Сколько можно реально сэкономить на топливе при использовании топливных карт

Добрый день читателям vc.ru! Я Сергей Жданов, владелец небольшой строительной компании. Занимаемся мы в основном ИЖС в Московской области. В феврале этого года я решил приобрести карты топливного процессинга. О том, как я их выбирал, по каким критериям оценивал, я писал в своем прошлом посте.

Те, кто читал статью, возможно, помнят, что после оценки плюсов и минусов нескольких известных топливных карт я выбрал карты компании «Процессинг24». Кратко скажу, что в основном на мое решение повлияло то, что этот сервис предоставляет услугу доставки топлива по адресу в Москве и Московской области. Специфика работы моей компании такова, что техника иногда работает на объекте по 12-14 часов, а иногда и по ночам. Естественно, запас горючего периодически надо пополнять, чтобы техника не простаивала. Услуга доставки дает возможность делать это прямо на объекте, не гоняя машины на заправку. В результате не приходится прерывать работу, ожидая, когда подвезут топливо — а это экономия и времени, и денег, в конечном игтоге, поэтому такая услуга была для меня крайне актуальна.

Еще один несомненный для меня плюс сервиса в круглосуточной поддержке, которая реально работает. Это значит, что любые проблемы, связанные с «топливным вопросом», я и мои сотрудники могут решить и поздним вечером, и ночью, и в выходные, и в праздники. И это тоже актуально для моей компании, т.к. наш график — это далеко не с 8 до 17 по будням. К примеру, однажды карта одного из моих водителей оказалась заблокирована, т.к. он длительное время был на больничном (бытовая травма), в результате он не мог расплатиться за топливо, когда снова приступил к работе — проблему удалось оперативно решить, хотя был субботний день. По другой водительской карте закончился лимит, и у меня не получилось быстро его увеличить из-за того, что я в то время еще недостаточно разобрался в тонкостях работы с личным кабинетом — тогда тоже служба поддержки помогла быстро решить вопрос.

Кроме того, понравилось, что формирование бухгалтерской отчетности у «Процессинг24» наиболее простое. Раз в месяц на почту приходит УПД (универсальный передаточный документ), который заменяет и накладную, и счет-фактуру. На его основании бухгалтер без всякой головной боли оформляет возврат НДС в налоговой. Штатного бухгалтера у меня нет, работает специалист на аутсорсе. За дополнительную работу он запросит, естественно, и дополнительную оплату, поэтому я выбирал наиболее простой вариант, не требующий много времени и сил для оформления.

Остальные функции сервиса: удобное мобильное приложение с указанием партнерских заправок, возможность отслеживать все движения средств на топливных картах и устанавливать лимиты по времени и объему топлива, блокировать карту любого водителя в случае нарушений — также меня устраивали.

Более подробно обо всем этом я рассказывал в своей первой статье. Теперь мне хотелось бы поговорить немного о другом. Я уже полгода пользуюсь картами, и мне стало интересно: а какую реальную экономию денег они мне приносят? И я решил произвести расчеты, которыми и хочу поделиться с вами.

Сервис топливных карт «Процессинг24» заявляет, что экономия средств на топливе у владельца составит 22%. Из них 2% — это скидка на покупку топлива по карте на партнерских АЗС и 20% — возврат вычета НДС из налоговой.

Но на самом деле владелец бизнеса экономит больше. В эти 22% не входит деньги, которые удалось сберечь за счет контроля топлива и предотвращения махинаций со стороны водителей. Здесь не учитывается, каких потерь удается избежать за счет того, что техника и рабочие не простаивают из-за того, что закончилось горючее. Словом, все эти неочевидные статьи экономии мне захотелось учесть. О том, что из этого получилось, я и хочу рассказать.

Но прежде чем говорить об экономии, стоит, наверное, рассказать о, так сказать, «исходных данных», а конкретно — о моих тратах на топливо.

В моем распоряжении есть небольшой парк спецтехники: фронтальный погрузчик, мини-экскаватор, два грузовика. Есть еще мой личный автомобиль, но траты на его заправку я не учитывал, т.к. многие статьи расхода к нему неприменимы. Он не простаивает, заправляю я его сам, а значит, хищения топлива здесь исключены — я самостоятельно контролирую расход. Кроме того, авто я использую не только для рабочих, но и для личных надобностей, поэтому считаю, что учитывать здесь расходы на него было бы не совсем честно.

Итак, вот какие расходы на топливо я несу в своей компании. Расчеты, конечно, приблизительные. Я брал средние нормы расхода топлива для каждой единицы техники. Условно предположил, что каждая машина работает 8 часов в день (хотя в реале иногда больше), 25 дней в месяц. Т.к. вся техника у меня работает на дизельном топливе, я взял среднюю цену на ДТ — 53 рубля. Вот что у меня получилось.

Как видите, топливные расходы достаточно велики для небольшой компании — почти 9 млн в год. Естественно, их оптимизация — чрезвычайно актуальная задача для меня.

Кроме того, расходы могут быль еще больше: к примеру, из-за махинаций с топливом водителями или из-а вынужденных простоев, когда нет возможности вовремя заправить технику. Но подробнее об этих ситуациях и о расходах, связанных с ними, я напишу ниже.

Теперь посмотрим, как мне удалось оптимизировать топливные расходы исключительно за счет использования топливной карты.

Как я уже говорил, экономия в 22% складывается из возврата налогового вычета НДС и скидки на топливо при заправках на АЗС партнеров. К слову, партнерами сервиса являются Роснефть, Газпромнефть, Татнефть, т.е. есть возможность заправлять топливо действительно высокого, проверенного качества.

Итак, за счет скидок в 2% я получаю экономию в 178 080 руб. в год. За счет оформления налогового вычета НДС 20% — 1 780 800 руб. в год. В сумме почти 2 млн — уже неплохо!

При этом я не учитывал экономию на работе бухгалтера, которому не придется доплачивать за время, потраченное на анализ первичной документации и составление отчетов. Сформированный сервисом УПД значительно сокращает время работы с документацией.

Известно, что водители нередко считают: в том, чтобы немножко «нахимичить» с топливом и чуть-чуть поживиться за счет хозяина нет ничего зазорного. Получается такая несанкционированная «премия». От эксплуататора не убудет, а рабочему человеку — честно заслуженная трудом и смекалкой прибавка. Способы махинаций могут быть самые разнообразные: заправляют личную технику, расплачиваясь корпоративной картой, сливают горючее, заправляют «левые» машины, взимая плату наличкой, вступают в сговор с владельцами АЗС и обналичивают талоны или деньги с топливной карты... В результате такое «чуть-чуть» оборачивается для владельца бизнеса весьма ощутимыми потерями. Так, согласно статистике, потери с одной машины могут составлять до 300 000 рублей в год. У меня 4 транспортных единицы, значит, общие потери в год при худшем раскладе могут составить 1 200 000 рублей — значительная для меня сумма. Это целых 13,5% всех моих топливных расходов.

Конечно, мои сотрудники — честные и проверенные, и я вовсе не обвиняю их в воровстве. Но людей лучше не искушать. Поэтому мои водители пользуются топливными картами, и возможностей для махинаций у них просто нет. Наличные с карты они снять не могут — не предусмотрено такой функции. Кроме того, я в режиме реального времени могу отслеживать в личном кабинете, где именно заправляется каждый из водителей, на какую сумму, в какое время.

Вот как выглядит страничка в личном кабинете:

Зная точный расход топлива каждым водителем, в личном кабинете я задаю лимиты на допустимый литраж для каждой машины и могу ограничить действие карты по времени. А еще в любой момент могу заблокировать карту любого из водителей, если увижу, что он заправляется подозрительно далеко от объекта, на котором в данный момент ведутся работы, или в случае, если он превысил обычный дневной расход топлива. Ну, или если окажется, что карточка потерялась.

Вот как в личном кабинете можно задать лимиты:

Таким образом, только устранив риск хищения топлива, я экономлю до 13,5% расходов на топливо или до 1 200 000 рублей в год.

Как я уже говорил, услуга доставки топлива на объект, которую предоставляет сервис «Процессинг24», для меня крайне важна. И мои подсчеты подтвердили: используя ее, я получаю значительную экономию.

В работе моей компании нередко случается ситуация, когда топливо у техники заканчивается, а работу надо продолжать. Без услуги доставки мне пришлось бы гонять на заправку один из грузовиков, чтобы привезти горючее для мини-экскаватора или погрузчика. Как вы понимаете, это быстрее и менее накладно, чем отправлять спецтехнику заправляться своим ходом. Однако такая схема для меня все равно несет убытки.

Допустим, чтобы съездить от объекта до ближайшей заправки и обратно, грузовик потратит 1 час. Т.е., условно говоря, моя спецтехника простаивает, а грузовик тоже в это время не выполняет свои основные функции: не перевозит стройматериалы или оборудование, не вывозит мусор или грунт со стройплощадки — просто ездит порожняком. Таким образом, за этот час я разом теряю 3 710 руб: 2650 руб.(за простой грузовиков) + 371 руб. (за простой погрузчика) + 689 руб. (за простой мини-экскаватора). Плюс расходуется топливо у самого грузовика, который поехал на заправку — это еще 1325 руб. Таким образом, всего за час я уже потерял 5 035 руб.

Конечно, дозаправка не требуется каждый день, но пользуюсь я этой услугой довольно часто, т.к. наши рабочие смены редко длятся положенные 8 часов. Мы работаем и по 12, и по 14 часов в день. За то время, что я использую топливные карты (8 месяцев), я уже заказывал услугу доставки топлива 12 раз и, получается, экономил на этом 60 420 рублей.

Плюс мои рабочие, которые получают в среднем 250 рублей в час, при таком подходе не простаивают. Если, к примеру, в рабочем процессе задействованы 6 человек, то отсутствие простоя в течение 12 часов позволило мне сэкономить 18 000 рублей.

Таким образом, пользуясь сервисом доставки топлива, я экономлю не меньше 78 420 рублей в год, что составит около 1% от всех моих топливных расходов.

Казалось бы, поддержка 24/7 помогает скорее сберечь нервы, чем деньги, однако это не совсем так. Возможность обратиться к сотрудникам сервиса и оперативно решить вопрос в любое время дня и ночи тоже позволяет экономить.

Представьте ситуацию: проблема с заправкой возникла в пятницу поздно вечером. На выходные планировалась работа, в которой необходимо задействовать всю мою технику. Если служба поддержки работает только в рабочее время, то вопрос не получится решить до понедельника, т.е. два дня простоя мне гарантировано.

За 1 день такого вынужденного «выходного» в этом случае я теряю 5 035 руб. в час (м. расчет выше) * 10 часов (условное время работы в день) = 50 350 рублей. Пускай такие ситуации случаются нечасто, но они бывают. За период пользования картами решить вопрос во внеурочное время мне понадобилось 3 раза, Это позволило мне избежать простоя в течение 7 дней (выходные, праздники). При отсутствии службы поддержки, работающей 24/7 я бы потерял бы за эти 7 дней 50 035 руб. * 13 = 350 245 рублей или 4 % от всех моих топливных расходов. А с топливной картой я эти деньги сэкономлю.

Таким образом, по моим подсчетам получается, что реальная экономия от пользования топливными картами «Процессинг24» в моем случае составляет: 178 080 руб. (за счет скидок) + 1 200 000 (за счет предотвращения хищений) + 1 780 800 (за счет возврата НДС) + 78 420 (за счет пользования услугой доставки топлива). + 654 550 в год (за счет оперативного решения вопросов техподдержкой). При этом сами карты бесплатные: я не платил ни за выпуск, ни за абонентское обслуживание карт.

В результате общая экономия составляет 3 891 850 руб., т.е. в год я трачу уже не 8 904 000 рублей, а 5 012 150 рублей на топливо. Получается, я экономлю не 22%, а 40%.

Но это теория, а чтона практиеке? Конечно, расчеты я делал не за полный год, а за 8 месяцев использования карт. Однако в таком бизнесе, как строительство ИЖС основной объем работ — до 80% — приходится именно на теплое время года. В прошлом, 2021 году за те же 8 месяцев я потретил на топливо (без учета расходов на мой личный автомобиль) 7 230 000 рублей при цене на ДТ 50 руб. за 1 литр — был небольшой перерасход. За этот же период 2022 года при использовании топливных карт — 4 986 240 рублей и это с учетом того, что цена на дизельное топливо повысилась на 3 рубля по сравнению с прошлым годом. Таким образом, моя реальная экономия на топливе составила 30%.

Конечно, разница между теоретичекой выгодной и реальными цифрами понятна. И водители у меня достаточно честные — верю, что не наворовали бы они на 1,2 млн в год. И экстренные ситуации, когда , к примеру, из-за сбоя не проходит оплата по картам, технику заправить нельзя и останавливаются все работы, бывают довольно редко. Но честных 30 % экономии, а это чуть меньше 2,7 млн рублей — деньги немалые, согласитесь.

Так что я понял, что не прогадал, когда решил пользоваться процессинговым сервисом — получилось даже выгоднее, чем казалось сначала. Думаю, после того как пройдет больше времени с начала использования карт, у меня будет возможность более точно рассчитать, сколько именно средств я экономлю на топливе, пользуясь процессинговым сервисом.

Буду рад, если мой материал оказался кому-то полезен. Также будет интересно узнать у тех, кто пользуется топливными картами для бизнеса год или больше, ощутили ли они реальную экономию расходов на топливо? Жду ваших комментариев и с удовольствием отвечу на них.