Составить список дел, сгруппировать задачи, указать сроки: как всё успевать

Отрывок из книги «Аптайм: Оптимальный способ управления временем и энергией» Лоры Мэй Мартин, выпущенной издательством «Альпина Паблишер».

Считается, что составление списков свидетельствует о высоком уровне продуктивности. Известное исследование Гейл Мэтьюз из Доминиканского университета Калифорнии показало, что составление списков увеличивает вероятность достижения целей на 42%.

Списки приносят огромную пользу, но иногда становятся источником проблем. Как могут в списке дел одновременно оказаться пункты «Когда-нибудь научиться играть на пианино» и «Закончить презентацию сегодня к 17:00» ? Вы можете хотеть сделать и то и другое, но у этих планов совершенно разные временные рамки, и для их воплощения требуется разное количество усилий. Один из них — это видение большой перспективы, а другой — то, что должно произойти сегодня. Как их совместить?

Списки не составляются раз и навсегда, это живая система, которая облегчает вашему мозгу управление задачами и обеспечивает их выполнение. Списки действительно являются основой продуктивности. Они могут помочь управлять жизнью, но использовать их нужно правильно.

Они нужны для того, чтобы вы точно знали, что и когда нужно сделать. Они дают уверенность в том,что вы ничего не забудете. Они освобождают ваш мозг для других дел. Планирование имеет огромное значение для того, сколько вы успеваете сделать в долгосрочной перспективе. В книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать» Брайан Трейси пишет о том, что, если уделить10–12 минут планированию своего дня, можно сэкономить до двух часов (100–120 минут), не потратив их впустую на попытки сфокусировать внимание.

Например, список продуктов: на его составление нужно пять минут, после чего на покупки потребуется всего 20 — вместо 40 минут блужданий по магазину в попытках вспомнить, какие товары нужны и где они находятся. Пять минут, потраченные на предварительное планирование, экономят 15 минут в долгосрочной перспективе.

Списки дел можно представить в виде воронки: на верхнем уровне в них можно перечислять все, что вы могли бы или хотели бы сделать, а внизу — то, что будете делать именно сегодня, час за часом, исходя из времени, энергии и приоритетов. Концепцию «воронки списков» я успешно преподавала в Google в течение многих лет. И если вам постоянно приходится мысленно отслеживать все, что происходит, смешивая личные и рабочие дела, жонглируя задачами из разных сфер жизни, то воронка списков вам подойдет. Вы можете использовать как отдельные части воронки списков, так и всю ее целиком.

Адаптируйте ее, как считаете нужным, в зависимости от вашего вида деятельности, должности или обязанностей, в любом случае — это комплексная система, которая поможет вам отслеживать все дела. На ее основе многие создают свои собственные органайзеры, панели управления и многоразовые шаблоны. И те, кто освоил этот метод, рассказывали, как он сэкономил им время и сделал их более продуктивными.

Воронка списков строится от верхнего уровня к нижнему. Она начинается с основного списка — это вид с высоты птичьего полета на все, что происходит: здесь перечисляются ваши незавершенные циклы без учета времени и графика.

Помните, что не существует «рабочего» и «личного» — поэтому основной список включает в себя все дела, один голова — один список. После того как вы составили основной список, начинайте переносить дела из него в еженедельный — конкретные дела из основного списка, которые необходимо выполнить на этой неделе, в конкретные дни.

Далее идет ежедневный список — это план вашего дня, включающий наиболее важные приоритеты и время для их реализации, а также рутинные задачи, которые вы хотели бы включить в ежедневный
график. Частью ежедневного списка является почасовой план, в котором расписано, как именно пройдет ваш день и когда будет выполнена та или иная задача. Если каждый час у вас пройдет по плану, вы будете реализовывать все свои крупные дела по частям, ежечасно. Эти списки можно вести как на бумаге (мне так больше нравится), так и виртуально. Бумажные и электронные шаблоны для
этих списков можно найти на моем сайте. Самое главное, чтобы все они были и дополняли друг друга.

Основной список

Основной список должен быть у вас всегда. Я веду егов блокноте, но можно делать это и в электронном виде. Совет: если составляете список на бумаге, тут же фотографируйте его — потеряв бумажку, вы не потеряете список.

Основной список делится на конкретные типы действий в соответствии со всеми задачами, которые вам нужно выполнить, почти как приборная панель. В моем примере рабочие дела отделены от личных, и все они упорядочены по типам действий, необходимых для их осуществления.

Есть дела, которыми можно заниматься, когда вам предстоит долгий перелет, во время которого можно пользоваться компьютером, но нельзя звонить по телефону. Есть задачи, которые вы выполняете дома, но не сидя за компьютером. Предусмотрены случаи, когда вы ездите по делам и у вас образуется свободное время перед тем, как забрать детей из школы. Группируя таким образом похожие действия, вы обеспечиваете себе успех в будущем.

Это мои шесть стандартных категорий, вы можете придумать свои — так, чтобы сгруппировались однотипные действия. Большую часть своей работы я выполняю на компьютере, но у вас все может быть по-другому (однако вряд ли стоит выделять более трех типов рабочих
действий).

Например, если вы юрист по сопровождению сделок, у вас могут быть пункты «Составление договоров» и «Подготовка к переговорам», а если вы фотограф, включите в список позиции «Ответы клиентам» и «Обработка снимков». Задача не в том, чтобы иметь подраздел для каждого проекта, а в том, чтобы сгруппировать их по схожим типам работы.

Пока можете считать, что в основной список идет все, что появляется в вашей голове. Позже мы поговорим о том, как в этот список попадают новые пункты (например, дела из электронных писем или решения по итогам совещаний) и как он изменяется. Вы будете просматривать этот список еженедельно и вычеркивать из него выполненные дела.

Еженедельный список

Самое большое препятствие к тому, чтобы стать продуктивным, это, на мой взгляд, составление списка важных дел без указания сроков. Одна из сотрудниц, с которой я работала, жаловалась на бесконечный список дел, которые постоянно переносились на будущее. Я попросила ее принести свой список на нашу первую коуч-сессию и распечатала ее календарь.

Мы сели, просмотрели каждый пункт ее списка, и я сказала: «Хорошо, но когда вы планируете это сделать?» Почти по всем пунктам она ответила: «Я не знаю, у меня весь день встречи и нет времени... может быть, поздно вечером?» Никто не хочет делать всю свою работу по вечерам, особенно после того, как весь день провел на совещаниях, — это самый короткий путь к выгоранию. Мы должны включить дела в свое еженедельное расписание и выделять для них время также, как и для встреч.

В начале каждой недели (приучитесь делать это в воскресенье вечером или в понедельник утром) вы просматриваете свой основной список и формируете из него список на неделю. Работа только с основным списком слишком распыляет внимание — приходится тратить энергию на анализ пунктов, которые вы не собираетесь
делать на этой неделе (подробнее о работе со списком — далее).

Составив список на неделю, откройте свое расписание. Теперь распределите дела из списка, которые вы планируете завершить, по свободным временным интервалам. Помните, что основной список — это ваш итоговый план, так что если некоторые дела не удастся запланировать на эту неделю, ничего страшного.

Мне нравится брать пункты основного списка и каждую неделю создавать из них задачи. В пятницу вечером я занимаюсь текущими делами. В среду вечером работаю на компьютере, выполняя личные задачи. Во вторник вечером не включаю компьютер и делаю работу по дому. В воскресенье вечером покупаю все необходимое через интернет. Такая схема помогает обеспечить выполнение каждого пункта из моего основного списка хотя бы раз в неделю.

Просматривая свой календарь, вы можете заметить, что на этой неделе у вас нет свободного времени для выполнения дел из списка. Это значит, вам нужно:

Внимательное отношение к еженедельному списку поможет вам в конце рабочей недели избежать неприятного сюрприза, что вы ничего не успели и вам придется работать все выходные или отстать от графика на будущей неделе. В следующей главе мы подробнее обсудим, как отслеживать уровень продуктивной энергии, чтобы
помочь вам определить, какое место в расписании должны
занимать различные виды деятельности.

В списке на неделю есть раздел, в котором перечислены некоторые из ежедневных тем. Как уже говорилось, это поможет вам управлять своей энергией и распределять нагрузку как в долгосрочной перспективе, так и в краткосрочной — в течение недели. Допустим, вы каждый вечер готовите ужин.

Очень утомительно каждый раз начинать этот процесс с вопроса: «Что приготовить сегодня?» Представьте, что вместо этого у вас есть установки, например: понедельник — без мяса, вторник — итальянская кухня, среда — новый рецепт, четверг — суп и т. д. Установки значительно упростят планирование ужина, вы станете часто пробовать новые рецепты и не будете есть блюда итальянской кухни три вечера подряд (а жаль!).

Аналогичные установки для рабочих дней позволят вам каждую неделю уделять внимание всем своим приоритетам и не забывать о каком-то одном деле надолго. Вы можете сделать четверг «днем административных задач и расходов», а пятницу — «днем работы с клиентами». Установки стоит сохранять из недели в неделю, когда вы составляете свой еженедельный список, чтобы они стали шаблонами.

Вы можете создавать установки, основываясь на том, что уже происходит в этот день: если по понедельникам вы проводите собрание сотрудников, вероятно, установка этого дня — «управление персоналом» и стоит также запланировать на этот день индивидуальные встречи с подчиненными. Вы можете создавать установки на основе блоков своего основного списка. Иногда они будут меняться в зависимости от поездок и других обязательств.

Однако систематичность помогает, когда у вас неожиданно появляется свободное время — тогда вы можете обратиться к своей установкеи решить, чем заняться.

В еженедельном списке вы указываете дела из основного списка, которые можете сделать на этой неделе, и время, когда их запланировали. Если на совещании вам поручают дело, которое должно быть выполнено на этой неделе, и вы знаете, что не успеете сделать его сегодня, добавьте его в еженедельный список. В нем также есть место для отслеживания привычек, которые вы пытаетесь выработать, например медитации или занятий спортом. Еженедельный список поможет вам создавать списки на каждый день.

Ежедневный список

Ежедневный список включает все дела, здесь и сейчас. Вы будете заглядывать в него каждый день. Некоторые сотрудники Google, с которыми я работала, ламинировали шаблоны для ежедневных списков, чтобы писать на них стираемыми маркерами, другие делали такие шаблоны из своих маркерных досок, третьи — создавали на компьютере. В любом случае вы фиксируете в ежедневном списке мелкие детали, отдельные задачи и встречи, чтобы успеть все — и даже больше.

Первый раздел посвящен вашему главному приоритету. Какую задачу вы должны выполнять каждый день? Пока она не решена, все остальное будет отвлекать. Мы обычно стремимся сделать сначала более легкие мелкие дела, потому что на них уходит меньше энергии.

Но в книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать» Брайан Трейси утверждает, что сначала по возможности нужно сделать самую сложную и важную задачу. Так вы зарядитесь удовольствием от ее выполнения на весь оставшийся день, вместо того чтобы работать под грузом невыполненных обязательств. В районе, где я живу, есть холм, и если на прогулке я сначала поворачиваю налево, то сразу иду в горку, а если направо, то восхождение на холм предстоит мне в конце маршрута. Каждый раз, идя направо, я все время думаю о том, что у меня еще впереди этот огромный холм! Когда я иду налево, то, сразу преодолев высоту, дальше наслаждаюсь прогулкой с чувством выполненного долга.

Список «Другие приоритеты» составляется на основе еженедельного списка. Что вы должны сделать в этот день? Что входит в установку каждого дня, что в нее можно вписать? Если вам трудно составить этот список, представьте, что вам сказали: либо вы завтра уедете в отпуск на месяц, либо не уедете в отпуск вообще. Что бы вы обязательно сделали до отъезда? С этого и начните.

Если утром у вас была встреча и вам поручили дело, которое необходимо завершить до конца дня, сразу добавьте его в раздел «Другие приоритеты» в ежедневном списке. Самое главное, чтобы каждый пункт раздела «Другие приоритеты» попал в почасовой план. Если он есть в вашем списке, значит, должен быть и в календаре.

Почасовой план также должен включать время в пути на работу, тренировки, встречи, время на проверку и обработку электронной почты (подробнее об электронной почте в главе 16) и любые другие обязательства. Представьте, что это генеральная репетиция того, как пройдет ваш день. Это может быть список на бумаге (я предпочитаю бумагу, она как-то сильнее обязывает) или блоки в электронном календаре. Возможно, ваш день не всегда будет проходить по плану, но без плана даже шанса организовать работу точно не будет.

Раздел для небольших дел служит для мелких задач или фрагментов больших действий, на которые хватит пяти минут в перерыве между встречами. Здесь также могут быть дела, которые появляются в течение дня и которые нужно завершить до его окончания. Если утром вы вспомнили, что сегодня нужно позвонить арендодателю, добавьте этот звонок в список небольших дел — и сделайте его при первой возможности. Одна из встреч закончилась чуть раньше? Быстро сделайте онлайн-заказ из того же списка.

В конце ежедневного списка вы можете отметить невыполненные пункты, которые нужно перенести на следующий день. Вычеркните все выполненное из списка на неделю. Этот шаг очень важен для того, чтобы точно знать, что вы не упустили из виду взятые на себя, но еще
не выполненные обязательства. Дела не вычеркиваются из верхнего списка воронки до тех пор, пока не будут завершены, чтобы вы помнили о них, просматривая списки. Я заполняю ежедневный список накануне вечером (подробнее о том, почему это важно, читайте в главе 12).

Раздел о том, за что вы благодарны, расширяет взгляд на мир и вашу жизнь. Мне нравится, занимаясь делами, поглядывать в верхнюю часть списка и вспоминать о том, что приносит мне сегодня радость.

#продуктивность