Как PM-у правильно завершить проект, чтобы он не вернулся обратно

Завершение проекта - заключительный этап жизненного цикла проекта, результатом которого подтверждение и документальное оформление завершения всех работ проекта и окончательное разрешение всех спорных вопросов между заинтересованными сторонами проекта. Также подразумевается прекращение выделение человеческих и материальных ресурсов для реализации работ.

Независимо от успешности проекта команда проекта должна также подвести итоги работ, проанализировать результат проекта и сделать выводы, что получилось хорошо, а где были допущены ошибки.

Рано или поздно любой проект должен быть закончен, иногда проект закрывается согласно намеченной дате, а иногда окончание проекта бывает досрочным, к примеру, когда принимается управленческое решение о прекращении работ до его планового завершения.

Можно выделить два основных сценария закрытия проекта:

1) Естественное завершение проекта (происходит, когда проект достигает своих конечных целей и закрывается естественным образом в срок. Успешное завершение проекта позволяет команде закрыть все потребности проекта и перейти к другому проекту или взять период отдыха перед началом следующей задачи.);

2) Неестественное завершение проекта (происходит, когда проект достигает преждевременного завершения по многим причинам. Финансовые причины, такие как прекращение финансирования, изменение рыночной ситуации, просчёты при планировании и в ходе реализации проекта, возникновение условий, которые делают реализацию проекта для компании бесполезной.)

В зависимости от конкретного сценария завершения может меняться и алгоритм завершения проекта.

Целью процесса закрытия проекта является обеспечение четкого, авторизованного прекращения работы по проекту и формирование передачи результатов или продукта проекта заказчику. Важно не допустить, чтобы проект превратился в проектного Уробороса. Если вы работаете с постоянным заказчиком и у него всегда есть запросы и ресурсы на реализацию новых проектов, не поленитесь - согласуйте с ним проект на часть скоупа работ с чётким дедлайном, после завершения получите аппрув и начинайте с ним смело новый проект.

Предлагаю теперь пройтись по основным задачам PM-а при завершении проекта, а также посмотреть на инструменты, которые использует Менеджер:

- сдача-приёмка результата проекта заказчику (Паспорт проекта и акт приёма-передачи проектной документации);

- разрешение спорных конфликтов (Карта происшествий);

- документирование артефактов проекта для будущего использования (Зависит от компании, может быть отдельное пространство в Notion, Confluence или другой вики-системе);

- извлечение уроков и анализ опыта (Ретроспектива по результатам проекта, постановка и выполнение следующих шагов по улучшению);

- оценка работы членов проектной команды, распределение премий и поощрений (Зависит от вашей компании);

- информирование смежных отделов и их руководства о закрытии проекта внутри компании (Инструмент внутренней коммуникации Slack или другой корпоративный мессенджер).

Важно отметить, что не всегда все задачи выполняет сам Менеджер Проекта, но он ответственен за весь этап завершения.

1) Получите подтверждение Заказчика на закрытие проекта. (Лучше получить в письменном виде или на видео-записи заключительной встречи с клиентом);

2) Закройте все договора. (Тут вам может помочь менеджер из коммерческого отдела, но помните, что за результат завершения ответственен только Менеджер Проекта);

3) Проведите Ретроспективу с командой проекта. (Зафиксируйте в фоллоу результаты встречи, следующие шаги и ответственных за их выполнение со сроками);

4) Получите от вашей компании подтверждение, что проект действительно завершён. (Зависит от вашей организации, но идеально, чтобы это подтвердили внутренние стейкхолдеры с фидбеком по проекту);

5) Добейтесь, если проект важный для вашей компании, чтобы о его завершении узнали все.

6) Зафиксируйте всю проектную документацию и другие артефакты в отдельном пространстве.

Сам процесс завершения проекта может в деталях варьироваться от компании к компании, но ключевым является получение письменного подтверждение от заказчика, что проектные работы были проведены и результат соответствует тому, что изначально было с ним согласовано.