Обзор Teamly - российский сервис для работы со знаниями

Я часто рассказываю о зарубежных проектах, аналоги которых можно запустить в российских реалиях. Среди моих подписчиков есть и разработчики. Сегодняшняя статья ориентирована на моих коллег, которым, хочется автоматизировать корпоративную документацию команды. В этом им может помочь отечественный сервис знаний для сотрудников Teamly.

Наша команда в разные периоды времени включает от десяти до пятнадцати разработчиков. В случае необходимости по узким направлениям, ради которых держать штатную единицу слишком невыгодно, мы привлекаем проверенных фрилансеров – их ещё около двадцати.

Для того, чтобы каждый новый специалист мог быстро въехать во внутреннюю кухню, на Google Диске у нас размещена определённая «база знаний», которая включает сведения по правильному написанию кода, сервисах, с которыми мы работаем, порядке создания модулей, которые мы уже делали, и прочие полезные сведения, которые наверняка пригодятся членам команды. Если в будущем у нас появится новый сотрудник, с помощью этой базы он быстро и легко вольётся в общий ритм.

Я выделил три категории веб-студий. Первая – новички, у которых всё на словах, чтобы зафиксировать какие-то конкретные вещи им достаточно пары гугл. документов. С учётом опыта их развития база знаний им пока не нужна: всё меняется слишком быстро, и актуальные сегодня вещи через пару месяцев будут уже нерелевантны. Об особенностях работы компании новичкам рассказывает основной веб-разработчик.

Когда команда становится побольше (как наша), и уже наклёвывается определённый структурированный алгоритм работы с конкретным стеком, у них начинают плодиться документы. К примеру, у нас на Google Диске в районе ста файлов разной степени проработанности, расположенных в разных папках: каждому новому специалисту «по скрипту» порционно выдаётся определённая информация, чтобы он понемногу вникал в схему.

Когда команда студии увеличивается до 20+ сотрудников вплоть до сотни-двух, документация должна быть организована по максимуму. Речь уже не о сотне документов, кое-как раскиданных по Гугл. Диску, всё должно тщательно поддерживаться и своевременно обновляться техническим директором. Главная сложность здесь не в том, чтобы всё это написать, а в том, чтобы донести это до каждого из десятков сотрудников. И даже не один раз, ведь при каждом изменении информации они должны с ней ознакомиться, принять и своевременно усвоить.

Признаюсь, наша ситуация меня напрягает: появление новых сотрудников требует осуществления массы ручных действий, и весь этот алгоритм хочется автоматизировать. Плюс непонятно, сколько мы вообще просидим с Гуглом: может, завтра он решит заблокировать всех русских. Именно поэтому я принялся за поиски аналогов, и довольно скоро наткнулся на интересный российский сервис Teamly.

Teamly сделали ребята из QSOFT. Как я понимаю, сначала они создали его исключительно для внутренних нужд, и только потом решили сделать его отдельным продуктом. По сути, этот продукт стал отдельным стартапом, просто основателем являлась непосредственно команда разработчиков. Чем же он лучше того же Гугл. Диска?

Первое – это уведомление. Вся команда, которая есть в проекте, при изменении того или иного документа, относящегося к отделу, получает уведомление об изменении документа. Рядовой разработчик может с ним ознакомиться и узнать, что изменилось.

Второе – это разделение на группы. В больших командах есть направления по HR, обычные разработчики, менеджеры и т. д. Обычному разработчику, который пишет код, без разницы, какие есть стандарты у менеджера: ему эта информация попросту не нужна. В Teamly реализовали разделение по «тегам»: каждого специалиста приписывают к определённой группе, и он видит только те документы, которые к ней относятся (разумеется, один документ может расшариваться на несколько групп).

Третье – ознакомление с этой информацией заказчика конманды. По-видимому, стартап преподносит себя не только как инструмент для внутреннего использования, но и как способ налаживания коммуникации с заказчиком. Например, менеджер ведёт проект, выкладывает данные, предоставляет клиенту гостевой доступ, и тот может ознакомиться с открытой для него информацией. А по необходимости – написать комментарии, предложить правки и т. д. В каком-то смысле это шаг в сторону ERP, правда, весьма простого ERP, основанного на работу с документами, а не корпоративными связями, логикой процессов и прочего.

Типовые моменты аля «регистрация», «настройки профиля» я опущу, поскольку они в принципе одинаковы везде.

Главная

Здесь, как я понял логику проекта, выводятся все новые статьи, которые относятся к моему уровню доступа. Если я админ, я вижу всё, что создали мои сотрудники, имеющие права на создание. Если я рядовой сотрудник группы разработки, я вижу те записи, которым присвоен соответствующий тег.

В «Моей ленте» можно настроить вывод записей по разным фильтрам. Для классической студии это, пожалуй, избыточно, но не помешает.

Самый важный на мой взгляд экран – это «Уведомления». При изменении данных главная проблема – в донесении этих изменений до сотрудников, и уведомления решают именно этот вопрос. Здесь отображаются изменения прав доступа и обновления по самой системе. Также обновления дублируются в соседний экран (для доступа к которому нужно нажать на колокольчик).

Личное пространство

Тут – всё, что относится к моему личному пространству: если я, как разработчик, готов что-то сделать, написать или прокомментировать, я могу собрать их в это подобие внутреннего блога. Мне эта система напоминает VC и прочие подобные проекты.

В работе

Опять же, сюда выделили всё, что относится к моему профилю как редактору. Записи «на утверждение» можно посмотреть, отредактировать, добавить в избранное и пр. – очень похоже на тот же Google Docs, и это плюс, так как переход с прежнего редактора на новый не вызовет сложностей.

«Черновики», «Ожидают публикации», «На доработку» — всё это статусы статей, которые ещё не опубликованы, но находятся в работе.

Избранное

Здесь можно найти важные документы или статьи, которые пользователь отмечает для себя. Редакторы сюда могут добавлять то, что нужно проверить, а рядовые сотрудники – то, что используют чаще всего, чтобы иметь к нему быстрый доступ.

Аналогично есть «Недавние», «Популярное» — всё, что касается сотрудника и позволяет ему не рыться в огромном архиве, а быстро находить документы для повседневной деятельности. Чем система и кардинально отличается от Гугл Дока, в котором документы максимум отсортированы по папкам.

Пространства

Пространства – как раз та самая группировка по направлениям деятельности, причём распределение может осуществляться как по сотрудникам, так и по другим категориям. Например, по особенностям того или иного софта или скриптам взаимодействия отделов, то есть кроме вертикальной структуры взаимодействия можно настроить ещё и горизонтальную.

В выпадающих окнах отображаются быстрые переходы, можно кликнуть, ознакомиться с документами и создать статьи при наличии соответствующих прав.

Файлы

Тут расположено хранилище файлов, которые относятся к статьям, но могут часто использоваться и без них. Например, шаблоны коммерческого предложения, договоров и др. Получается, что при устройстве на работу менеджер по продажам изучает информацию по скрипту, а нужные шаблоны для повседневной работы находит в «Файлах».

Обучение

На базе статей можно также сделать тесты: получается нечто вроде микро-LMS для сдачи экзаменов. В нашем примере – курс по AGILE: можно посмотреть, сколько пройдено уроков, сколько их всего, сколько есть материалов и заданий. Курсы можно читать, удалять из своих, есть теги и фильтрация по этим тегам.

К каждому материалу может быть добавлен тест по теме. Для руководителей продаж, технических директоров или ПМ-ов это очень удобно: вместо того, чтобы слушать менеджера по продажам и корректировать его из раза в раз, тыкая его в скрипт, который он должен был перед этим изучить, можно дать ему материал на изучение и тест. Если он сдаёт его успешно, я получаю уведомление и зову на разговор, в ходе которого задаю каверзные вопросы сверх базовой программы и пытаюсь завалить. Очень экономит время.

Тесты и опросы выведены в специальный раздел, чтобы к ним в любое удобное время можно было легко вновь вернуться.

Важное

Здесь можно быстро кликнуть на всё то, что добавлено в избранное. Расположен элемент меню в шапке, поэтому к нему можно перейти с любой страницы, в том числе и с главной.

Создать

При наличии прав доступа можно создавать контент: статью, пространство, папку или хранилище. Тоже напоминает Google Docs, только кроме вертикальных структур можно делать и горизонтальные.

Поиск

Нужная и незаменимая классика для поиска требуемой информации: ничего лишнего, находится всё.

На этом по интерфейсу всё. Добавлю, что на базе гибкой структуры сервиса можно создать проекты с доступом для заказчика. Все материалы, относящиеся к конкретному клиенту, будут собраны в определённом каталоге: любой файл, начиная с ТЗ и заканчивая согласованными материалами, доступен по клику.

Какие ещё сервисы совместной работы Вы знаете и пробовали ли Teamly? Если да, то какие впечатления остались?