Планирование свадьбы по Agile

Как сделать свадьбу мечты и получить удовольствие от процесса.

Обычно при планировании свадьбы обращаются в агентства. Мы с женой так и сделали - обошли три рекомендованных агентства, но ни в одном не встретили полного понимания наших замыслов. Тогда мы решили заняться организацией свадьбы самим. Нам не только удалось сделать свадьбу мечты, но и получить большое удовольствие от процесса. В статье мы решили поделиться нашим опытом и наработками, чтобы помочь всем, кто планирует собственную свадьбу.

Вот краткий обзор нашей свадьбы. Свадьбу подготовили за пять месяцев. Она проходила на лофт-площадке с четырёх дня до полуночи. У нас был фуршет и две зоны с сидячими местами в свободном формате. Было около 50 гостей и 15 подрядчиков: кейтеринг, декорации, аудио-оборудование, кондитер, фотограф, видеограф, ведущий, музыкальная группа и др. Во время подготовки мы еще и работали по 8—10 часов по будням и пару раз ездили отдыхать. Так что организация занимала, конечно, много времени, но не мешала обычной жизни.

Видео ролик

Статья построена в порядке шагов планирования свадьбы. В каждом описывается процесс, инструменты и даются полезные советы.

Сначала надо определиться с видением свадьбы. Мы советуем ориентироваться на вопросы «Что я хочу получить от свадьбы?» и «Какие эмоции я жду от свадьбы?»

Мы сформировали видение в двух словах: «потусить и отпраздновать». Может показаться, что такое видение подойдет под любую свадьбу, но вот пара примеров, как это повлияло на нас:

Отказались от банкетной рассадки в пользу фуршета и свободной рассадки, чтобы гости были больше вовлечены в активности.
Оставили некоторые классические элементы: клятву, торжественный выход молодожёнов и другие — чтобы мероприятие осталось похожим на свадьбу.

На этом же этапе можно продумать крупные вводные, которые будут определять всё дальнейшее наполнение. Например, ориентировочный бюджет, количество гостей, место.

Для оценки количества гостей советуем составить списки из нескольких кругов: близкие родственники, близкие друзья, друзья, с которыми вы видитесь реже, другие люди (друзья родителей, дальние родственники) . В процессе рассмотрения вариантов помещений можно подсчитывать бюджет для разного количества гостей.

Чтобы наполнить свадьбу активностями, мы применили подход «начитанности». Для этого знакомились с профильными журналами и интернет-изданиями, встречались с друзьями и посещали wedding-агентства.

Ещё один вопрос, который нас мучил, «Как сделать что-то особенное, чего не было у других?» Какой-то системы не нашли, и черпали вдохновение из увлечений и опыта. Определились с главным — сделать что-то близкое нам. Вот примеры наших special things:

газета о нас на welcome drinks, в которой было несколько классных историй из совместной жизни, а также рецепт нашего любимого блюда;
свадебный торт мы собирали из коржей, крема и ягод прямо во время свадьбы. Жена видела такой experience по сбору десерта в Тик-Токе и захотела повторить;
ролик из пластилиновых фигурок, который мы разослали вместе с приглашением на свадьбу. Мы уже снимали stop-motion ролик на песню Гарика Сукачева, пока были в креативном лагере «Камчатка». И сняли подобный ролик об истории нашего знакомства.

Затем надо решить по основным составляющим мероприятия. Мы это оформили в виде доски со стикерами на стене. Каждая строка содержала группу объектов: помещение, еда, декор и др. Всего 11. Для каждой составляющей мы выписали основные элементы — конкретные активности и вещи.

На этом этапе не стоит ограничивать себя в идеях. Важно не критиковать их, а поддерживать и развивать. С точки зрения фасилитации задача похожа на брейншторм-сессию, при которой формируется максимальный набор идей. Доску можно составить в пару заходов, но важно и не затянуть с ней.

На этом этапе надо «высушить» планы и критически подойти к сформированной доске:

обсудить самые смелые и непонятные идеи, убрать или привести их к реальности;
прийти к компромиссу по ключевым разногласиям или составить план для их уточнения, чтобы принять решение позже;
проговорить все остальные пункты, чтобы убедиться в одинаковом видении.

Далее прикидываем бюджет. Сначала посчитайте его приблизительно, чтобы оценить реалистичность замысла. Удобнее всего это сделать в Excel. Вот некоторые советы:

еда: чаще всего владельцы помещений предлагают аренду вместе с кейтерингом и могут сориентировать по стоимости. Если нет, то найдите кейтеринг-компании и запросить прайс у них. Не забудьте про торт;
помещение, музыкальная группа, ведущий: лучше найти несколько вариантов и уточнить конкретную стоимость;
декор зала: цена на украшение сильно варьируется. Для ориентира заложите дополнительные 10% от всего бюджета;
алкоголь: не бойтесь переборщить, потому что оставшееся заберёте домой:)
свадебное платье и костюм: посмотрите варианты в интернете и не забудьте про аксессуары;
услуги агентства по организации свадьбы: заложите еще 10% финального бюджета.

Далее проводим приоритизацию идей. Этот сложный процесс приводит к большим спорам. Чтобы его упростить, рекомендую использовать матрицу «ценность/стоимость». Например, мы хотели нанять кавер-группу. С одной стороны, живая музыка — это круто, но, с другой, — дорого. В итоге взяли только барабанщика-виртуоза Тима Иванова. Он сделал и классное шоу, и отличную дискотеку. Еще были споры насчет найма агентства. Маша была «за», а я —«против». Мы съездили в три агентства и выяснили, что никто не сделает так, как мы хотим, а значит, нам все равно необходимо вовлекаться в организацию по максимуму. В итоге мы наняли только координатора на день свадьбы.

В ходе всех обсуждений было много споров, которые приводили к обидам и ссорам. В итоге нам помогла книга Сэма Кейнера «Руководство фасилитатора». В ней Сэм рассказывает про структуру групповых дискуссий. Он пишет, что при решении задач группа всегда проходит три этапа: брейншторм, «зона стонов» и схождение.

Брейншторм или мышление — самый простой и задорный этап, потому что участники просто накидывают идеи и мысли. Третий этап — схождение — самый продуктивный. Команда уже пришла к общему знаменателю и формирует решение, которое удовлетворяет всех.

Самый сложный — второй этап или «зона стонов». В это время участники спорят, кричат, обижаются, поэтому необходимо услышать каждого и понять его боль. Здесь два важных момента:

зона стонов — это нормально и через неё нужно пройти;
есть подходы, которые позволяют структурировать и упростить обсуждение.

Когда я рассказал про «зону стонов» будущей жене, она очень смеялась, зато поняла, что наши споры — всего лишь типовой этап принятия решения. После этого обсуждения стали легче и продуктивнее.

Ссылка на книгу: https://www. ozon. ru/product/rukovodstvo-fasilitatora-kak-privesti-gruppu-k-prinyatiyu-sovmestnogo-resheniya-19677532/? sh=21VR2bwBPw

По результатам удаляем часть элементов, которые выглядят нереалистично и значительно превышают бюджет. В итоге получается список задач, над которым дальше будем работать. Это называется бэклог свадьбы. У нас процесс занял три недели. Мы меняли структуру три раза и значительно уточнили список. Советуем на этом шаге использовать физическую доску и стикеры, потому что так удобнее для обсуждения.

Промежуточный вариант, структурированный по времени свадьбы

Финальный вариант

Далее определяем приоритетность задач и порядок их исполнения. Обычно в первую очередь надо определить диапазон дат. Мы планировали свадьбу на август, потому что можно провести весь день на улице и днём не так жарко. Другой ключевой элемент — помещение. Хорошие варианты часто бронируют за полгода. Также при выборе дат учитывайте поездки ближайших родственников и друзей, а также занятость основных подрядчиков, которых вы точно хотите нанять.

Затем надо выбрать остальных подрядчиков и заключить с ними договор. Если в договоре не получается зафиксировать точную стоимость, то она фиксируется в приложении, которое подписывается позднее. Каждый подрядчик вас сориентирует по датам, когда и что будет ждать от вас. Эти вводные надо будет использовать в дальнейшем при планировании.

Хорошая практика — реализовывать крупный проект короткими итерациями. При подготовке свадьбы это помогает разбивать большие задачи и соблюдать сроки.

В Agile итерации называются спринтами (от англ. sprint) . Спринт — промежуток времени, длиной, как правило, 1—2 недели. В начале определите конкретные задачи на спринт исходя из приоритетности в бэклоге и ваших возможностей. Важно формулировать их максимально конкретно, чтобы вы оба понимали acceptance criteria (AC) — критерии приемки. Не забывайте, что задачи должны быть выполнимыми в рамках одного спринта. Так, задача «найти помещение» достаточно абстрактна, поэтому уточняем AC:

помещение соответствует вашим требованиям;
помещение доступно в подходящие вам даты;
помещение забронировано.

Тогда в следующий спринт можно поставить задачу «заключить договор».

Чтобы отслеживать статус по исполнению спринта, делают доску. Как минимум, там должны быть три статуса: to-do, in progress, done. Все задачи, которые вы формируете на этом шаге, до запуска спринта, попадают в to-do. Далее по очереди задачи берутся в работу и переходят в статус in progress. После исполнения — в done. Задачи оформляются в виде карточек. Мы сделали доску на стене в нашей квартире.

Организацией мы занимались по вечерам и на выходных. Почти ежедневно смотрели на sprint backlog и обсуждали:

что сделано: эту карточку передвигали в done;
кто что делает: эта карточка шла в In progress;
где проблемы: какие есть идеи для их преодоления

Скорее всего, в первые спринты будет оставаться много незакрытых задач. Это нормально. Во-первых, требуется время, чтобы научиться правильно формулировать задачи. Во-вторых, надо понять ваш capacity — сколько задач получается сделать за один спринт.

Для решения отдельных задач удобно пользоваться досками в Trello или Google sheets. В Trello у нас была доска для выбора помещений, музыкальных групп и других подрядчиков. Каждый столбец соответствовал одному решению, к примеру, аренде зала, а карточки на доске — разным помещениям.

Помещение мы подбирали по трем критериям: цена, вместимость до 80 человек и уникальность. Очень хотелось найти необычный зал. Мы подобрали около 20 площадок, со всеми созвонились, узнали доступные даты и стоимость. Также советуем сразу спросить:

Разрешают ли свой алкоголь?
Какой размер депозита?
Предоставляют ли декорации?

Запросите еще фотографии пустого зала и во время мероприятия.

В итоге мы остановились на площадке «Контрабанда» в Лофт Холл. Она подходила по всем нашим критериям и была достаточно необычной. Основной риск, который был связан с площадкой, — дождь. Большая часть программы планировалась на улице, где было сложно организовать навес. Мы прорабатывали оперативный заказ зонтиков и перенос основной части активностей внутрь, но в итоге с погодой повезло.

В последний день спринта выделите пару часов, чтобы подбить результат: что сделано, а что нет. Сделанные карточки можно перемещать в сторону. Также проведите ретроспективу, чтобы определить причины, почему что-то не сделано. Это повысит точность планирования и эффективность.

Обязательно актуализируйте свадебный бэклог: отметьте «выполнено» у готовых элементов, добавьте или исключите другие элементы, при необходимости пересмотрите приоритеты. Проверьте, что нигде не отстаёте по срокам.

Наш лайфхак: откройте вино, чтобы ретро прошло продуктивнее.

Важно проводить промежуточные проверки product backlog с кем-нибудь со стороны. Это помогает убедиться, что вы не упускаете ничего важного. Нам повезло: у нас был свадебный координатор, Татьяна Мишина, которая давала ценные советы и сразу видела упущенные детали.

Также огромную помощь оказал ведущий Андрей Негринский. Он составил сценарий торжества и подсказал классные идеи активностей. Так, он поделился профессиональным лайфхаком: чтобы гости не скучали, каждые 45 минут должно случаться что-то эмоциональное.

За пару недель до дня свадьбы финализируйте ее основные элементы. Тогда остаётся время на создание дополнительных активностей, проработку рисков и планирование honeymoon.

Если свадьба планируется без агентства, обязательно наймите координатора. Этот человек поможет в день торжества скоординировать работу подрядчиков и разрешить внеплановые ситуации. Координатора лучше найти заранее и заключить с ним договор, но реальная работа начнется за одну— две недели до мероприятия.

Для координатора надо прописать детальный план свадьбы с шагами в 15 минут. В плане нужно указать кто, когда и что делает, а также контакты всех подрядчиков. За пару недель до свадьбы передайте лист подрядчикам и согласуйте его с ними. В конце статьи я выкладываю Excel-файл с примером нашего плана.

Ещё один важный элемент, который иногда пропускают, — это микрофоны. На свадьбе обязательно должен быть качественный и громкий звук. Закажите как минимум три дополнительных запасных микрофона и поручите координатору их проверить.

Во время свадьбы обязательно будут отклонения от плана и сложности, но не огорчайтесь. Никто, кроме вас, не будет знать, как правильно и ничего не заметит =) Главное не забывайте, что свадьба — ваш праздник и вы тоже должны отдохнуть!

Excel-файл с шаблоном для заведения бюджета, списка гостей и тайминга.

Большое спасибо нашим друзьям Илье и Карине за ценные советы по наполнению статьи, супер agile коучу Кириллу за обучение методологии и корректировку статьи и всем!