Как проиграть тендер, но остаться в плюсе

Как пройти все отборочные туры, попасть в в short list, проиграть тендер из-за слишком низкого чека на разработку и сорвать куш расскажем в данной статье.

Заказчик. Общероссийская общественная организация «Опора». Компания создает условия для эффективной реабилитации инвалидов с нарушениями функций опорно-двигательного аппарата.

Задача. Создать CRM-систему внутреннего пользования, чтобы повысить качество работы организации путём автоматизации трудоёмких рутинных задач.

В августе 2021 года мы откликнулись на тендер – разработка системы для организации “Опора”. Наша компания прошла несколько отборочных туров и попала в short list. Параллельно с заказчиком мы обсуждали организационные и технические вопросы, предлагали свое видение необходимой им системы.

Помимо нас, заявки подали еще 18 компаний. Как выяснилось позже, предложения у всех разнились: наше было одним из самых низких по стоимости относительно чеков столичных веб-студий. В итоге тендер выиграла другая компания.

Спустя время заказчик снова вышел на связь и предложил проект нам. Оказалось, что с победителями тендера возникли разногласия на этапе составления технического задания, а вот наша компания запомнилась ему грамотным подходом к проекту и интересными кейсами. Так мы и начали сотрудничество.

До организации тендера сотрудники вели работу офлайн (на бумаге и Excel-таблицах). Именно поэтому заказчик и поручил создать инструмент, способный систематизировать всю имеющуюся информацию в единую базу с возможностью хранения и обновления медицинских сведений о клиентах, а также осуществления мониторинга эффективности деятельности реабилитации подопечных. Автоматизация рутинных процессов дала бы больше времени для взаимодействия участников программы и минимизировала вероятность допустить ошибку.

Кроме этого, в дальнейшем использование CRM-системы как мощного инструмента консолидации данных оказало влияние и на развитие компании, а значит и на привлечение общественного внимания к вопросам всесторонней поддержки инвалидов.

Ранее разработанные нами CRM-системы не были похожи на эту: задача была нестандартна и требовала пристального внимания из-за узкого профиля. Нам предстояло создать платформу для многоцелевого информационного портала с возможностью взаимодействия между всеми участниками организации.

Ключевой запрос организации:

1.Управлять шаблонами документов в системе (добавлять, подгружать, редактировать, фильтровать).

2.Управлять списком всех участников организации (сотрудников, волонтёров, инвалидов) с возможностью просмотра данных с информацией о реквизитах.

3.Собирать и формировать аналитические данные о количестве участников и их медицинских показаниях: группе инвалидности, виде ограничений и т.д.

4.Использовать систему как task-manager.

На последних встречах с заказчиком мы произвели расчёт стоимости и определились со сроками реализации проекта. Полностью готовый продукт должен был быть представлен не позднее, чем через 212 рабочих дней.

Со стороны Meven Group над проектом работали: архитектор, web-дизайнер, 2 PHP-разработчика, тестировщик и менеджер проекта. Для разработки «Опоры» был выбран стек технологий: Laravel, JavaScript, HTML, CSS, PHP.

Мы не стремились использовать что-то модное, наоборот, искали надёжное решение, проверенное временем.

Наш план разработки разделили на 2 этапа:

1. Разработка MVP:

1. Подготовка визуальной структуры.

2. Создание архитектуры базы данных.

3. Разработка функционала наполнения.

4. Разработка первичного функционала

2. Финальный этап:

1. Задачи.

2. Проекты.

3. Справочники.

4. Шаблоны документов.

5. Диаграммы.

6. Новости, события, мероприятия.

7. Интеграция с телефонией.

8. Почтовые и SMS-рассылки.

9. Аналитика.

10. Резервное копирование.

Каждый этап ­­– это новая фича в приложении. Релизы делали каждые 2 недели. Некоторые процессы шли параллельно. Это позволило как можно раньше начать тестирование продукта.

За 4 месяца мы создали максимально жизнеспособный продукт (MVP), что было даже раньше планируемых сроков, и в конце декабря команда заказчика уже оценила и протестировала релиз, дала обратную связь и приступила ко 2 этапу.

Начали с “Задач”, создали 2 варианта их наглядного представления: в виде списка с возможностью фильтрации по типу, подразделению, статусу и т.д. и доски Канбан. При постановке задачи добавили следующие для заполнения поля: название, описание, проект, дедлайн и др., а внутри задачи, раскрывающейся в попапе, – окно для комментариев с возможностью загрузки файлов.

Далее подключили генерацию документов, добавив возможность оптического распознавания символов, тем самым упростив работу организации по переносу прежних документов в единую базу.

Одним из важных этапов стало подключение блока «Аналитика», позволяющего собирать и представлять в виде диаграмм и графиков информацию относительно состояния подопечных: возраста, группы инвалидности, вида ограничения, способности к передвижению и т.д. – с возможностью фильтрации по подразделениям.

Изначально ждали трудности во время подключения баз данных, разработки UML, создания моделей и миграции. Однако они ждали нас несколько в ином виде.

Разработчик о проекте

Мы всегда с особым вниманием подходим к процессу тестирования на разных этапах разработки. Этот проект из-за своей специфики было принято тестировать ещё тщательнее.

Тестировщик о проекте

Не все фичи из тех, что были запланированы, удалось реализовать на деле. Изначально планировалось в целях удобства и экономии времени подтягивать личные данные с Госуслуг, а медицинские сведения – из Федерального реестра инвалидов. На практике оказалось, что эта задача тяжело выполнима: нужно присоединиться к СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия), доработать информационную систему в соответствии с её требованиями, отправить заявку на получение доступа, дождаться предоставления доступа или отказа и т.д.

Вместе с заказчиком мы пришли к выводу, что на сегодняшний день CRM-системе достаточно того функционала, что уже разработала команда, информацию и дополнительные сведения о пользователях можно заводить вручную или импортировать уже имеющиеся документы.

В будущем, когда возможность подключения к СМЭВ будет более доступной, а у общественной организации «Опора» появится необходимость вернуться к прежней концепции, мы осуществим и это.

CRM-система активно используется участниками общественной организации «Опора» с мая 2022 года – момента сдачи продукта. Мы удовлетворили запросы клиента, а он, в свою очередь, остался доволен готовым проектом, который не только повысил качество работы компании, взяв на себя реализацию большинства рутинных задач, но и дал возможность для сбора аналитических данных, необходимых для дальнейшего развития организации, а также обеспечил возможность дополнительной коммуникации между пользователями. На сегодняшний день в системе уже зарегистрировано свыше 10 000 человек, выполнено около 300 задач и реализовано 15 проектов.

С заказчиком мы продолжаем сотрудничество и по сей день. На последних этапах создания CRM-системы он предложил разработать команде Meven Group ещё один проект – интернет-магазин «Без барьеров», специализирующийся на продаже товаров, необходимых людям с нарушениями опорно-двигательного аппарата, чем мы пока и занимаемся.