Как «Лента» повысила производительность благодаря автоматическому планированию смен

Рассказываем, как мы искали золотую середину между интересами бизнеса и личной жизнью сотрудников.

Меня зовут Тамара Лейн, я работаю менеджером продукта Центра инноваций «Ленты». Сегодня я расскажу, как мы тестировали систему автоматического планирования смен.

В каждом магазине часть сотрудников работает по сменам. Чтобы распределить между ними нагрузку, директор раз в месяц составляет график. Как правило, это обычная табличка с фамилиями, датами и временем. В течение месяца по разным причинам график может неоднократно меняться.

В этом году мы запустили пилотный проект в четырёх магазинах малого формата Новосибирска, чтобы выяснить, можно ли полностью автоматизировать планирование и максимально эффективно распределять смены между сотрудниками.

Программа и мобильное приложение работают на базе системы Work Force Management. Она сама планирует время работы исходя из дневной и почасовой нагрузки и формирует различные варианты графиков. Директор может корректировать смены, если считает, что есть неточности, или нужно вывести дополнительный персонал. Например, во время пиковых периодов распродаж.

Во время пилота мы столкнулись с одной сложностью. Многие сотрудники по самым разным причинам были не готовы выходить работать, когда предлагает система: кому-то нужно забирать ребёнка из детского сада, кто-то не успевает на метро или автобус. Благодаря функционалу по настройке индивидуальных пожеланий и ограничений в систему внесли информацию по каждому. Графики были перестроены с учётом пожеланий. Плюс системы в том, что теперь вся информация хранится в ней, и директору больше не надо её запоминать.

По эффекту это сравнимо с тем, что раньше такси вызывали с домашнего телефона или вообще подняв руку на дороге, а сейчас вызов, оплата и так далее происходят в приложении на телефоне. Так и здесь ― одним нажатием клавиши можно сообщить руководителю, что ты заболел. Он в телефоне сформирует вакансию, и любой подходящий сотрудник может выйти на смену.

Мы запустили пилот в гипермаркетах, чтобы понять, как работает система в больших магазинах: там процессы выстроены по-другому и трудится больше сотрудников. А ещё мы готовимся к запуску решения во всех магазинах малых форматов.