Почему онлайн-бухгалтерия не заменит человека

Как рискуют предприниматели, доверяясь технологиям.

Всем привет! Меня зовут Артем Туровец, я директор онлайн-бухгалтерии Небо. Когда общаюсь с клиентами или читаю комментарии в сети, понимаю, что многие предприниматели ждут от онлайн-сервисов бухгалтерского учета волшебства. Рассказываю, что на самом деле они могут и почему профессия бухгалтера еще актуальна.

Искусственный интеллект может не все

Статьи о вымирающих профессиях появляются регулярно. Обычно после авторитетного мнения Минфина или спикеров Всемирного экономического форума. Бухгалтер уверенно прописался в списках кандидатов на замену человека железкой с ИИ.

Многие уверены, что цифры для бухгалтерских отчетов могут сами по себе заполняться и отправляться куда следует, а задача бухгалтера - лишь обслуживать монстра - обычную бухгалтерскую программу, вводить в нее циферки приходов и расходов. И если монстра заменить на нормальную современную программу с искусственным интеллектом, то и бухгалтер становится не нужен.

Так вот. Не думайте, что современный бухгалтерский сервис — это робот, который автоматически считывает цифры из интернет-банка. Потом делает из них отчеты, а в конце просто все отправляет. Да и живой бухгалтер - не просто человек, который своими ручками заполняет данные в нужные графы, а потом нажимает кнопку отправить. Давайте разберемся с самого начала.

Для чего нужна бухгалтерия?

Ты ведешь бизнес: покупаешь или продаешь товары, нанимаешь сотрудников, работаешь с клиентами, проводишь отгрузки и так далее. Каждую операцию необходимо правильно и своевременно записать в нужное место.

Нужное место — это амбарная книга, Excel или бухгалтерская программа.

Что значит «правильно записать»? Это значит записать так, чтобы ты смог понять, что там написано через год, утром после вечеринки с больной головой, то есть предельно понятно.

Нужно не только понять, но и воспользоваться в будущем этой информацией для управления бизнесом. Для этого нужно:

Часто на этом месте представления обывателей об учете заканчиваются. А зря! Ввод и накопление данных — самая простая и низкооплачиваемая часть учетного процесса. Вот записал ты все вовремя и в правильное место, и что дальше?

Дальше надо сделать минимум три вещи:

И вот тут, как правило, начинается веселуха:

Начинаем разбираться, почему так посчиталось.

Оказывается, сделали не все идеально: где-то возврат сел как выручка, где-то расходы прошли не по той статье. Где-то мы не воспользовались возможностями для уменьшения налогов, которые дает законодательство.

Именно на этом этапе (когда мы увидели, что насчитала программа), и начинается бухгалтерское творчество: как соблюсти налоговый кодекс, не обмануть государство, и при этом сделать минимально возможный налог. А творческие задачи, как известно, ИИ решать не умеет.

Сформировать отчет без участия человека худо-бедно можно на «упрощенке-доходы», и то неплохо бы перепроверить за роботом. А вот если компания на ОСНО или УСН доходы минус расходы, то без человека не обойтись.

Банально, искусственный интеллект пока не способен самостоятельно принять решение, к какому виду отнести тот или иной расход. Потому что тут нужно решение человека. Был бы налоговый кодекс попроще, тогда да, но законы обычно пишут гуманитарии, и логика часто отсутствует получается своеобразная.

И когда идет реклама, что онлайн-бухгалтерия заменит сотрудника. Где-то удивляется сотрудник ФНС, а где-то и плачет главбух.

Тогда для чего нужна онлайн-бухгалтерия?

Не думайте, что директор онлайн-сервиса призывает ими не пользоваться. Я не про это, а про то, что в бизнесе нельзя выключать голову, несмотря на всеобщую роботизацию. Восстание машин пока отменяется, а вот ФНС спросит за все косяки.

Я не один и не два раза встречал людей, которые решили, что место бухгалтера в прошлом. Они с радостью нажимали кнопку «сделать все», а через полгода прилетела ответка налоговиков. «Как так? Просто нажми кнопку - говорили они. Отчеты проверять не надо - уверяли они».

Но правда в том, что их супер умная система не смогла точно определить причины поступления денег:

В итоге предприниматель платит налогов больше, просто из-за того что доверился системе и не включил голову вовремя.

Если вы занимаетесь бизнесом, то бухгалтерия не может быть элементом, про который можно сказать: «я заплатил исполнителю, вот пусть он и думает». В ней нужно разбираться самому и контролировать исполнителя (бухгалтера, аутсорсера или его роботизированную замену).

Онлайн-сервисы помогают формировать отчетность, но вы должны быть уверены, что сам отчет построен на верных данных. Именно вы, как руководитель бизнеса, отвечаете за налоги. Конечно, не мое дело, как вы отправляете отчеты, но одной кнопкой вопрос не решить.

Так подожди, ну а кто тогда отправляется в прошлое?

На западе бухгалтеров делят на два вида: bookkeeper и accounter. Первый собирает бумажки и сортирует их по нужным папкам, а второй проводит глубокий анализ бизнеса. Он смотрит за доходами и расходами, указывает на опасные тенденции. Дает советы по оптимизации налогов.

Так вот, первый вид действительно постепенно уходит в прошлое. Потому что искусственный интеллект сможет распределить бумажки по нужным папкам. А вот вторые будут востребованы всегда.

Робот в принципе не сможет качественно вести финансовый учет. Разные методики и стандарты нельзя загрузить в машину. Одни и те же приемы для одной компании - хорошо, а для другой крах.

В прошлое отойдут «тети Маши» из соседнего подъезда. С ними трудно работать по договору, практически невозможно законно потребовать неустойку за косяки, а при первой ссоре ваша бухгалтерская база окажется вне зоны доступа.

Даже если не хотите держать бухгалтера в штате, то идите на аутсорсинг, там договор, при любом конфликте просто прерываете отношения, а база остается с вами.

Онлайн-бухгалтерия облегчает жизнь предпринимателю. Отчеты отправляются в контролирующие органы без ошибок и опозданий. И сделать это можно в любое время. Но это не заменит бухгалтера на все 100%. Разбираться в отчетах все равно нужно.

Понимаю, что это сложно и скучно. Поэтому в следующий раз расскажу несколько приемов, которые помогут разобраться в бухгалтерии и избежать банальных ошибок.