Организация системы «второй мозг»

Ключевые идеи неизданной на русском книги «Создание «второго мозга» ведущего мирового эксперта по продуктивности Тьяго Форте от команды сервиса MakeRight.ru.

В своей книге Тьяго Форте рассказывает о системе, которая помогает нормализовать наши отношения с информацией.

Чтобы ценная информация помогла нам в правильное время, нам нужно упаковать ее и отправить своему будущему «я». Нам нужна система, которая бы помогала нам в нужное время, в которой мы получали бы доступ к знаниям именно тогда, когда больше всего нуждаемся в них — когда делаем презентацию, работаем над проектом, решаем проблему в отношениях. Именно этому служит система автора, которую он называет «вторым мозгом». «Второй мозг» выполняет роль вашей базы данных, внешнего мозга или даже надежного бизнес-партнера, на которого вы всегда можете положиться.

Рассмотрим важные идеи книги, чтобы узнать о том, как создать такую систему и чем она полезна.

Записывание — основа системы, а цифровые инструменты служат удобству и устраняют ограничения физических носителей.

Автор предлагает понимать заметки как строительные блоки знаний, которые хранятся на внешнем носителе. Они могут быть разного объема, это могут быть заметки из книги или статьи, впечатления о фильме, фото из интернета с аннотацией, списки, ваши мысли о какой-то теме, примеры. Главное, чтобы они были отобраны и обработаны именно вами, пропущены сквозь призму вашего восприятия. Такие блоки знаний со временем могут быть преобразованы во что-то более значительное: произведение, отчет, историю, предложение, аргумент. Их можно собирать вместе и комбинировать. Технологии помогают не только сделать написание заметок более эффективным, но и преобразовать саму природу этих заметок.

Когда ведение заметок войдет в привычку, вы начнете замечать, как будет меняться ваше мышление. Вы будете видеть закономерности, лучше понимать, что для вас важно и что побуждает вас к действию. Вы заметите, что лучше концентрируетесь и запоминаете. Ваш разум перестанет быть узким местом, сдерживающим ваш потенциал.

Тьяго Форте советует рассматривать «второй мозг» как надежного личного ассистента, который всегда на связи и готов вам помочь. У него есть четыре «суперсилы».

Первая — он помогает конкретизировать идеи: «выгрузить» их и облечь в конкретную форму.Когда мы формулируем идеи и записываем их, мы можем оценивать их, совмещать, дорабатывать.

Вторая суперспособность — «второй мозг» помогает выявлять новые ассоциации между идеями, обнаруживать неожиданные взаимосвязи. Это важная часть любого творческого процесса.

Третья суперспособность — сохранение идей во времени. «Второй мозг» помогает избежать ловушки новизны. Благодаря ему у вас будет возможность оценить идеи, сравнить их между собой, выбрав лучшую.

Четвертая суперспособность — оттачивание уникальной перспективы. «Второй мозг» служит не только и не столько для сохранения чужих идей, сколько для развития собственного мышления и поиска собственных идей.

Система «второй мозг» включает все инструменты, которые вы используете при работе с информацией, однако главным ее элементом должно быть приложение для ведения цифровых заметок. Хорошее приложение для заметок должно обладать четырьмя характеристиками:

Они обозначаются аббревиатурой CODE:

С — Capture (удержать);

O — Organize (организовать);

D — Distill (извлекать);

E — Express (выразить).

Первый элемент — удержать — означает сохранение того, что находит в вас отклик. При отборе идей полагайтесь на свою интуицию, на чувство удивления, любопытство, волнение.

Вторая часть системы — организация, означающая упорядочивание и сохранение информации для дальнейших действий. Оценивайте новую информацию на предмет ее полезности для ваших текущих проектов — это обеспечит нужный фокус и поможет упорядочить поток информации.

Третий элемент системы — извлечение. Оно означает нахождение сути информации. Привычка собирать и систематизировать идеи со временем приведет к тому, что вы начнете замечать закономерности и неожиданные связи между ними.

Четвертая часть системы — выражение, которое означает демонстрацию вашей работы. Управление знаниями имеет смысл, только если приводит к действиям. Такой подход помогает устранить частую проблему умных, любопытных и любящих учиться людей, которые собирают огромное количество информации, но постоянно откладывают ее использование. Система «второй мозг» помогает быстрее переходить от потребления информации к созиданию.

Давайте подробнее разберем каждый из элементов системы «второй мозг».

Это основа первого шага метода CODE. Подходите к информации как к пище для ума — выбирайте то, что принесет вам пользу, будет способствовать вашему развитию.

Не стоит сохранять в заметках: конфиденциальную информацию, пароли, секретные рабочие документы, файлы специального формата, для работы с которыми требуются специализированные приложения, объемные файлы, документы, которым требуется совместное редактирование.

Чтобы понять, какую информацию нужно сохранить, а какую — отпустить, сформулируйте и запишите двенадцать открытых вопросов, которые волнуют вас больше всего, и соотнесите с ними новую информацию. Вопросы не обязательно должны быть грандиозными, главное, чтобы они были связаны с тем, что вас волнует и интересует. Это могут быть вопросы как о работе, так и о личной жизни. Например: «Как я могу улучшить отношения с близкими людьми?»; «Как преодолеть страх перед новым?»; «Как проводить время с большей пользой?».

Будьте куратором информации — сохраняйте только самые ценные отрывки, руководствуясь четырьмя основными критериями.

Первый критерий: вдохновляет ли вас информация? Вдохновение связано с мотивацией к действиям, поэтому оно очень важно.

Второй критерий: полезна ли информация? Вы можете сохранять информацию, которая может пригодиться в будущем: статистику, таблицы, картинки, ссылки на результаты исследований.

Третий критерий: личная ли это информация? Наиболее ценная информация — ваши личные размышления, воспоминания, мысли, ваша личная мудрость, описание вашего опыта.

Четвертый критерий: удивляет ли вас эта информация? В процессе ведения заметок полезно избегать предвзятости подтверждения, то есть склонности сохранять только ту информацию, которая соответствует нашим убеждениям и которая укладывается в имеющиеся представления о мире. Сохраняйте противоречивые идеи, система «второй мозг» служит не для подтверждения того, что вы и так знаете, а для развития вашего мышления.

Организация — это второй элемент системы «второй мозг». Вопреки расхожему мнению, дисциплина не является противоположностью творчества.

Исследования показывают, что окружающая обстановка влияет на то, как человек мыслит, это называется «эффектом собора». В больших свободных пространствах мы склонны мыслить абстрактно, а в помещениях с низкими потолками — конкретно. Система «второй мозг» — не просто инструмент, это тоже среда для работы и поиска идей, пусть и цифровая. Она похожа на сад со множеством тропинок, за которым вы ухаживаете и по которому регулярно прогуливаетесь, это пространство, способствующее лучшему мышлению.

Самая удобная система организации должна быть простой. Автор назвал свою систему ПОРА — это аббревиатура четырех основных категорий информации: проектов, областей, ресурсов и архивов (по-английски — PARA: Projects, Areas, Resources, Archives). Эти четыре категории универсальны, на них можно разложить любую информацию. Единица организации — ваши проекты, а не темы.

Чтобы внедрить метод ПОРА в свою работу, в процессе ведения заметок относите конкретный кусочек информации к одной из четырех категорий.

П — проекты: то, над чем вы работаете или думаете прямо сейчас. Проекты имеют начало и конец, их результат вы можете четко сформулировать. Проекты могут быть не только рабочие, но и личные — спланировать отпуск, сделать ремонт, пройти курс.

О — области: то, что связано с вашими долгосрочными планами и интересами. В этой категории вы выделяете сферы жизни, которые не имеют точной даты окончания и конечной цели, они постоянны.

Р — ресурсы: темы или интересы, которые могут пригодиться в будущем. Это то, что не относится к проектам или ресурсам, но то, чем вы интересуетесь и о чем хотите знать больше: темы, увлечения, полезная информация на будущее, списки фильмов, книг, мест. Это справочные материалы, связанные с вашими интересами.

А — архивы. Это неактивные заметки из трех других категорий: завершенные проекты, сферы ответственности, которые уже не входят в ваши обязанности, ресурсы, которые больше не актуальны. Смысл их хранения в том, что, возможно, у вас возникнет потребность в проекте, похожем на завершенный проект, или вам понадобится доступ к старой информации. Архив позволяет быстро найти то, что вам нужно.

При пересмотре созданных заметок подумайте, в какую из четырех перечисленных категорий их отнести. Полезно разделять два процесса: написание заметок и регулярное упорядочивание их по четырем категориям.

Выделение сути — это третий принцип системы «второй мозг». Основной инструмент здесь — прогрессивное обобщение.

Техника прогрессивного обобщения проста, важное в ней — несколько уровней выделения главного, через которые должна пройти собранная и структурированная информация.

На первом уровне вы сохраняете самые интересные вырезки из статьи или другого ресурса и даете ссылку на ее источник.

На втором уровне выделяете жирным шрифтом основные моменты в вашей заметке: ключевые слова, отрывки, вызывающие наибольший отклик.

Третий уровень используется для самых интересных заметок. Здесь вы выделяете особенно заинтересовавшие вас пассажи цветом.

На последнем уровне вы создаете ваш собственный конспект заметки — его достойна только самая важная и полезная для вас информация.

В процессе прогрессивного обобщения избегайте распространенных ошибок:

Выражение — четвертый, заключительный элемент системы «второй мозг». Важно отбросить перфекционистский подход, не ждать, когда у вас все будет идеально, прежде чем делиться своими знаниями или переходить к их использованию. Рассказывайте о своих идеях часто и небольшими порциями, чтобы в процессе работы над проектами понимать, что работает, а что нет, получать и использовать в работе ценную обратную связь.

На четвертом этапе вы используете и извлекаете из своего «второго мозга» информацию тогда, когда она вам нужна. Автор советует использовать четыре метода извлечения информации, которые могут дополнять друг друга.

Первый — поиск по ключевым словам, предусмотренный программным обеспечением, подобный поиску в поисковых системах.

Второй — ручная навигация по папкам в системе ПОРА. Этот метод поиска помогает самому прокладывать «тропинки» в собранной информации, что может натолкнуть вас на новые идеи.

Третий — поиск с помощью тегов, меток, которыми вы можете сопровождать свои заметки. Этот метод может требовать слишком больших усилий, поэтому он подходит только для тех случаев, когда два предыдущих метода вас не устраивают.

Четвертый — интуитивный поиск, когда вы просматриваете свои заметки на определенную тему, чтобы ваше подсознание помогло вам выхватить интересные идеи, которые вы не замечали прежде.

Этапы метода CODE направлены на то, чтобы сделать заметки полезными на практике: в работе, творчестве, личной жизни. Он объединяет два противоположных процесса созидания: дивергенцию и конвергенцию, расхождение и схождение. Соединение дивергенции и конвергенции — две основы творческого процесса. Первые два шага метода CODE, Удержание и Организация, составляют процесс дивергенции. Последние два шага, Извлечение сути и Выражение, означают конвергенцию.

Чаще всего сложности возникают с переходом к конвергенции. Завершение проекта требует особых навыков, без которых мы можем погрязнуть в бесконечных исследованиях и собирании информации.

Есть три техники, которые помогут преодолеть сложности конвергенции

Первая — «Архипелаг идей»: начинайте работу не с чистого листа или экрана, а с создания документа с цитатами, списком, смысловыми точками, которые станут основой вашей будущей работы. Так вы начнете не с дефицита, а с изобилия.

Вторая техника — «Мост Хемингуэя». Писатель Эрнест Хемингуэй предпочитал останавливаться в работе до того, как полностью исчерпает потенциал вдохновения. Так он сохранял импульс к работе на будущее, зная, с чего начнет в следующий раз.

Третья техника — «Уменьшение масштаба». Чтобы не застрять при реализации масштабного проекта, сначала сконцентрируйтесь на создании менее масштабной его версии, которая будет включать большую часть его ценности.

Автор выделяет три вида привычек, которые будут поддерживать работу системы «второй мозг».

Первая полезная привычка — создание чек-листов — контрольных списков проектов. Автор советует создавать чек-листы для начала и для завершения своих проектов.

Вторая полезная привычка — еженедельные и ежемесячные обзоры. Периодически анализируйте свою работу и жизнь в целом, думайте о том, какие вам нужны изменения.

Третья полезная привычка — привычка замечать: ищите небольшие возможности для улучшения вашей системы «второй мозг». Периодически пересматривайте заметки, корректируйте их, находите для них более подходящие названия, ищите связи, выделяйте, объединяйте или разделяйте информацию.

Книга Тьяго Форте получила множество положительных отзывов читателей и сразу после издания стала бестселлером. В этой книге даже разбирающийся в теме читатель найдет полезные для себя идеи и советы.

В своей книге Тьяго Форте описывает распространенные современные проблемы: информационную перегрузку, тревогу из-за слишком большого выбора возможностей, страх упустить важную информацию, цифровую зависимость, нечеткость мышления, отсутствие фокуса и проблемы с вниманием. В отличие от книг, лишь диагностирующих эти проблемы, в книге Форте предлагается вполне конкретное их решение. Автор не считает, что нужно строго ограничивать взаимодействие с цифровым миром — напротив, цифровая среда предоставляет нам множество возможностей и удобных инструментов, и грех их не использовать. Решение в том, чтобы просеивать поступающую информацию через фильтр собственных интересов, перейти от пассивного потребления информации к активному взаимодействию с ней. Для этого и предназначена система «второй мозг».