Еще раз про управление запасами: почему нельзя обойтись только Excel
Тема оптимизации товарных запасов — пожалуй, самая сложная в системе управления запасами. Безусловно, важнейшие вопросы здесь — как решить задачу оптимизации, для чего ее решать, в чем ее сложность и как это преодолеть?
Задача управления запасами
Процесс управления запасами каждый понимает по-своему. По нашему мнению, целесообразно рассматривать эту задачу, исходя из того, зачем в принципе нужна эта функция и как оценивать ее эффективность (то есть с точки зрения бизнес-потребности).
Я — практик, обладающий многолетним опытом решения различных задач в сфере аналитики, управления запасами, оптимизации поставок и товародвижения. За 14 лет работы в области аналитики мне удалось поработать с более 3 десятками проектов в различных сферах деятельности. И если говорить про управление запасами и управленческих процессах, я бы применил цитату Билла Хьюлетта: “Нельзя управлять тем, что невозможно измерить, но всего, что измеримо, можно достичь”. Мне очень нравится это высказывание. Я согласен с тем, что управление запасами должно быть подконтрольно и абсолютно точно измеримо, тогда мы сможем добиться эффективности деятельности.
Управление запасами — это функция, у которой есть три противоречивых состояния, между которыми нужно найти баланс.
- Запросы потребителей. Здесь нужно обеспечить: наличие товаров на складе, качество и регулярное обновление ассортимента, должную скорость отгрузки и исполнения заказов, качественный сервис.
- Оптимальное использование активов. Здесь нужно обеспечить: определенную степень загруженности производства, нужную оборачиваемость запасов, подходящую скорость конвертации в деньги, рентабельность инвестиций в запасы.
- Внутренняя эффективность. Она включает в себя: производительность труда, операционные издержки.
Согласовать противоречия и решить данную задачу достаточно непросто, учитывая тот факт, что рынок автоматизированных систем в России в последнее время претерпел значительные изменения. Бизнес-сообщества находятся в состоянии неопределенности - иностранные IT-компании постепенно уходят из России, выбор программного обеспечения становится все сложнее. У нас есть материал о том, возможно ли управлять запасами без зарубежных систем и как правильно выбрать подходящее решение: здесь.
Управление запасами — это сложно
Классическое определение управления запасами есть в книге Джона Шрайбфедера (“Achieving Effective Inventory Management”):
“Эффективное управление запасами позволяет организации удовлетворять или превышать ожидания потребителей, создавая такие запасы каждого товара, которые максимизируют чистую прибыль”.
По нашему мнению, это красивое и емкое определение идеально описывает суть управления запасами и сводит все к ключевым аспектам.
В чем состоят сложности задачи управления запасами?
- Товарная иерархия. В своей деятельности компания может оперировать различным количеством товаров: от одного до ассортиментной матрицы с тысячами позиций. Чем глубже, тем больше комбинаций и сложнее процессы.
- Логистическая иерархия. Компания обычно планирует для нескольких точек поставки (например, для множества складов).
- Коммерческая иерархия. Ситуация, когда компания планирует для различных групп клиентов в регионы.
- Временная иерархия. Планирование по временным интервалам — неделям, месяцам и т. д.
Тут появляется новый вопрос: насколько качественно вы можете решать задачу на товарном уровне? Оценить это качество можно, ответив на следующие вопросы.
- Проработка деталей. Сколько времени уделяется каждой комбинации? Некоторые исследования говорят, что одной комбинации (ассортиментной) за год человек уделяет внимание всего лишь 45-50 секунд.
- Уникальность подхода. Насколько общие решения используются? Обычно, люди склонны стремиться найти какое-то простое общее решение и использовать его для всех ситуаций, не взирая на ее особенности и уникальность.
- Актуальность. Наш мир динамичен, поэтому решения, принятые сегодня, уже завтра могут быть неактуальны. Насколько принимаемые решения последовательны и своевременны? В управлении запасами и цепями поставок есть практика интегрированного планирования. Суть ее в том, что мы изначально, на первом шаге, прогнозируем спрос на будущее, затем мы приходим к каким-то консенсусным значениям по плану продаж, на основании этого плана продаж дальше планируем производство, затем планируем закупки сырья и материалов и так далее. Это полноценный цикл. Во многих компаниях этот цикл не выстроен, и все происходит со срывами сроков, непоследовательно.
- Самокритичность. Есть такая фраза: “не ошибаться невозможно, не замечать ошибок — легко”. В какой-то степени, это про каждого из нас. Насколько это про вас? Мы вынуждены работать в очень динамичной среде, поэтому порой мы не имеем лишнего времени на оценку качества принимаемых решений и на разбор причинно-следственных связей.
- Адаптивность. Ответьте себе на вопрос — насколько вы гибки и адаптивны? Сможете ли вы перестраивать свое поведение, исходя из изменчивых условий? Поверьте, это важно для вашего бизнеса.
Совокупность невероятного количества комбинаций дает нам понять, насколько сложна задача управления запасами, и что у нее нет нет какой-то волшебной палочки, взмахнув которой, мы получаем сразу результат.
Можно ли обойтись только Excel
Аналитические системы для анализа и оптимизации запасов разнообразны и разноплановы, но они обязательно должны обладать определенными функциями, которых просто нет в стандартном Excel.
- Первый шаг — консолидация и подготовка данных. Как правило, у вас есть какая-то учетная система (например, 1С, SAP, Navision и др.) — в этих системах вы фактурируете операции, ведете коммуникацию с поставщиками. А система для оптимизации и анализа запасов — это некая надстройка, и чтобы это решение работало, надо забирать данные из этих учетных систем, подготавливать их и нормировать для дальнейшей обработки.
- Второй шаг — подготовка истории продаж для прогнозирования спроса. Нельзя, к сожалению, брать исторические данные как есть, их надо определенным образом приводить к устойчивому характеру, убирать так называемые выбросы, упущенные продажи.
- Третий шаг — прогнозирование спроса. Необходимо понимание, каковы потребности у наших клиентов будут в будущем. При этом, мы должны понимать, что есть факторы, которые влияют на эти продажи: реклама, сезонность, тренд, частота продаж и т. д.
- Четвертый шаг — планирование поставок и производства. На основе информации, полученной в предыдущих шагах вы осуществляете планирование поставок и производства и анализ — насколько вы этим своим потребностям отвечаете.
- Пятый шаг — согласование и декомпозиция планов. В крупной компании бывает большое количество брендов, регионов, а также представлений о том, какие объемы нужны — у одних брендов одни, у других брендов — другие. Поэтому нужен процесс согласования, декомпозиции планов, соответствующий инструменту, который позволяет это сделать.
- Шестой шаг — анализ качества управления запасами. Полноценный анализ необходим для понимания соответствия вашим ожиданиям таких показателей, как: уровень сервиса, уровень оборачиваемости, заморозка денег в запасах и многих других.
- Седьмой шаг — контроль и мониторинг. Это оперативная задача, когда вы размещаете заказы поставщикам, они могут вам прислать какую-то промежуточную информацию, и вы должны в моменте понимать, существуют ли риски сбоев поставок, как вы будете на них реагировать. Поэтому нужна система контроля и мониторинга.
Уже здесь становится ясно, что Excel не обладает достаточными свойствами для полноценного анализа и оптимизации запасов. Как бы хорошо вы не ориентировались в Excel, вы не сможете должным образом осуществлять управление запасами и управленческий процесс в целом.
К счастью, на смену электронным таблицам и ручному учету в Excel пришли современные программные системы, автоматизирующие рутинные операции и не допускающие ошибки, связанные с человеческим фактором.
Например, наша команда разработала коробочное решение Loginom Planiqum Suite — это модульное решение для автоматизированного прогнозирования и интегрированного планирования. Наш новый подход к решению задачи по прогнозированию спроса и оптимизации запасов — уникальная библиотека модулей на low-code платформе Loginom и Planiqum. С помощью автоматизированной аналитики многочисленных данных вы сможете принимать обоснованные управленческие решения и выстраивать стратегию развития вашего бизнеса.
Вы слишком однозначно и безапелляционно делаете вывод, что с помощью Excel нельзя сделать аналитику и управлять товарными запасами. Можно. С помощью макросов VBA можно превратить Excel в инструмент, который решит любые задачи по построению аналитики и отчетности в нужных разрезах и форматах. Он заберет данные из разрозненных источников (по api или через sql-запросы - если позволяет источник, или из выгрузок этих систем, например, в тот же Excel или txt), обработает по нужным алгоритмам и выдаст красивый результат. И это без ручного труда. Держите пример про управление запасами. Розничная сеть 9 магазинов, несколько тысяч SKU. Ежедневно в 1с формируют 2 отчета: остатки и продажи товаров в разрезе магазинов. Затем нажимают ОДНУ кнопку в Excel и ждут 10 секунд. Данные считываются из выгрузок, анализируется по каждой позиции требуемое количество товара, формируется заказ, а также проверяется не прыгнул ли спрос, чтобы скорректировать по конкретной позиции минимальный уровень запасов. Плюс еще кучу всяких дополнительных проверок производится. Да, это простейший уровень управления - но он реально используется, работает, закрывает потребность и приносит результат.
В статье упоминается про ваш новый подход к задаче "по прогнозированию спроса и оптимизации запасов", но не раскрывается в чем суть этой методики. Было бы интересно почитать, а без этого не понятно, чем ваш новый подход лучше решения, приведенного выше.
+ DAX & M
По моему этот текст должен был начинаться с последнего абзаца. Отвечая на вопрос заголовка. Все он может, но со временем становится тесно и не удобно, подключается Power Query и dax. А так, что в перечисленных 1с, что в nav можно подключить внутренние инструменты от сторонних разработчиков, не отдавая данные куда то там непонятно куда в лоукод решение. Кому это актуально, у всех оно есть, настроено и работает.
Мелкой аптеке чем то поможете ? А если их тысячи ?
Комментарий недоступен