Точка опоры ИТ-директора. Как сделать ИТ-стратегию помощником в ежедневной работе?

О том, как сформировать стратегию, которая станет основой для принятия решений, какие факторы важно учитывать при ее создании, и что делать в постоянно меняющихся условиях, мы поговорили с Александром Долговым, CIO «Первой грузовой компании».

ИТ-стратегия – компас в работе ИТ-директора современной компании. Она определяет вектор, ключевые направления развития бизнеса при помощи технологий.

ПГК — высокотехнологичная компания в сфере услуг грузовой логистики. Регулярно запускает новые проекты и направления, совершенствует внутренние процессы, максимально используя потенциал ИТ-систем. Вместе с «КОРУС Консалтинг» ПГК сделала несколько проектов: систему расчета ставок, корпоративный портал на 3000 сотрудников.

ИТ-стратегия позволяет четко сформулировать ответ на вопрос: какой должна быть компания через определенный горизонт времени, например — 5 лет. Она описывает базовые принципы и основы, на которых будет развиваться бизнес, и дает почву для принятия решений: какие проекты и зачем нужно делать, что получится в результате, и почему это важно.

Допустим, есть цель – на 25% повысить постоянную прибыль бизнеса через системные структурные изменения в управлении. Этого можно добиться за счет определенных шагов – для каждой компании они будут индивидуальны. Но базовые вещи везде одинаковы – нужно усилить клиентский сервис и повысить эффективность внутренних процессов через технологии. Эти задачи отражаются в ИТ-стратегии, и становится очевидно, какие продукты внедрять, когда, и зачем это нужно делать.

Самая большая польза стратегии в том, что в команде нет сомнений, что вы вместе делаете правильные вещи. При этом это рабочий документ – мы регулярно отслеживаем, на каком этапе находимся, не отклонились ли от курса. Всегда есть возможность поменять тактику: пересмотреть приоритеты, что-то приостановить или, наоборот, усилить и ускорить. Это абсолютно живая история, которая позволяет реально управлять ИТ-процессами.

Прежде чем создавать ИТ-стратегию, нужно определиться с общей стратегией компании. На ее основе подготовить документ, который позволит принимать решения быстро, логично и без сомнений в команде. Более того, ИТ-стратегию можно создать только тогда, когда у компании есть понимание, что она действительно нужна. Без этого получится не работающий документ, который помогает выстроить работу бизнеса, а еще одна красивая презентация.

Однако есть исключения – в некоторых компаниях из-за определенной корпоративной культуры создать ИТ-стратегию практически невозможно. Например, если акционеры или руководители напрямую решают, что нужно сделать, несмотря на планы развития. Если нет запроса на продумывание реализации долгосрочных целей, то пользоваться ИТ-стратегией в компании не будут.

Возможность создать действительно рабочую ИТ-стратегию во многом зависит от корпоративной культуры. Если в компании есть понимание важности такой работы, то она однозначно принесет результат. Например, у меня была возможность потратить пять месяцев на создание стратегии на три года вперед. Менеджмент понимает, что стратегия – это значимый, прикладной инструмент, а не просто лозунг. В этом документе зафиксированы обязательства ИТ-команды – цели, объем инвестиций в ИТ, измеримые показатели. Если в компании разделяют такой подход, то это самый эффективный путь развития ИТ.

ИТ-стратегия – это конкретный документ, дорожная карта проектов с очень четким обоснованием того, зачем компании нужно их делать, и почему именно в такие сроки. В ней обязательно должны быть:

Основное качество ИТ-стратегии — полнота. Поскольку стратегия создается на существенный горизонт времени – минимум на 3 года – в ней необходимо охватить все бизнес-области. Если забыть о каком-то направлении, развитие по нему остановится. Поэтому ключевые принципы успешной работы над стратегией – комплексно посмотреть на цели бизнеса, продумать целевую ИТ-архитектуру, структурировать все проекты, а затем уже «нырять» в детали и прописывать план реализации.

Не торопитесь делать отдельные стратегии по каждому из ИТ-направлений. Выделять в отдельный документ стоит масштабные истории, где требуется обособленное управление. Например, в ПГК выбрали шесть ключевых цифровых продуктов, в которых видели наибольший потенциал. Требовалось обеспечить для них отдельные ИТ-ресурсы, чтобы быстро внедрять решения в операционную деятельность и затем трансформировать. Для этого был создан специальный документ, который позволил детализировать расчеты по финансам, срокам и планируемым показателям по каждому из шести продуктов. Это и стало основой для отдельной стратегии.

Очень важно обозначить ИТ-направления, которые помогут бизнесу сохранить устойчивость на любом уровне. ПГК удалось создать такую стратегию – принципы и цели, которые в ней заложены, позволяют компании оставаться лидером в любой конкурентной среде. На практике это достигается за счет эффективно выстроенных внутренних процессов и максимального качества клиентского сервиса.

Точно стоит пригласить внешних ИТ-консультантов на старте, когда команда и ИТ-директор не знают, как методологически создавать и структурировать стратегию. Специалисты помогут освоить методику, декомпозировать цели, сформулировать вопросы, на которые нужно ответить, подберут инструментарий и дадут советы по дальнейшей работе. Если такая компетенция есть внутри компании, то партнеры все равно будут полезны — для того, чтобы реализовать значимый объем задач, собрать и обработать информацию, визуализировать и зафиксировать ее в материалах.

Надо помнить также, что после согласования стратегии наступит этап ее реализации – здесь тоже сложно обойтись без подрядчика. Важно, чтобы сторонняя ИТ-команда стала полноценным партнером в решении конкретных бизнес-задач компании, была заинтересована в достижении целевых показателей. Поэтому основной принцип работы с внешним партнером – доверие и заинтересованность в результате с обеих сторон. Должна быть skin in the game у каждого: совместная работа на конкретные бизнес-результаты проекта. Это могут быть показатели логистических процессов, например, скорость отгрузки со склада в доставку, скорость самой доставки. В этом случае, это действительно партнерские отношения: команды в одной лодке, и ИТ-компания несет значимую долю риска и ответственности.

Важный момент – почему необходимо доверие с обеих сторон: не только заказчик доверяет партнеру, но и внешние консультанты понимают, что у клиента нет цели не заплатить за работу. Наоборот, бизнес готов платить больше, если будет общий результат, а значит и прибыль компании будет существенно выше.

Даже в текущей нестабильности стратегия – это то, на что можно опереться. Если изначально правильно заложить ИТ-направления, которые обеспечивают устойчивость бизнеса, они не потеряют актуальности в изменившихся условиях. Это еще одна ценность стратегии.

Конечно, в кризисное время ее нужно пересматривать в зависимости от ситуации и подгонять под действительность. В феврале 2022 года в ПГК переработали всю ИТ-стратегию. В первую очередь, то, что касается развития, потому что это влияет на будущий рост бизнеса. Когда западные компании ушли с рынка, в ПГК проанализировали, какие изменения ожидают компанию. Для этого рассмотрели каждый ИТ-проект через призму шести факторов влияния:

Затем наложили все факторы на каждый проект и посмотрели, что поменялось в текущей ситуации. В зависимости от этого перестроили стратегию, «залатали» появившиеся дыры и создали подушку безопасности. При этом оказалось, что события не оказали на ИТ-стратегию значимого влияния, поэтому в компании ограничились тем, что за три месяца провели экстренные мероприятия для обеспечения непрерывности бизнеса, и оперативно отказались от использования облаков.

Если вы решились создать в компании ИТ-стратегию, важно помнить, что принципами, которые в ней заложены, вы будете пользоваться ежедневно. Стратегия – это одновременно и взгляд «сверху», и понимание деталей каждого проекта. В ней есть четкий план развития с программой, конкретными инициативами, сроками, оценкой объема инвестиций и их возврата. И главное – образ целевого результата, выраженный в измеримых величинах. Если у всех компаний будут детально продуманы и прописаны основные цели и принципы работы с ИТ, это сильно упростит работу, как внутри бизнеса, так и в целом на рынке.