HR-менеджер, и после прохождения оценки новичок становится полноценным членом команды. Вопросы, которые нужно задать при оценке:

-Что было самым сложным в работе?

- Была ли нагрузка слишком большой или, наоборот, ее не хватало?

- Каково твое общее впечатлении от компании, руководства, команды, проектов?

- Можешь ли ты сказать, что хорошо знаешь своих коллег и членов своей команды?

- Чтобы ты хотел улучшить в процессе онбординга?⠀

Вместе с чеком оценки процесса работы можно скорректировать ошибочное представление о компании и работе у новичка - если он не совсем правильно понял некоторые процессы или зафиксировал некорректную инфомацию.⠀

👉🏻Эти и другие вопросы (в зависимости от специфики работы) значительно помогают улучшить не только сам процесс онбординга, но и рабочих процессов в целом. Например, по результатам такого опросника может выясниться, что новичку крайне не хватало времени на погружение в новые стеки технологий - это отличный повод для того, чтобы подкорректировать план онбординга и добавить время на дополнительное обучение.

Грамотный онбординг - залог успешного бизнеса, и чтобы он не был слишком сложным или скучным, обязательно руководствуйтесь нижеперечисленными правилами.

👉🏻Что больше всего раздражает новичков в первые недели работы:

- Огромное количество бумаг для заполнения и длительное согласование документов;

- Недоступность менеджеров, неправильно построенная коммуникация;

- Несвоевременное предоставления необходимых ресурсов: доступы к программам, техника, контакты коллег и тд.;

- Отсутствие качественной обратной связи.

Не забывайте о разных «фишечках» онбординга, чтобы облегчить жизни и работу вашему новому специалисту, а также продемонстрировать свою заинтересованность и вовлечение. Ниже предлагаем несколько полезных лайфхаков, которые помогут вам в организации качественного онбординга.

📌Лендинг «Добро пожаловать»

В первый день новичок получает письмо с приглашением познакомиться с компанией и переходом на привественный лендинг, где есть все необходимое для начала работы:

⁃ Ссылки на документы, контакты и все, что нужно для первого дня;

⁃ Информация о том, как пройдет его первый день;

⁃ Ответы на часто заадваемые вопросы;

⁃ Какой формат общения принят внутри компании и команды;

⁃ Примеры дресс-кода;

⁃ Раписание тренингов и встреч, которые ему нужно посетить во время онбординга;

⁃ К кому обращаться за помощью, контакты наставника.

📌Справочник

Максимально полезный инструмент, который также оптимизирует рабочий процесс новичка. Что должно быть в таком справочнике:

⁃ Информация о компании;

⁃ Инструкции и регламенты;

⁃ Внутренние правила (сколько времени отведено на обед, оформление отпуска и тд).

📌Ежедневник

Вручается в первый день при встрече с HR-менеджером (в бумажном или электронном виде). Это может быть просто аккаунт на платфоме, где есть исчерпывающая информация по следующим пунктам:

- Инструкция действий до первого welcome-тренинга;

- Чек-лист по прохождению тренингов и мероприятий онбординга;

- Памятка по всему периоду онбординга;

- Тесты для самопроверки и анкеты обратной связи, которые формируют полезную статистику;

- Блок по выполнению задач в адаптационный период.

📌Онлайн-курс с элементами геймификации

После прохождения такого курса новичок получает награды в виде баллов, которые на усмотрение работодателя можно обменять на какие-либо приятные бонусы. Какие задания могут быть на курсе:

- Написать краткий расскза о себе, представиться коллегам;

- Попросить одного из сотрудников провести экскурсию по офису и рассказать обо всех подразделениях;

- Подписаться на страницы в соц.сетях компании;

- Предложить свой вариант по тимбилдинг-мероприятию.

А еще очень классный инструмент - написание письма своему наставнику в конце первой недели. Предложите новичку описать свои мысли и впечатления от работы и поблагодарить своего ментора, вспомнить самые яркие и интересные моменты.

Удачи!