Как не потерять миллион рублей или почему важно вовремя отправлять акты выполненных работ/оказанных услуг

Всем привет!
Сегодня юрист нашей компании Олег Калашников рассказал о том, почему критично важно вовремя согласовывать и подписывать акты выполненных работ / оказанных услуг. Если же этого не делать, то это чревато финансовыми потерями.

Статья будет полезна, тем кто работает по законодательству РФ:
- начинающим предпринимателям,
- менеджерам проектов,
- специалистам продаж,
- руководителям.

Почему мы решили затронуть эту тему?

Когда-то давным-давно у основателя JDPlex был первый бизнес, тоже IT-компания, но, как часто это бывает у неопытных предпринимателей, первый блин вышел комом.

Самый показательный кейс, над которым трудилось несколько человек, заключался в том, что в максимально сжатые сроки нужно было сделать несколько приложений и параллельно решать проблемы с заказчиком, который никак не мог определиться с ТЗ, и все изменения в работе проводились в супер экстремальном режиме по ходу разработки, так как сроки были очень и очень незначительные.

Да, тогда команда закончила все работы и почти вовремя, проект был сдан, использован заказчиком, но акты выполненных работ вовремя отправлены не были. Зато было все остальное:
- гарантийное письмо об оплате от заказчика,
- официальные съемки для Youtube-канала, где все используемые продукты были видны (и даже те, которые заказчик забраковал, но тем не менее использовал),
- многочисленные заверения, что все будет оплачено и все будет хорошо :-).

Начинающим предпринимателям, особенно тем, которые входят в бизнес из специалистов, порой сложно поверить в то, что какие-то юридические моменты наподобие вовремя подписанных актов вообще могут быть хоть как-то важны для классного и взаимовыгодного сотрудничества.

Однако, несмотря на все попытки угодить заказчику и спасти проект, после его сдачи вылился шквал негатива на команду и нежелание заказчика подписывать акты, которые были отправлены со значительной задержкой.

В итоге после долгой паузы и судебных разбирательств денег получено не было, и основной причиной для этого стало то, что акты не были отправлены вовремя, а доказать отправление результата было сложно, поскольку переписка с заказчиком осуществлялась на доверии.

Таким образом был потерян почти миллион рублей.

Как уже стало понятно, достаточно часто предприниматели могут встретиться с ситуацией, при которой они, как исполнители, выполняют работы или услуги по договору, а заказчик уклоняется от принятия этих работ или услуг, или вовсе не выходит на связь по различным причинам, особенно после того, как исполнители направили ему результат выполненных работ (в интернет-мессенджере или по электронной почте).

Рассмотрим, например, ситуацию, при которой исполнитель заключил с заказчиком договор на выполнение работ (подряд), по которому он обязуется выполнить работы в определенные договором сроки.

Так, согласно ст. 702 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ):

Действующее законодательство РФ в ст. 720 ГК РФ говорит нам, что заказчик обязан в сроки и в порядке, которые предусмотрены договором подряда, с участием подрядчика осмотреть и принять выполненную работу (ее результат), а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе немедленно заявить об этом подрядчику.

Однако, все мы прекрасно понимаем, что принимать работу при прямом участии подрядчика, особенно в IT, часто не возникает нужды, и подрядчик просто направляет результат работы, а заказчик уже рассматривает ее самостоятельно и принимает решение по ее принятию.

Акт выполненных работ является одним из видов первичной документации, которая подтверждает, что обязательства, которые были закреплены в договоре, полностью исполнены и соответствуют качеству, закрепленному в договоре. Важным моментом здесь является то, что акт выполненных работ является двусторонним документом, который подписывается обеими сторонами заключенного договора.

Чаще всего форма акта утверждается сторонами при подписании договора, но может также быть создана непосредственно исполнителем перед направлением такого акта в сторону заказчика. Однако, в акте выполненных работ должно быть в любом случае отражено наименование и дата договора, на основании которого составлен акт, реквизиты сторон, а также должны быть обязательно указаны работы, стоимость и дата заключения такого акта.

Стоит отметить, что чаще всего в договоре предусматривается срок для приемки выполненных исполнителем работ и срок для направления заказчиком подписанного акта выполненных работ. Так в случае, если заказчик в течение установленного срока не произвел приемку и не направил мотивированного отказа в приемке выполненных работ, такие работы считаются выполненными и принятыми заказчиком.

Если же такое положение в договоре отсутствует, то в п. 6 ст. 720 ГК РФ говорится, что

Но в заказной разработке, например, такой вариант применяется крайне редко. Однако, по аналогии можно применять п. 4 ст. 753 ГК РФ, где указывается, что

Если вы выполнили работу, отправили результаты заказчику, то, наверняка, без знания этих тонкостей, вы можете подумать, что у вас есть доказательства выполнения работы, что свою часть сделки вы выполнили, а равно этому можете спокойной претендовать на оплату выполненных работ, прибегая к помощи судебных инстанций. Однако, не все так просто, как может показаться, особенно если заказчик «как сквозь землю провалился», при этом задолжав вам еще сумму денег.

Действительно, встречаются мнения судов, где передачу результата выполненных работ можно подтвердить перепиской в интернет-мессенджерах или по электронной почте. Для этого, прежде всего, вы заранее должны были указать в договоре в качестве условия, что переписка сторон и обмен значимыми юридическими сообщениями может осуществляться посредством электронного обмена сообщений в конкретных интернет-мессенджерах или по электронной почте с обязательным указанием электронных адресов сторон.

Как следует из Постановления ФАС Дальневосточного округа от 05.08.2014 N Ф03-3226/2014 по делу № А73-12821/2013, переписка сторон по электронной почте может быть признана доказательством своевременного направления результата работ заказчику, если возможность передачи такого результата в электронном виде предусмотрена в договоре. Однако, такую переписку вам необходимо заверить у нотариуса, чтобы суд наверняка принял ее в качестве доказательств, что может обойтись в «круглую» сумму денежных затрат.

Таким образом, если в вашем договоре не была согласована возможность направления результата работ посредством электронной почты, то суд откажет вам в том, что вы своевременно направили результат работы заказчику.

Стоит также отметить, что текущая судебная практика периодически принимает в качестве допустимого доказательства исполнения обязательств по заключенному договору переписку в интернет-мессенджере, но при обязательном условии, что она осуществляется лицами, обладающими соответствующими полномочиями (Постановление АС Дальневосточного округа от 22.09.2020 № Ф03-3648/20).

Однако, в данной ситуации вам также придется надлежаще доказывать в судебном порядке, что именно вы и именно заказчику направили именно ту самую работу, что была оговорена условиями договора, что чаще всего бывает затруднительно со стороны действующего законодательства. В данном случае может даже понадобиться привлекать экспертные организации, которые проведут экспертизу с целью установления соответствия результата работ условиям, которые были согласованы сторонами в договоре.

В пример можно привести дело № А32-7562/2020, где Верховный суд согласился с доводами нижестоящих инстанций о том, что переписка сторон посредством обмена сообщениями по электронной почте и через интернет-мессенджер не может быть доказательством оказания услуг. Загвоздка кроется в том, что она не подтверждает ни объем оказанных услуг, ни стоимость оказанных услуг. Также стоит отметить, что вышеуказанная переписка сторон не содержит какой-либо объективной информации о конкретном отправителе сообщений (фамилия, имя, отчество стороны). Также суды указывают, что поскольку переписка сторон не заверена оператором связи, то невозможно подтвердить ее достоверность.

Также в пример можно привести Постановление № Ф02-3133/2018 от 18.07.2018 г. по делу № А58-7306/2017, в котором суды отказали исполнителю во взыскании задолженности в силу того, что договором, заключенному между сторонами, было согласовано, что по окончанию оказания услуг исполнитель предоставляет заказчику со своей стороны акт оказания услуг, а заказчик в течение трех дней утверждает акт оказания услуг или направляет исполнителю мотивированную претензию к качеству оказанных услуг. Однако, исполнитель не смог предъявить на обозрение суда акты оказанных услуг, а также доказательства их направления в адрес заказчика. Важно также отметить, что исполнитель не предоставил документов, подтверждающих волеизъявление заказчика на оказание ему услуг (заданий, заявок), которые были предусмотрены согласованным сторонами договором. При таких обстоятельствах суд счел недоказанным факт выполнения услуг, их объем и стоимость, что повлекло за собой невозможность взыскания каких-либо сумм с заказчика.

Прежде всего необходимо направлять акт выполненных работ в сторону заказчика совместно с результатом работ в указанный срок.

Если вы согласовали в договоре конкретные электронные адреса сторон, то можно направлять по электронной почте. Если же заказчик не отвечает на ваши сообщения, то необходимо в кратчайшие сроки направить акт выполненных работ на бумажном носителе на юридический адрес заказчика посредством обычной почтовой корреспонденции с обязательною описью вложения, чтобы наверняка подтвердить факт направления.

Почему важно отправлять акты выполненных работ вовремя?

Стоит отметить, что еще в Постановлении Президиума Арбитражного суда РФ от 09.10.2012 г. № 5150/12 судом было указано, что акт сдачи-приемки выполненных работ, является доказательством факта сдачи подрядчиком заказчику результата выполненных работ.

Заметьте, не факт передачи кода или баннера от вашего дизайнера, а именно акт выполненных работ будет рассматриваться судом как фактическая сдача работ, разбираться в том, что вы отправили какой-то код, никто не будет.

Также, в соответствии с разъяснениями, которые содержатся в пункте 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 № 51, факт сдачи подрядчиком заказчику результата выполненных работ является основанием для возникновения обязательства заказчика по их оплате. Впоследствии Президиум ВАС РФ неоднократно подтверждал данный вывод, отмечая, что риски неисполнения обязанности по организации и осуществлению приемки результата работ по умолчанию несет заказчик. Согласно ст. 711 ГК РФ если договором подряда не предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или отдельных ее этапов, заказчик обязан уплатить подрядчику обусловленную цену только после окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок, либо с согласия заказчика досрочно.

Таким образом, до сдачи заказчику результата работ подрядчик не имеет права требовать оплаты таких работ.

Т.е., если у вас отсутствует возможность доказать факт того, что результат работ вы направили вовремя, суды будут ссылаться на дату отправки актов выполненных работ. А если вы направили акт выполненных работ позднее срока, установленного для сдачи выполненных работ, то вы нарушили обязательства, и заказчик в соответствии с п. 3 ст. 708 ГК РФ имеет право на применение неустойки, штрафов, возмещения убытков или же в полном объеме отказаться от исполнения договора и потребовать компенсации убытков.

Направляйте акты выполненных работ день-в-день по договору, когда вы заканчиваете работу, и будет вам счастье и выручка!

Кстати, выручка — это только те деньги, которые вы закрыли актами, в противном случае это еще не ваши деньги, а невыполненные обязательства.
Спасибо, что дочитали до конца!)
Мы приглашаем вас в наш юридический телеграм-канал, где вы сможете почерпнуть ряд полезных для себя мыслей и практик.

#longread #юридические_вопросы #it