Как собрать 1200 участников на digital-конференцию. Опыт Calltouch

Всем привет, меня зовут Виктория Константинова, я директор по маркетингу Calltouch.

Не так давно мы провели Callday 2018 – конференцию о маркетинге, новых рекламных технологиях и аналитике в звонящих тематиках. Мы поставили перед собой амбициозную задачу – собрать более 1200 участников. Ниже я раскрою все секреты нашей подготовки к этому масштабному событию и расскажу, удалось ли нам осуществить задуманное (спойлер: почти).

В современном мире практически вся жизнь проходит в онлайне. Но не стоит недооценивать важность офлайн-мероприятий – при условии грамотной организации они могут быть очень эффективными. Основатель Calltouch Михаил Федоринин уже делился нашим опытом. И за год мы сделали качественный рывок в этом направлении, открыли для себя новые отрасли и поставили амбициозную цель для главного события года. И да, мы по-прежнему считаем конференции хорошим инструментом привлечения клиентов.

Благодаря Callday 2018 мы получили возможность:

Рынок сегодня перенасыщен digital-мероприятиями. Поэтому, чтобы привлечь аудиторию, даже бесплатная конференция (а Callday 2018 была бесплатной) должна иметь качественное наполнение.

Мы разделили программу на два блока: «Технологии» и «Кейсы». И такой порядок позволил нам сохранить посещаемость на высоком уровне до самого конца конференции. Часто организаторы ставят самые интересные доклады в первую часть программы, и в итоге к завершению получают полупустой зал. В нашем же случае за время конференции количество участников уменьшилось не более чем на 15%, поскольку реальный опыт, которым делились спикеры в блоке «Кейсы», всегда вызывает большой интерес.

Работе над контентом мы уделили большое внимание – нам было важно, чтобы он был по-настоящему полезным и интересным. Поэтому до конференции мы встречались со спикерами и слушали их доклады. Требований было всего два: минимум рекламы и умение спикера выступать перед публикой и удерживать внимание аудитории (всё-таки более 1000 слушателей – это серьёзно).

Кроме того, формируя программу конференции, я ставила себя на место слушателя, думала, что конкретно мне было бы интересно узнать от каждого докладчика, и приходила к нему с уже готовой картинкой.

Такой подход позволил нам заинтересовать аудиторию, предложив ей полезные и актуальные знания, которые можно использовать в работе.

«Технологический» блок начался с исследования рынка платной рекламы, представленного директором департамента продаж Calltouch Борисом Николаенко. Затем CEO Calltouch Алексей Авдеев рассказал о нашем новом тарифе.

После представителей Calltouch выступили докладчики из «Яндекса» и Google: участники получили исчерпывающую информацию об изменениях, произошедших в платформе «Яндекс.Директ», и узнали о главных трендах в маркетинге по версии Google. А завершился первый блок докладами о том, как повысить эффективность рекламных кампаний и как запустить стартап в России от представителей «Альфа-Банка» и Call to visit.

Во второй части конференции кейсами из своей практики поделились такие компании, как «РОЛЬФ Центр» и «ПроКонтекст», «Модульбанк», Albato, «ПИК», «Открытая Клиника» и Hoff.

Организация такого масштабного мероприятия, каким мы задумали сделать Callday 2018, требует тщательной проработки. Весь процесс мы разделили на несколько этапов и начали с выбора площадки.

Мы остановились на концертном зале «Известия Hall», поскольку он соответствовал всем нашим критериям. Мы хотели провести конференцию в модном, если не сказать хипстерском, месте. При этом большое значение имело расположение (близость метро) и опыт проведения digital-мероприятий.

После выбора площадки я снова посмотрела на Callday глазами участника. И, исходя из этого, решались другие организационные вопросы: что человек должен увидеть, выйдя из метро, где будет стойка регистрации, где разместить фотозону и далее по списку.

Каждую пятницу мы с командой детально обсуждали, что уже сделано и что нужно сделать на предстоящей неделе.

Принять участие в Callday 2018 можно было офлайн (придя в «Известия Hall») и онлайн (посмотрев трансляцию). Мы рискнули и на сайте конференции сделали разные формы регистрации для этих каналов. Почему я говорю о риске? Да потому что была большая вероятность того, что пользователи, зарегистрировавшиеся на участие и офлайн и онлайн, не придут ни в зал, ни к ноутбуку. Для минимизации этого риска мы максимально увеличили охват, анонсировав конференцию во всех регионах России, и не подтверждали офлайн-регистрацию тем, кто не определился, то есть отправил заявку на участие в мероприятии и офлайн, и онлайн.

Мы начали принимать заявки на участие в Callday 2018 за два месяца до дня икс. Желающих было много, а подтверждение регистрации мы планировали отправлять ближе к дате проведения мероприятия. Из-за этого мы столкнулись с негативом, но быстро нашли решение, начав отправлять в ответ на заявку уведомление о том, что она принята и что регистрация будет подтверждена позже.

Через несколько дней после окончания Callday 2018 каждый участник (и даже те, кто зарегистрировался, но не пришёл) получил от нас письмо с благодарностью за внимание к нашему мероприятию и все материалы.

Генеральными информационными партнерами Callday 2018 стали «Сноб», «Эксперт» и The Village. Мы выбрали их, поскольку портрет их читателя максимально соответствует портрету потенциального клиента Calltouch, ведь косвенным инфоповодом конференции был запуск нового тарифа «Старт+». Речь о владельцах стартапов и начинающих предпринимателях. Как известно, данная ЦА читает не только vc.ru, но еще и развлекается, интересуется политикой и с уважением относится к чужому опыту.

Большим успехом мы считаем сотрудничество с блогерами на бесплатной основе. Для нас это явилось ещё одним доказательством высокого уровня мероприятия.

Пришло время раскрыть интригу. Собрать 1200 участников нам не удалось, но мы были близки к этой цифре – Callday 2018 посетили более 1000 человек. И это одновременно большой успех и большой вызов на следующий год.

Онлайн-трансляцию посмотрели более 3000 пользователей, а количество наших клиентов увеличилось на 500 человек. Кстати, подключить Calltouch по новому тарифу «Старт+», который Алексей Авдеев анонсировал в своём «секретном докладе», можно было прямо на месте. И наши специалисты по продажам тоже не подвели, чему я была несказанно рада.

А еще мы сняли классный проморолик, за пару минут можно посмотреть, как это было.