Паспорт/устав проекта/Project charter. Как PM-у сформировать главный документ проекта?

Паспорт/устав проекта/Project charter - документ, содержащий исходные требования, бизнес-задачи, обоснование проекта, описание продукта/услуги/результата, который будет достигнут в ходе проекта.

Паспорт проекта помогает обеспечить однозначное понимание участников проекта и зафиксировать:

- Обоснование инициации проекта;

- Цели и результаты проекта;

- Описание и структуру продукта проекта;

- Критерии успеха проекта;

- Зоны ответственности участников проекта и PM-а;

- Основные принципы организации проекта и управления им.

Формирование паспорта проекта в сотрудничестве с командой проекта и заинтересованными сторонами поможет убедиться, что документ учитывает проблемы заинтересованных сторон и поддерживает сплоченность команды.

Уставы проектов могут варьироваться от организации к организации и от проекта к проекту. Для менеджера проекта важно определить подходящий тип устава для проекта, чтобы собрать соответствующую информацию и настроить проект на успех в кротчайший срок.

(Ниже прикрепляю простой, казуальный пример, который подсмотрел на курсе Google Project Management. Краткий и простой устав проекта можно использовать для небольших проектов, которые не являются сложными)

Чек-лист по заполнению паспорта проекта:

1) Кратко опишите проект в 1-3 предложения с изложением цели/целей проекта и желаемых результатов.

“Наш проект направлен на то, чтобы создать продукт/сервис/услугу/процесс и т.п. , который поможет внутреннего/внешнему клиенту решить проблему с... , путём формирования ценности”.
Например: “Наш проект направлен на то, чтобы создать сервис, который поможет крупным клиентам решить проблему с большой нагрузкой зарплатной ведомости из-за раздутого штата бухгалтерии, путём автоматизации процесса обработки первичной документации”.

2) Зафиксируете цель/цели проекта по SMART

Цель проекта должна формироваться по принципу постановки целей SMART. SMART — аббревиатура состоящая из:
- Specific: Конкретный
- Measurable: Измеримый
- Achievable: Достижимый
- Relevant: Значимый
- Time-bound: Ограниченный во времени

Например: ”Увеличьте выручку на 5% к концу года, внедрив новую услугу, которая предоставляет услугу автоматизации документооборота для ведущих клиентов".

3) Определение результатов проекта

Результаты проекта могут быть как материальными, так и неосязаемыми.

Например:
- “ 70% бухгалтерского документооборота обработано автоматически при помощи сервиса”;
- “Повышение узнаваемости бренда путём маркетинговой активности со стороны клиента”.

4) Бизнес-обоснование проекта

Объясните стейкхолдерам причину создания проекта и то, как он способствует общей стратегии развития компании. Составление бизнес-обоснования также дает команде понимание, как реализация проекта влияет на будущее компании.

Например: “Экономическая эффективность проекта Х, реализация проекта позволит увеличить показатель Y”.

5) Выгоды компании и затраты

Выгоды компании - дивиденды, которые планирует получить ваша компания от проекта. Это могут быть прямые финансовые выгоды (например, доход от продаж), а также косвенные выгоды (например, повышение доверия клиентов). Помните, что преимущества должны подкреплять ваше бизнес-обоснование.

Затраты - расходы материальные и нематериальные на реализацию проекта. Чаще всего это финансовые затраты (например, расходы на оплату труда команды проекта ).

6) Скоуп работ проекта

Блок предполагает описание работ, необходимые выполнить для реализации проекта, также должны быть указаны члены вашей проектной команды.

Например: Реализация проекта подразумевает выполнение N доработок, что потребует задействование в проектных работ двух бекендеров, одного фронтендера, продукт-менеджера, дизайнера, юриста.

Заключение

Одним из важнейших инструментов PM-а, применяемых на начальных фазах инициирования проекта, является Паспорт проекта - документ, формализующий и авторизующий проект. В разработке и согласовании Паспорта проекта должны принимать участие все заинтересованные стороны проекта во главе с заказчиком.
Прикладываю шаблон, который можно использовать в качестве фундамента Паспорта проекта: