Как я откладываю задачи на завтра, чтобы их сделать

Время тратится на фигню из-за бездумной реакции на раздражители. Друг прислал ссылку на смешную статью — мы открыли и стали читать. Коллега позвал пить кофе — мы пошли. Начальник требует отчёт — мы всё бросили и делаем. Результат: важные задачи сдвигаются, а день превращается в ад.

Справиться с адом помогает подход «Сделать завтра», который придумал Марк Форстер. Подход настолько хорош, что я описал его в учебнике «Управление проектами, людьми и собой»:

Если возникают новые задачи, сегодня их не делаем, а планируем на завтра или более позднее время.

Друг прислал ссылку — добавим в список для чтения и посмотрим завтра. Коллега позвал пить кофе — не сегодня, спасибо. Начальник требует отчёт — сегодняшний день уже распланирован, завтра с удовольствием займёмся. Когда «сегодня» закрыто на замок, задачи под контролем:

Буфер. По грубым дилетантским представлениям, у нас есть два «мозга»: реактивный и рациональный. Это не научная модель, но она наглядно объясняет человеческое поведение и решения. Реактивный мозг командует телу моментально отпрыгнуть из-под колёс летящего навстречу автобуса, он реагирует быстро и автоматически. Доверять ему ежедневное принятие решений не стоит: жизнь превратиться в постоянную реакцию на раздражители. Так живут животные.

Реактивный мозг реагирует первым: начальник орёт — страшно, зовут на кофе — вкусно. Побороть желание силой воли сложно. Ящерица видит муху — ящерица ест муху, не думая о последствиях. Для принятия обдуманных решений есть рациональный мозг, но он «включается» слишком поздно — когда реактивный мозг уже сработал.

Рациональный мозг успеет включиться, если заблокировать реактивный с помощью преграды — буфера.

«Завтра» — это мощный буфер:

Закрытый список. Классический список дел открыт снизу — задачи добавляются без ограничений. В результате возможна парадоксальная ситуация: в конце рабочего дня дел стало больше, чем было в начале. Открытый список усложняет управление личным временем и портит настроение — дела всегда не сделаны.

Если под списком задач на сегодня подведена черта, и в него больше нельзя добавлять новых задач, это закрытый список. Закрытые списки обладают полезными свойствами: список конечен и понятно, когда список сделан.

Приоритет не важен. Если список задач открыт, сложно решить, с чего начать. Справиться с этим пытаются с помощью приоритизации — расставляют задачи в каком-то порядке. Ведутся священные войны из-за способа сортировки задач: сначала простые, сначала сложные, сначала важные, сначала интересные. Но это только увеличивает энтропию — неугодные задачи отправляются в конец, где начинают «подгорать», силы направляются на авралы, которые часто только кажутся авралами. Открытые списки — хаос. Выбраться из хаоса с помощью приоритизации невозможно.

Когда «завтра» под замком, задачи можно делать в любом порядке — всё равно должны быть сделаны все. Закрытые списки заставляют хорошенько подумать, прежде чем взять задачу, и учат говорить «нет».

Меньше придуманных «пожаров». Особая группа раздражителей — авралы, которые устраивают начальники, коллеги, родные. Прибегая с выпученными глазами, они требуют бросить всё и немедленно заняться их задачей. Давление велико, неподготовленные безропотно соглашаются. Через некоторое время оказывается, что аврала не было, а вот работа, которая уступила место «авралу», очень нужна и опять срочно. Возникает бесконечная очередь авралов. Корень проблемы в том, что мы не успеваем хорошенько подумать перед тем, как реагировать.

Если переносить «пожары» на завтра, многие потухнут сами собой. — Нужно срочно сделать! — Ой, а я смогу завтра утром. — Да... слушай, да, наверно, обойдёмся и без этого, спасибо!

Срочно самое несрочное. Многие задачи становятся настоящими авралами только потому, что ими не занялись вовремя. Скажем, если постоянно откладывать переоформление прав на машину, в один прекрасный день выяснится, что права заканчиваются завтра, и теперь нужно всё бросить и срочно проходить врачей, переплачивая за срочность.

Когда говоришь «нет» новым задачам, остаётся время, чтобы сделать несрочные дела и не дать им превратиться в аврал.

План на день. Если «сегодня» защищено от новых задач, появляется возможность спокойно спланировать «завтра». В результате дни становятся более предсказуемыми. А ещё при таком подходе удобно группировать похожие задачи и выполнять их пачками, экономя время на переключении. Например, разбором почты можно заниматься один раз в день, а не по чуть-чуть каждые 15 минут.

Если пользоваться «Календарём дел», о котором я писал в прошлый раз, говорить «нет» новым задачам на сегодня очень просто — «сегодня» всегда запланировано, это явно видно в календаре — новый квадратик просто некуда впихнуть: «Как я ослабил прокрастинацию с помощью приложения „Календарь“».

Ошибиться, отправляя задачи на «завтра», очень сложно. Как настоящий пожар быстро даст вам понять: надо хватать вещи и бежать из помещения, так и по-настоящему критическая задача пробьёт «завтра» — её будет невозможно отложить. В большинстве же случаев «завтра» подойдёт, и вам не придётся ломать свой рабочий день.

Эмоционально незрелые люди, например, дети, могут обидеться на «нет». Эту проблему легко решить заботой. Вместо «Нет, сегодня мы гулять не пойдём, надо было раньше попросить» лучше сказать: «Зайка, сегодня у папы много работы, как ты смотришь на то, чтобы завтра и погулять, и сходить в аквапарк?» С дизайнерами, разработчиками, редакторами, начальниками и всеми остальными работает точно так же.

Так что: