{"id":14289,"url":"\/distributions\/14289\/click?bit=1&hash=892464fe46102746d8d05914a41d0a54b0756f476a912469a2c12e8168d8a933","title":"\u041e\u0434\u0438\u043d \u0438\u043d\u0441\u0442\u0440\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442 \u0443\u0432\u0435\u043b\u0438\u0447\u0438\u043b \u043f\u0440\u043e\u0434\u0430\u0436\u0438 \u043d\u0430 5%, \u0430 \u0441\u0440\u0435\u0434\u043d\u0438\u0439 \u0447\u0435\u043a \u2014 \u043d\u0430 20%","buttonText":"","imageUuid":""}

Как я откладываю задачи на завтра, чтобы их сделать

Время тратится на фигню из-за бездумной реакции на раздражители. Друг прислал ссылку на смешную статью — мы открыли и стали читать. Коллега позвал пить кофе — мы пошли. Начальник требует отчёт — мы всё бросили и делаем. Результат: важные задачи сдвигаются, а день превращается в ад.

Новые задачи превращают день в ад

Справиться с адом помогает подход «Сделать завтра», который придумал Марк Форстер. Подход настолько хорош, что я описал его в учебнике «Управление проектами, людьми и собой»:

Суть

Если возникают новые задачи, сегодня их не делаем, а планируем на завтра или более позднее время.

Друг прислал ссылку — добавим в список для чтения и посмотрим завтра. Коллега позвал пить кофе — не сегодня, спасибо. Начальник требует отчёт — сегодняшний день уже распланирован, завтра с удовольствием займёмся. Когда «сегодня» закрыто на замок, задачи под контролем:

«Сегодня» закрыто на замок

Профит

Буфер. По грубым дилетантским представлениям, у нас есть два «мозга»: реактивный и рациональный. Это не научная модель, но она наглядно объясняет человеческое поведение и решения. Реактивный мозг командует телу моментально отпрыгнуть из-под колёс летящего навстречу автобуса, он реагирует быстро и автоматически. Доверять ему ежедневное принятие решений не стоит: жизнь превратиться в постоянную реакцию на раздражители. Так живут животные.

Реактивный мозг реагирует первым: начальник орёт — страшно, зовут на кофе — вкусно. Побороть желание силой воли сложно. Ящерица видит муху — ящерица ест муху, не думая о последствиях. Для принятия обдуманных решений есть рациональный мозг, но он «включается» слишком поздно — когда реактивный мозг уже сработал.

Рациональный мозг успеет включиться, если заблокировать реактивный с помощью преграды — буфера.

«Завтра» — это мощный буфер:

Буфер не даёт тупой «ящерице» бездумно съесть опасную «осу»

Закрытый список. Классический список дел открыт снизу — задачи добавляются без ограничений. В результате возможна парадоксальная ситуация: в конце рабочего дня дел стало больше, чем было в начале. Открытый список усложняет управление личным временем и портит настроение — дела всегда не сделаны.

Если под списком задач на сегодня подведена черта, и в него больше нельзя добавлять новых задач, это закрытый список. Закрытые списки обладают полезными свойствами: список конечен и понятно, когда список сделан.

Приоритет не важен. Если список задач открыт, сложно решить, с чего начать. Справиться с этим пытаются с помощью приоритизации — расставляют задачи в каком-то порядке. Ведутся священные войны из-за способа сортировки задач: сначала простые, сначала сложные, сначала важные, сначала интересные. Но это только увеличивает энтропию — неугодные задачи отправляются в конец, где начинают «подгорать», силы направляются на авралы, которые часто только кажутся авралами. Открытые списки — хаос. Выбраться из хаоса с помощью приоритизации невозможно.

Когда «завтра» под замком, задачи можно делать в любом порядке — всё равно должны быть сделаны все. Закрытые списки заставляют хорошенько подумать, прежде чем взять задачу, и учат говорить «нет».

Меньше придуманных «пожаров». Особая группа раздражителей — авралы, которые устраивают начальники, коллеги, родные. Прибегая с выпученными глазами, они требуют бросить всё и немедленно заняться их задачей. Давление велико, неподготовленные безропотно соглашаются. Через некоторое время оказывается, что аврала не было, а вот работа, которая уступила место «авралу», очень нужна и опять срочно. Возникает бесконечная очередь авралов. Корень проблемы в том, что мы не успеваем хорошенько подумать перед тем, как реагировать.

Если переносить «пожары» на завтра, многие потухнут сами собой. — Нужно срочно сделать! — Ой, а я смогу завтра утром. — Да... слушай, да, наверно, обойдёмся и без этого, спасибо!

Срочно самое несрочное. Многие задачи становятся настоящими авралами только потому, что ими не занялись вовремя. Скажем, если постоянно откладывать переоформление прав на машину, в один прекрасный день выяснится, что права заканчиваются завтра, и теперь нужно всё бросить и срочно проходить врачей, переплачивая за срочность.

Когда говоришь «нет» новым задачам, остаётся время, чтобы сделать несрочные дела и не дать им превратиться в аврал.

План на день. Если «сегодня» защищено от новых задач, появляется возможность спокойно спланировать «завтра». В результате дни становятся более предсказуемыми. А ещё при таком подходе удобно группировать похожие задачи и выполнять их пачками, экономя время на переключении. Например, разбором почты можно заниматься один раз в день, а не по чуть-чуть каждые 15 минут.

Хитрости

Если пользоваться «Календарём дел», о котором я писал в прошлый раз, говорить «нет» новым задачам на сегодня очень просто — «сегодня» всегда запланировано, это явно видно в календаре — новый квадратик просто некуда впихнуть: «Как я ослабил прокрастинацию с помощью приложения „Календарь“».

Настоящие авралы

Ошибиться, отправляя задачи на «завтра», очень сложно. Как настоящий пожар быстро даст вам понять: надо хватать вещи и бежать из помещения, так и по-настоящему критическая задача пробьёт «завтра» — её будет невозможно отложить. В большинстве же случаев «завтра» подойдёт, и вам не придётся ломать свой рабочий день.

Действительно важная задача всегда пробьёт себе дорогу

Недостатки

Эмоционально незрелые люди, например, дети, могут обидеться на «нет». Эту проблему легко решить заботой. Вместо «Нет, сегодня мы гулять не пойдём, надо было раньше попросить» лучше сказать: «Зайка, сегодня у папы много работы, как ты смотришь на то, чтобы завтра и погулять, и сходить в аквапарк?» С дизайнерами, разработчиками, редакторами, начальниками и всеми остальными работает точно так же.

Так что:

0
60 комментариев
Написать комментарий...
Roman Avilov

Так, отложу-ка этот способ на завтра.

Ответить
Развернуть ветку
toverovskiy
Автор

👍

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Марина Корсакова

...ну и это, конечно, в рамках корпораций возможно только не в культуре "Задачи начальника имеют наивысший приоритет, "нет" начальнику не говорят" - то есть, вы, по сути, объяснили, как распоряжаться ресурсом, право на распоряжение которым закреплено за тобой, - окей. Но в большинстве российских компаний право распоряжения рабочим временем НЕ закреплено за его обладателем, и вот тогда это всё теряет смысл.

Ответить
Развернуть ветку
toverovskiy
Автор

Мой опыт: в корпорациях несложно договориться об управлении своим временем. Технология простая — приходишь и просишь так, как хочешь. Странно, что многие даже не пытаются. Если ты крутой и полезный, шансы договориться высокие.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Sergei Timofeyev

Да... Любят у нас так... Обычно я сроки озвучиваю, когда это сделаю, если это не настолько горит.

Ответить
Развернуть ветку
Maya Fisher

Если ты даже начальник отдела, а не простой служащий, с таким подходом к срочным задачам от шефа у тебя путь к увольнения несколькими способами: 1. После пары отказов сделать срочную работу - завтра получишь не новое задание, а трудовую книжку и пинок 2. Если ты звезда и твои "завтра" готовы терпеть, то задачи не рассасываются, а делаются кем-то другим, и растет социальное напряжение в отделе и о "человеке-завтра" идет плохая слава тунеядца. Рано или поздно руководство тоже начнет так думать, и с такими рекомендациями "человек-завтра" выйдет на рынок?

Ответить
Развернуть ветку
toverovskiy
Автор

Когда я сам начальник, для меня «нет» — признак профессионала. Мало пользы от ребят, которые берут всё подряд, а потом сливают. Для меня ценнее тот, кто взвешенно говорит «завтра» — когда он возьмётся за дело, то действительно сделает. А если не сможет, сообщит заранее и предложит решение

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Evgeny Rodionov

Это не так

Ответить
Развернуть ветку
Arthur Eduardovich

это не так

Ответить
Развернуть ветку
Илья Владимиров

Нам заблокировали счет и проверка из ФНС
Сорри, это на завтра... =)

Ответить
Развернуть ветку
Vladislav Vavilov

Вы очень внимательно читали пост, это очень заметно)

Ответить
Развернуть ветку
Aleh Prntv

Ожидал прочитать очередную абстрактную заметку на тему продуктивности, но был приятно удивлён. Каждый день занят тем, что «тушишь пожары», хотя возникли они как раз ввиду плохого планирования.

Ответить
Развернуть ветку
Red Beard

Зачем откладывать на завтра то, что можно сделать послезавтра?

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Георгиева

Проблема с раздражителями не в том, что ты пошел пить кофе. Проблема в том, что когда ты сконцентрирован на задаче и тебя внезапно отвлекли - мозгу нужно потратить 25 минут, чтобы сконцентрироваться на задаче снова.
Поэтому ты, конечно, можешь поднять голову и сказать "извини, завтра" и потратить на это минуту, но по факту - ты уже потерял минут 20-30. А когда таких уведомлений и просьб около 50-70 в день, у тебя постоянное чувство усталости - просто потому что мозгу слишком часто приходится переключаться и слишком много решений принимать быстро (как известно, решение "сегодня или завтра" для мозга все равно - решение, и расходуется одинаковое количество сил вне зависимости от ответственности или размера решения).

Ответить
Развернуть ветку
toverovskiy
Автор

С этим просто, отвлекалки надо устранить физически — отключить все нотификации и уйти из офиса. А если что — позвонят на мобильный

Ответить
Развернуть ветку
Andrey Harchenko

Вот сколько читаю материалы про планирование, борьбу с прокрастинацией / сидением с соц. сетях / ютубах и прочими отвлекающими от дел вещами пришел к выводу, что зависит всё от самого человека. Если человек не готов трудится в силу определённых причин, то никакие способы искусственой мотивации, правильного планирования не помогут либо сработают только краткосрочно.

Ниже личный продакшен лист работ проделанных в одного ровно за 30 дней. Да я трудился в hardcore режиме, в обычном нормальном 8 часовом это делается за 45 дней:

- Blue prints с нуля различной сложности: 29 шт (~7 дней)
- Локализация: 12 языков (2 дня)
- Уровни с нуля: 53шт (2 дня)
- Materials с нуля: ~50шт (1 день)
- Static meshes конвертация: ~40шт (1 день)
- Меши уровнeй конвертация, правка: 50 шт (2 дня)
- Particles с нуля: 2 шт (0.3 дня)
- Звуки, конвертация: 8 шт (0.1 дня)
- Текстуры конвертация и UI с нуля: ~75шт (0.5 дня)
- UI виджеты с нуля: 12 шт (2 деня)
- С++ адаптация под UE4, правка : ~6000 строк (4 дня)

А так же: (~ 7 дней)
- Правка багов
- Переделка управления
- Stable 60 fps
- Leaderboard онлайн
- xxxxx1 platform work
- xxxxx2 platform work
- Создание иконки в hi res
- Видеоролик для рейтинга
- Интеграция FMOD
- Прочие мелкие моменты

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
3 комментария
Иван Иванов

Неа! Все челы хотят работать, но только единицы могут. И они такие не всегда были, они именно научились себя мотивировать. Это очень сложно и с родни отказа от табака и спиртного, но реально помогает. Кроме того, эта способность не просто мотивирует, она полностью меняет человека. И на самом деле это очень просто.

Ответить
Развернуть ветку
6 комментариев
Yury Balaka

Спина не отваливается столько сидеть?

Ответить
Развернуть ветку
Микола Полтавцев

Статья по заголовку заинтриговала. Добавил в список чтения на завтра

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Андрей

читаю vc, остальное на завтра

Ответить
Развернуть ветку
Dmitry Blinov

Пора пилить новый TODO

Ответить
Развернуть ветку
Sergei Timofeyev

В мире взаимоотношений применяется не "реактивный", а "рефлекторно". Так как реакция эта в нас заложена и мы просто её применяем.

Ответить
Развернуть ветку
Anna Abramova

Я чето туплю, если на завтра уже все время занято? Один раз я ответила, что смогу приступить к задаче через 5 раб дней, что делать?

Ответить
Развернуть ветку
toverovskiy
Автор

Ну и хорошо. Запись в хороший ресторан может быть на несколько месяцев вперёд. Это не значит, что ресторан должен снизить качество и принимать все, только потому, что кому-то очень хочется.

Если к вам обращаются по мелочам, возможно, вам нужен помощник. Это уже тема про свою и чужую работу :-)

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Sergei Timofeyev

Завтра всегда завтра, а сегодня всегда сегодня.

Ответить
Развернуть ветку
Artem Dzyuba

Спасибо, интересно. Но вот вопросы, которые для меня всё портят.
1. Я вообще с трудном признаю списки и ритуалы с ними. "Вот сейчас мы пишем дела по порядку", "Вот сейчас мы выполняем первое дело", "Вот сейчас пьем чай", "Вот сейчас выполняем следующее дело". Как быть хаотикам, которые плевать хотели на списки, могут их написать — потому что это творческая задача, но терпеть не могут их читать?
2. Даже если у вас нет проблем с п. 1, то как быть с условными задачами. Одно дело — написать запрос, другое дело — обработать его результаты, которые могут прийти когда угодно. Например, правки клиента на отправленные материалы. Такие цепочки, звенья которых не отложишь на завтра, присутствуют у каждого.

Ответить
Развернуть ветку
toverovskiy
Автор

1. Ну вот мне помог календарь и то, что я «сегодня» работаю в режиме исполнителя. Типа, красная полосочка в блоке «Написать пост на Виси» — сижу и пишу, раз так начальство сказало (начальство — это я сам «вчера», когда планировал).

2. Многие штуки не требуют моментальной реакции. В общем случае, получив правки клиента, я обработаю их завтра. Чтобы клиент не парился — заранее предупреждаю, что отвечаю в течение суток. Ну и план должен учитывать, что моментальной реакции нет. Если макет надо сделать к пятнице, значит, клиенту первый вариант надо показать во вторник утром, чтобы осталось время на согласование и переделку.

Если вы работаете в «скорой помощи», например, в поддержке или в колцентре, метод не работает — тут сама суть работы в том, чтобы моментально отвечать на входящие

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Антон Артёмов

Тема с "Календарём" понравилась. Вот вторую неделю уже по такому принципу работаю. Стало как-то размереннее. И по работе всё успеваю, и по учёбе меньше просадок. С вечера если следующий день планируешь, утром голова не пухнет, что сделать сейчас, что потом. Уже всё разложено, только делай :)

Ответить
Развернуть ветку
Марк Кац

Тоже начал использовать Календарь, но для планирования встреч и нахождения в разных местах. Между задачами ставлю демпфер 10 минут.
Причём искал Календарь круче чем стандартный , не нашёл)

Ответить
Развернуть ветку
3 комментария
toverovskiy
Автор

Круто! Если захотите спросить что-нибудь конкретное, пишите в телеграмчик:
https://t.me/ffftalks

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
toverovskiy
Автор

Тут редактор постов удобнее, чем в ЖЖ ;-)

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Психиатрическая неотложка

Благодарю, любопытный способ!

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Фаиз Мангутов

Не так давно открыл сам для себя этот метод)

Решил отложить просмотр сериалов до выхода всего сезона и каким то чудом привычка смотреть сериалы уходит без каких либо волевых решений)

Ответить
Развернуть ветку
Илья Владимиров

Кароч ребят, это дерьмо полное. Если вы собственник , то этого терпеть никто не будет. Если вы наемный сотрудник, то вам все равно... Так и работает весь менеджмент в РФ.

Ответить
Развернуть ветку
Alex Potapov

Статья интересная. И метод действительно неплохой. Но не всем подходит.
Например фрилансерам - нет. Не только потому что нельзя нет им говорить. можно конечно. И даже нужно иногда. НО тут опять встает вопрос правильно ли расставлены приоритеты. что если то что они отложили на завтра - выгоднее чем то чем занимаются сейчас ? что выбрать что отложить на "завтра" ?

Т.е. метод хороший, годный, но не универсальный.

Ответить
Развернуть ветку
Artem Sergeevich

Выгодное приложение просто становится приоритетным и делается сегодня если есть на это время и ресурсы.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Лилло

Планируйте на завтрак

Ответить
Развернуть ветку
Serg Novi

В конце нулевых годов был внедрен,в одной из инженерных компаний(работа которой связана с сезонностью и,с внезапными авралами по независящим от компании причинам,метод : «Задача управления перевести любой срочный/суперсрочный вопрос/задачу в режим планового решения.
Эта парадигма основана на принципе: «Ежедневно ,до 14:00,все службы компании работают по планам вчерашнего дня».
Вечером оперативка с начальствующим составом и ориентировка всех подразделений на плановое выполнение задач на соответствующих объектах.
В 7:30 люди на рабочих местах(те кто не укомплектовался с вечера предыдущего дня из-за задержки на объекте),звенья комплектуются необходимым оборудованием и материалами и 8:00 выезд на объекты.В 8:30-9:00 приступают к выполнению задач по планам вчерашнего дня.
В зависимости от погодных условий и удаленности объектов в офисе может оставаться одно-два звена(резерв ставки(в шутку так называли))и работает по подготовке оборудования и материалов по планам на следующие дни.
Если не возникает аварийных ситуаций до 14:00 ,то все бригады продолжают работать по планам вчерашнего дня и резерв ставки выезжает на помощь на самые сложные объекты где идёт отставание по выполнению дневного задания.
Если до 14:00 возникает где -либо авральная ситуация,то с заказчиком обговаривается время прибытия звеньев после 14:00(в 95 случает из 100 заказчик на это соглашается),следовательно алгоритм работы по планам вчерашнего дня до 14:00 не нарушается.В этом случае,одно или несколько,а иногда все звенья ориентируются на окончание работы в 13:00,потом обед,в 14:00 они как «штык» на аварийном объекте.Но,если хватает сил звеньев из резерва ставки ,то остальные звенья с объектов не снимаются и продолжают выполнять задачи по планам вчерашнего дня.
Как правило,из практики,резерв ставки закрывает авральную проблему.
Если ситуация в жестком аврале до 14:00 ,то для снятия проблемы туда сразу отправляется резерв ставки,если его сил не хватает ,то после 14:00 туда отправляются дополнительные звенья с плановых объектов.Но такие случаи -единичны и ,как правило,вопрос решается так :срочный/горящий вопрос снимается силами резерва ставки (если он возник до 14:00)или(если после 14:00),то силами резерва ставки и/или плановыми звеньями,но смысл в том ,что в этот текущий день :задача у звеньев снять «горящее и срочное»(если это возникло),а основную работу по устранению последствий(в 99 случаев из 100 заказчик на это согласен,так как «аварийка» снята) ;авральной,аварийной ситуации перенести на следующие дни (перевести в плановый режим),внести в план и распределить между звеньями.

Ответить
Развернуть ветку
Никита Иванов

Это кстати очень похоже на agile, и даже конкретнее на kanban. Есть backlog, выбираем из него задач на 8 рабочих часов в in progress, и в течение дня все новые задачи идут в backlog, а из backlog'a по мере выполнения задач достаются новые в in progress, но обязательно вниз списка.
В любой момент можно остановить работу, и известны задачи по приоритетам на ближайшие 8 часов вперёд (то есть не обязательно приходить утром и смотреть, что упало вчера в папку "на завтра", а процесс становится непрерывным)

Ответить
Развернуть ветку
Serg Novi

В те времена мы таких умных слов ещё не знали...
Но была ERP, ноутбуки и позже планшеты(правда только для менеджмента),и сеть на Skype.
После внедрения «соцсети»,связанной условно с ERP,-запретили телефонные переговоры(для решения производственных задач)между работниками предприятия,кроме исключительных случаев.Все внутренние переговоры только по соцсети в текстовом виде,при обязательной обратной связи тоже в текстовом виде .Не один вопрос без действия/бездействия и поощрения/наказания.
Получил информацию-принял!-в ERP отражение дальнейших действий (по факту поставленной задачи)и контактов с внешним миром по этой задаче и тд.Появились появились вопросы их внешнего мира -ERP-соцсеть(только текстовые)-получил ответ и пошёл обратно по этапу.Все процессы удалось отрегулировать до автоматизма.Косяки конечно были,но на заказчике это не отражалось,в отличии от коллектива.Оставались только те кто нужен был в команде.
Запрет телефонных разговоров -,вообще была фишка,так как вся деятельность отражалась и велась в ERP и соцсети,то принималось только то что есть в тексте(остальное считалось блаблабла),поэтому изгнали из себя бесов (хватать телефон и звонить по любому поводу)и с этого момента ,есть вопрос? Сформулируй четко и кратко,полноценно,напиши,прочитай,проверь,ещё раз прочитай,если актуальность не потерял -отправь,получи ответ -что вопрос принят(в рабочее время максимум 5-7 мин),получи ответ на вопрос :четкий,краткий,полноценный,действуй ,протокол ERP в помощь.
Все вопросы и ответы в тексте,прекрасно администрируются со всеми вытекающими последствиями,плюсом все действия и бездействия отражаются в ERP.
А если бы человек звонил ,да ещё и своему начальнику ,боссу,то часто бы только одни «расшаркивания» бы занимали большую часть времени перед началом содержательного разговора(и то если бы осталось на это время),а «текст»,любой начальник,даже на очень серьезных переговорах,может прочитать (найти минуту) ,обдумать и дать обоснованный ответ ,практически в режиме реального времени(вопросы и ответы потом нельзя было удалить).

Ответить
Развернуть ветку
57 комментариев
Раскрывать всегда