ТОП-5 базовых правил письменной коммуникации в цифровом пространстве

Основной способ коммуникации сегодня в цифровом пространстве — письменный. А главная его особенность — интерпретация. В зависимости от настроения, фазы луны и жизненного опыта, каждый прочитает ваше послание по своему. Я уже не говорю о том, что если не поставил смайл — считай оскорбил по мнению многих.

Любая коммуникация предполагает определённые усилия: сформулировать мысль, проявить уважение, подумать о последствиях того или иного нашего послания и т. п. Часто к письменной коммуникации относятся как к небрежному сплёвыванию слов через щель в передних зубах. Тем самым, делая пребывание в цифровом пространстве жутко некомфортным, не эффективным, энергозатратным, а иногда и бессмысленным.

У меня очень тонко настроены радары на чувство такта и правила приличия. Усиливает это многолетний корпоративный опыт, где правила бизнес коммуникации срастаются с твоим рептильным мозгом и идут с тобой всю жизнь. Представьте мой культурный шок, когда 3 года назад я вышла на фриланс и стала получать множество странных сообщений, где с тобой даже не здороваются и что-то хотят от тебя в 10 вечера. Нет, нет, нет. Подумала я. Отсюда тогда и появилась идея — сделать пребывание в мире фриланса комфортнее и эффективнее для всех участников процесса.

Хочу поделиться с вами своим виденьем базовых правил письменной коммуникации в мессенджерах и почте. Ну или где там живут ваши бизнесовые переписки.

Человек представился нам определённым образом не зря. Ему комфортно слышать обращение к себе именно в такой форме. О любых видоизменениях имени собеседника следует спросить у него, ок ему такое обращение или нет.

Что делать, если вы проигнорировали чьё-то сообщение и обнаружили это через неделю. Или, и того хуже, вам нужно обратиться к этому человеку с вопросом или просьбой, а от него там висит сообщение, которое вы проигнорировали. В любой подобной ситуации самое лучшее решение – сказать как есть и извиниться за то, что так получилось.

Скажите сразу, в чём цель вашего сообщения. Уважайте собеседника и его время. Хотите позвать на встречу? Здоровайтесь, зовите на встречу. Хотите получить что-то от человека? Здоровайтесь и начинайте с сути.

В большинстве случаев это прочитается грубо. Даже если автор не закладывал эмоцию. Добавить несколько слов к этим репликам не займёт у вас много времени, но будет звучать гораздо мягче и станет шикарной инвестицией в ваше взаимодействие.

В самом начале общения с командой, заказчиками и прочими участниками диалога, обсудите ваш часовой пояс, рабочее время, часы для доступа в мессенджерах и для звонков. Если у вас есть общие чаты и виртуальные рабочие доски, закрепите эту информацию там по всем участникам. Договоритесь о часах синхронной и асинхронной работы (когда выполнение задач одного, не зависит от доступности другого). Не думайте, что если вы из Сеула, а ваш коллега/заказчик из Москвы, то всем и так всё понятно. Нет. Не понятно. До тех пор, пока вы это не проговорили и не зафиксировали договорённости.

Резюмируем. Письменная коммуникация — это дружелюбие, вежливость и конкретика.

Умение устанавливать контакт и коммуницировать в письменном виде играет роль нашей одежды и внешнего вида, благодаря которым мы производим впечатление при очном общении. Будете вы одеты опрятно и по ситуации или придёте на встречу с заказчиком в грязных растянутых трениках, решать вам. Но я голосую за первый вариант и действую в этом направлении.

Каждый день прикладная информация от меня о цифровой коммуникации, современном лидерстве и правильном фрилансе здесь.