Как мы помогли крупному маркетплейсу KazanExpress сэкономить 25% на выплатах внештатным сотрудникам
3 шага для снижения затрат: уменьшение налоговой нагрузки, принципиальное изменение механизма выплаты, ну и небольшой бонус на сдачу -- освобождение времени бухгалтеров за счет автоматизации процессов. “Да так не бывает”, -- воскликнул кто-то из наших читателей. Ну что ж, разбираемся подробно в нашем кейсе
Заказчик
KazanExpress – самый быстрорастущий маркетплейс в Европе. Это одна из крупнейших отечественных площадок, на которой представлено 24 миллиона товаров. Покупки доставляются клиентам за 1 день во все города, где есть пункты выдачи KazanExpress, на данный момент их уже 119.
Компания работает с 2017 года, количество пунктов выдачи и населенных пунктов, в которых представлен маркетплейс, постоянно растет. По итогам 2021 года KazanExpress вошел в топ-5 маркетплейсов по количеству заказов (исследование Data Insight). Также компания входит в рейтинг лучших работодателей России по версии портала hh.ru.
Задача: упростить и автоматизировать
Маркетплейс часто привлекает удаленных исполнителей – дизайнеров, специфических программистов, копирайтеров, верстальщиков, контент-менеджеров и т. д. Кто-то выполняет разовые работы, с кем-то компания сотрудничает постоянно.
Часть из них оформлена как самозанятые, с остальными заключены договоры ГПХ. Оформление документов, подготовка актов выполненных работ, счетов, контроль выполнения задач, оплаты – все это отнимало время и требовало постоянного контроля. Ситуация осложнялась тем, что работников становилось все больше, а коммуницировать приходилось отдельно с каждым, а именно:
- Контролировать наличие закрывающих документов.
- Собирать документы у самозанятых.
- Делать десятки договоров ГПХ под разных специалистов.
Попытки систематизировать процессы помогали лишь отчасти. Все равно большую часть работ приходилось выполнять вручную, задействуя в этом нескольких сотрудников.
И вот на сцену выходит наш главный персонаж - сервис MadeTask. Мы помогаем бизнесу переводить и оплачивать работу исполнителей на фрилансе, вне зависимости от их местонахождения, экономя при этом на сопроводительных выплатах.
На момент начала сотрудничества с MadeTask у заказчика были четко сформулированы основные задачи:
- Оптимизировать и упростить документооборот со всеми удаленными сотрудниками.
- Создать простую и эффективную систему взаимодействия с работниками на аутсорсе с четкой постановкой задач и контролем их выполнения.
- Обеспечить удобство расчетов как с резидентами РФ, так и с исполнителями из-за рубежа.
- Получать все необходимые закрывающие документы и при этом не зависеть от исполнителей.
А давайте мы будем вашим генеральным подрядчиком?
MadeTask предложил коллегам такую схему: мы становимся их генеральным подрядчиком, сами нанимаем всех внештатных исполнителей с помощью иностранной компании. Таким образом, мы одновременно решаем следующие задачи:
- Уходим от необходимости заключать договоры ГПХ и даже проверять статус Самозанятых.
- Убираем из схемы выплаты компанией НДФЛ и страховых взносов по договорам ГПХ (228 НК РФ подпункт 3, п.1): работники-налоговые резиденты, получающие доходы от источников, находящихся за пределами страны, декларируют и уплачивают НДФЛ самостоятельно по завершении налогового периода.
- Собираем всех исполнителей в удобную систему и ставим в ней задачи каждому внештатному исполнителю.
- Формируем закрывающие документы как от обычного контрагента (аутсорс).
А что так можно было!?
«А почему все так не делают?» — недоумевали представители заказчика и настойчиво интересовались легальностью этой схемы. Все вопросы отпали сами собой, когда они узнали, что вариант оплаты работы удаленных сотрудников через генерального подрядчика существует уже 8 лет и не вызывает вопросов у контролирующих органов. Мы предоставили письмо от Минфина, которое подтверждает легальность такой схемы и было сформировано по специальному запросу нашего сервиса.
Эти и другие нюансы мы публикуем в своем телеграм-канале. Советуем подписаться
Так, а что насчет экономии?
Сравним две схемы работы: по ГПХ и через систему MadeTask на примере выплаты в 100 000 рублей.
Выплаты при ГПХ:
Сумма вознаграждения: 100 000 руб
НДФЛ:13%
Взносы: пенсионный 22%, медицинский 5.1% - итого 27,1%
Итого получаем: 146 092 руб
Выплаты при работе через MadeTask:
Сумма вознаграждения: 100 000 руб
Комиссия сервиса 9%
НДС 20%: почти всегда можно принять к вычету, поэтому не считаем
Итого получаем: 109 000 руб
Реальная выгода для заказчика: 25,39%
Попробуйте масштабировать экономию на примере вашей компании. Посчитайте, насколько это будет выгодно для вас. Специально для этого по ссылке доступен калькулятор в Google таблицах.
Постановка первой задачи в сервисе
Персональный менеджер ознакомил представителей KazanExpress с личным кабинетом программы, помог им добавить первого внештатного сотрудника. Мы вместе создали ему задачу, после того как она была выполнена, деньги перешли на баланс исполнителя и были выведены на карту. Эта простая и эффективная модель была масштабирована на всех исполнителей маркетплейса.
Такая схема работы подойдет почти любой компании, которая привлекает к работе удаленных исполнителей, хочет сэкономить на налоговой нагрузке и упростить процедуру работы с внештатным персоналом от пары человек до нескольких тысяч фрилансеров.
Как это работает?
- Создается аккаунт в системе. Координировать работу может один человек вместо целой команды сотрудников. Интерфейс личного кабинета интуитивно понятный и простой, его освоение занимает минимум времени.
- Внештатным исполнителям рассылается приглашение, чтобы они зарегистрировались. У каждого отдельный личный кабинет, через который он получает задачи, сдает их, подтверждает и может выводить деньги. Это важный момент для исполнителей, так как и им нужны определенные гарантии.
- Акты в системе можно получать в специальном разделе ежемесячно, оригиналы отправляются через систему электронного документооборота.
Что мы имеем на сегодняшний день
KazanExpress уже долгое время работает с MadeTask. Маркетплейс является одним из активных клиентов, по рекомендациям которого мы упрощаем и дорабатываем наш продукт.
Всего за 2 недели в бизнес процессы компании была внедрена полноценная система, и теперь это выглядит так:
- Один договор с MadeTask вместо сотен договоров с внештатными сотрудниками. Для KazanExpress это обычный аутсорсинг услуг, который предоставляет им работать с уже привычными исполнителями и нанимать новых, приглашая их в сервис.
- Единый личный кабинет для всех исполнителей и заказчика. Все данные собраны в одном месте и систематизированы. Исполнитель теперь сам выбирает время, способ и сумму вывода денег за выполненную задачу. Сейчас в системе доступен вывод на карты МИР, VISA, MasterCard и в популярные электронные кошельки QIWI и ЮMoney.
- Акты через ЭДО и строго по расписанию. Что существенно уменьшило нагрузку на руководителей, ответственных за получение закрывающих документов от подотчетных ему исполнителей, а также на отдел бухгалтерии.
Страховая и налоговая нагрузка на работы с внештатными исполнителями снизилась на 25% за счет экономии на страховых взносах, НДФЛ и за счет того, что входящий НДС от MadeTask можно принимать к вычету как и при работе с любой аутсорсинговой компанией.
После того, как мы начали работать с коллегами из MadeTask, заказывать работы фрилансеров стало гораздо проще. Я просто ищу дизайнера, регистрирую его в системе и ставлю задачу – это делается в рамках одного дня. Раньше же нужно было тратить 2-3 дня на подготовку и согласование договора, еще несколько дней на обмен сканами и последующую пересылку оригиналов вместе с актами.
Как упростить жизнь сотрудникам и сэкономить деньги?
MadeTask подойдет любой компании, которая работает с внештатными сотрудниками в России или других странах. Чем мы можем быть вам полезны:
- Переведем деньги вашим внештатным исполнителям практически в любую страну.
- Поможем сэкономить до 25% на налоговой нагрузке относительно ТК РФ и договоров ГПХ. Калькулятор сравнения.
- Сможем принять у вас деньги в рублях, а выплатить их в валюте, которая нужна исполнителю (доллары, евро и другие и даже в некоторых видах криптовалюты). Доступна и обратная схема.
- Удобно для крупного бизнеса, работающего как с пятью, так и с сотнями фрилансеров.
Для внештатного исполнителя это бесплатно. Для компании это стоит от 4 до 9% в зависимости от ежемесячного оборота внутри сервиса, при этом вы экономите на страховых взносах и НДФЛ до 25% с каждой задачи.
Если вы хотите узнать как работает MadeTask с бизнесом, посмотрите эти кейсы
- Как мы помогли крупному маркетплейсу KazanExpress сэкономить 25% на выплатах внештатным сотрудникам
- Как маркетинговое агентство, создающее рекламу для СДЭК и Skillfactory, экономит 80% времени в работе с аутсорсом
- Как маркетинговому агентству сократить расходы? 6 рабочих способов без увольнения и даже без KPI
Напишите нам и мы расскажем какую пользу сможем принести именно вашему бизнесу.
Никогда не слышал про KazanExpress, думал есть только алиэкспресс)))
Так они работают на территории Татарстана только, на сколько знаю
Казаньэкспресс пытается достаточно активно конкурировать с алишкой (много рекламы видел), уж не знаю насколько это получается у них. Но что товаров у них полно - факт. Так что вполне себе логично, что и проблемы с оплатой персонала, который обеспечивает сопутствующие операции, стоит остро!
Пользу для юр лица понял, а что для фрилансеров полезного?
плюсую, про фрилов никто не думает.
Михаил, спасибо за вопрос. Для вас есть выплаты во все страны в валюте, которая вам удобна. Заказчик может отправить в рублях, а вы получите в долларах или наоборот. Можно переводить на карты банков МИР, VISA, MasterCard, Юmoney, QIWI и также со дня на день будут готовы выплаты в криптовалюте (спойлер). Почти везде выплата приходит моментально!
Надеюсь, что все эти серые схемы обхода налогов вскоре прикроют, а на каждую хитрую попу найдется свой ремень.