Выбираем автоматизацию: интеграция Google Sheets и Битрикс24 или локальная разработка бронирования и учета ресурсов

Компании, ведущие учет бронирования и записи на прием, часто ищут варианты, как автоматизировать процесс записи и аналитики по посещениям. В статье расскажем, какие варианты решения задачи мы предложили фитнес-клубу, чтобы избавиться от рутины и увеличить прибыль.

К нам обратился большой спортивный центр. Учет тренировок по секциям и тренерам они ведут в Гугл таблице. По каждой секции заведены отдельные вкладки в Google Sheets. По вертикали записываются клиенты, а по горизонтали — даты посещения. Проблема такого подхода заключается в том, что "простыня" на каждой вкладке постоянно увеличивается, так как посетителей становится все больше и растет количество информации по их тренировкам. Нет фиксации данных в CRM, чтобы накапливать данные по клиенту в базе, где удобно видеть все взаимоотношения с клиентом (как давно с ним заключен договор и нужно выставить счет на продление, какие секции и у какого тренера посещал).

Клиент обратился к нам с вопросом: как связать Гугл таблицу с CRM Битрикс24? Да, с одной стороны, можно было бы вручную вносить сделки в Битрикс24 с полями по дате каждого посещения. Но это займет массу времени и, скорее всего, повлечёт ошибки…

Мы предложили другую идею: на каждое посещение автоматически формировать сделку в Битрикс24 со всей необходимой информацией из Гугл таблиц, а когда клиент приходит или не приходит, то у него в сделке обновляется стадия и запускается соответствующая автоматизация.

В таком подходе есть плюс: так как клиент привык вносить данные в таблицу, ему легче продолжать работать в таком формате, используя смартфон или планшет. Не нужно переучиваться, а только настроить автоматическую интеграцию таблиц Google с Битрикс24. Расскажем об интеграции подробнее.

1.1 Сначала мы настраиваем экспорт данных из Гугл-таблицы в Битрикс24 при обновлении строки:

1.2 Далее мы настроили сопоставление контактов по полю E-mail.

Интеграция ищет контакт в Битрикс24, если его нет, то контакт автоматически создаётся в CRM. После того как контакт создан либо он был создан ранее, автоматически добавляем новую сделку на конкретный интервал записи по клиенту из Google Sheets. Указываем направление сделки для конкретной секции и ответственного тренера.

1.3 Когда в GS делается отметка о посещении (меняется статус) по конкретному посещению, то стадия сделки автоматически меняется на нужную.

Но настройка такой интеграции — не единственный выход из положения. Мы также предложили клиенту воспользоваться нашей разработкой «Запись на приём» (в открытом доступе на Битрикс24.Маркет еще с 2017 года).

Приложение «Запись на приём» для клиента спортивного центра представляет собой интерактивную CRM-форму.

2.1. Клиент открывает форму на сайте и видит список тренеров, к которым можно записаться в желаемый день и время. Он сам выбирает нужного специалиста и удобное время для тренировки, фильтруя базу в Битрикс24 по нескольким полям "Специальность", "Дата/время", "Ф.И.О."

2.2 Данные о тренировке в приложение могут вноситься администратором /тренером или попадать из других источников: Лид, Сделка, телефонный звонок клиента. Приложение дает представление о загрузке специалиста в конкретный период (неделя, месяц, перечень дат).

Основной минус приложения — нет возможности его доработки (кастомизировать под конкретный бизнес), так как приложение уже выложено в Маркетплейс Битрикс24. Если требуется добавить еще один ресурс, например, спортивную секцию или зал, то потребуется локальная разработка, на которую уйдет время и деньги.

Мы предложили клиенту два варианта с позиции реализации: либо уход от Гугл-таблиц c помощью приложения «Запись на прием», либо настроить связку Google Sheets и Битрикс24. Оба варианта у нас входят в тарифный план Пинкит, который до конца января можно приобрести по акции: вы сами устанавливаете свою цену. Назовите цифру и мы разделим на нее стоимость Пинкит для вас!

А какой вариант вам больше по душе?

#пинкит_gs_битрикс24 #пинкит_запись_на_прием