Как пройти все отборочные туры, попасть в в short list, проиграть тендер из-за слишком низкого чека на разработку и сорвать куш расскажем в данной статье.
Заказчик. Общероссийская общественная организация «Опора». Компания создает условия для эффективной реабилитации инвалидов с нарушениями функций опорно-двигательного аппарата.
Задача. Создать CRM-систему внутреннего пользования, чтобы повысить качество работы организации путём автоматизации трудоёмких рутинных задач.
Слишком низкий чек
В августе 2021 года мы откликнулись на тендер – разработка системы для организации “Опора”. Наша компания прошла несколько отборочных туров и попала в short list. Параллельно с заказчиком мы обсуждали организационные и технические вопросы, предлагали свое видение необходимой им системы.
Помимо нас, заявки подали еще 18 компаний. Как выяснилось позже, предложения у всех разнились: наше было одним из самых низких по стоимости относительно чеков столичных веб-студий. В итоге тендер выиграла другая компания.
Спустя время заказчик снова вышел на связь и предложил проект нам. Оказалось, что с победителями тендера возникли разногласия на этапе составления технического задания, а вот наша компания запомнилась ему грамотным подходом к проекту и интересными кейсами. Так мы и начали сотрудничество.
А как было раньше?
До организации тендера сотрудники вели работу офлайн (на бумаге и Excel-таблицах). Именно поэтому заказчик и поручил создать инструмент, способный систематизировать всю имеющуюся информацию в единую базу с возможностью хранения и обновления медицинских сведений о клиентах, а также осуществления мониторинга эффективности деятельности реабилитации подопечных. Автоматизация рутинных процессов дала бы больше времени для взаимодействия участников программы и минимизировала вероятность допустить ошибку.
Кроме этого, в дальнейшем использование CRM-системы как мощного инструмента консолидации данных оказало влияние и на развитие компании, а значит и на привлечение общественного внимания к вопросам всесторонней поддержки инвалидов.
О задаче
Ранее разработанные нами CRM-системы не были похожи на эту: задача была нестандартна и требовала пристального внимания из-за узкого профиля. Нам предстояло создать платформу для многоцелевого информационного портала с возможностью взаимодействия между всеми участниками организации.
Ключевой запрос организации:
1.Управлять шаблонами документов в системе (добавлять, подгружать, редактировать, фильтровать).
2.Управлять списком всех участников организации (сотрудников, волонтёров, инвалидов) с возможностью просмотра данных с информацией о реквизитах.
3.Собирать и формировать аналитические данные о количестве участников и их медицинских показаниях: группе инвалидности, виде ограничений и т.д.
4.Использовать систему как task-manager.
На последних встречах с заказчиком мы произвели расчёт стоимости и определились со сроками реализации проекта. Полностью готовый продукт должен был быть представлен не позднее, чем через 212 рабочих дней.
У нас был план, и мы его придерживались
Со стороны Meven Group над проектом работали: архитектор, web-дизайнер, 2 PHP-разработчика, тестировщик и менеджер проекта. Для разработки «Опоры» был выбран стек технологий: Laravel, JavaScript, HTML, CSS, PHP.
Мы не стремились использовать что-то модное, наоборот, искали надёжное решение, проверенное временем.
Наш план разработки разделили на 2 этапа:
1. Разработка MVP:
1. Подготовка визуальной структуры.
2. Создание архитектуры базы данных.
3. Разработка функционала наполнения.
4. Разработка первичного функционала
- Регистрация и авторизация.
- Подразделения.
- Функционал администрирования, назначения ролей, прав доступа и редактирования контента.
- Разработка функционала личных кабинетов.
- Дневники.
2. Финальный этап:
1. Задачи.
2. Проекты.
3. Справочники.
4. Шаблоны документов.
5. Диаграммы.
6. Новости, события, мероприятия.
7. Интеграция с телефонией.
8. Почтовые и SMS-рассылки.
9. Аналитика.
10. Резервное копирование.
Каждый этап – это новая фича в приложении. Релизы делали каждые 2 недели. Некоторые процессы шли параллельно. Это позволило как можно раньше начать тестирование продукта.
За 4 месяца мы создали максимально жизнеспособный продукт (MVP), что было даже раньше планируемых сроков, и в конце декабря команда заказчика уже оценила и протестировала релиз, дала обратную связь и приступила ко 2 этапу.
Начали с “Задач”, создали 2 варианта их наглядного представления: в виде списка с возможностью фильтрации по типу, подразделению, статусу и т.д. и доски Канбан. При постановке задачи добавили следующие для заполнения поля: название, описание, проект, дедлайн и др., а внутри задачи, раскрывающейся в попапе, – окно для комментариев с возможностью загрузки файлов.
Далее подключили генерацию документов, добавив возможность оптического распознавания символов, тем самым упростив работу организации по переносу прежних документов в единую базу.
Одним из важных этапов стало подключение блока «Аналитика», позволяющего собирать и представлять в виде диаграмм и графиков информацию относительно состояния подопечных: возраста, группы инвалидности, вида ограничения, способности к передвижению и т.д. – с возможностью фильтрации по подразделениям.
Изначально ждали трудности во время подключения баз данных, разработки UML, создания моделей и миграции. Однако они ждали нас несколько в ином виде.
Разработчик о проекте
В процессе разработки возникли сложности с разработкой и импортированием XML-файлов в БД с информацией о пользователях (паспорт, свидетельство о рождении, справка об инвалидности). За основу мы взяли готовые скрипты, которые тяжело поддавались настройке. Пришлось долго сидеть над данным процессом, но в итоге всё получилось.
Мы всегда с особым вниманием подходим к процессу тестирования на разных этапах разработки. Этот проект из-за своей специфики было принято тестировать ещё тщательнее.
Тестировщик о проекте
В рамках тестирования этого проекта были применены различные техники тест-дизайна, такие как анализ граничных значений, попарное тестирование, тестирование на основе классов эквивалентности и прочие. Из видов тестирования: дымовое, регрессионное, тестирование критического пути, функциональное тестирование, нефункциональное тестирование. Это лишь малая часть того, что было применено на практике.
Фича, которая потерпела крах
Не все фичи из тех, что были запланированы, удалось реализовать на деле. Изначально планировалось в целях удобства и экономии времени подтягивать личные данные с Госуслуг, а медицинские сведения – из Федерального реестра инвалидов. На практике оказалось, что эта задача тяжело выполнима: нужно присоединиться к СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия), доработать информационную систему в соответствии с её требованиями, отправить заявку на получение доступа, дождаться предоставления доступа или отказа и т.д.
Вместе с заказчиком мы пришли к выводу, что на сегодняшний день CRM-системе достаточно того функционала, что уже разработала команда, информацию и дополнительные сведения о пользователях можно заводить вручную или импортировать уже имеющиеся документы.
В будущем, когда возможность подключения к СМЭВ будет более доступной, а у общественной организации «Опора» появится необходимость вернуться к прежней концепции, мы осуществим и это.
Выводы
CRM-система активно используется участниками общественной организации «Опора» с мая 2022 года – момента сдачи продукта. Мы удовлетворили запросы клиента, а он, в свою очередь, остался доволен готовым проектом, который не только повысил качество работы компании, взяв на себя реализацию большинства рутинных задач, но и дал возможность для сбора аналитических данных, необходимых для дальнейшего развития организации, а также обеспечил возможность дополнительной коммуникации между пользователями. На сегодняшний день в системе уже зарегистрировано свыше 10 000 человек, выполнено около 300 задач и реализовано 15 проектов.
С заказчиком мы продолжаем сотрудничество и по сей день. На последних этапах создания CRM-системы он предложил разработать команде Meven Group ещё один проект – интернет-магазин «Без барьеров», специализирующийся на продаже товаров, необходимых людям с нарушениями опорно-двигательного аппарата, чем мы пока и занимаемся.
.