Добрый день, к сожалению не очень понял, в чем проблема была с Битрикс24, сам в нем работаю уже много лет и поводу проблем:
1. Информирование. Есть приложение, лента оповещений, е-мейл оповещения, мобильное приложение, которые моментально оповещают о комментариях, изменениях статуса, создании задачи или ее редактировании.
2. Как CRM для рабочей группы также отличный инструмент, есть фильтры, канбан и тд, все настраивается по проект и тд (есть и в других CRM)
3. Бесплатный таймтрекер (не всем нравиться но все же). Я например пользуюсь, это позволяет актуально оценить результативность

Скорей всего в данном случае основной проблемой стало то, что сотрудники негативно восприняли внедрение CRM (если сразу было понятно что только под угрозой штрафов они туда зайдут).

По поводу месенджеров и таблиц этот способ хорош только когда заданий мало и на моем опыте когда они крупные. Если много мелких задач + с десяток проектов с месенджерами Вы что-то либо забудете либо больше времени будете тратить на напоминание, когда в Битриксе поставить задачу и описать минутное дело. Если у Вас проблема с информированием, то таблица для Вас худший вариант, она точно ни чего не отправит и не скажет, и если Вы не пишите лично или исполнитель очень ответственный и постоянно смотрит изменения в Гугл таблице (что очень редко бывает), то и информирования по сути не будет.