Мнение российского бизнеса: какие рабочие процессы нужно перевести в электронную форму
Отвечают представители Yota, ABBYY, Skyeng и других компаний.
В начале апреля 2019 года Пенсионный фонд России отменил выдачу бумажных СНИЛС — зелёных карточек с номером индивидуального лицевого счёта. Теперь эта информация будет храниться в электронном виде.
И хотя это событие напрямую не влияет на бизнес, мы поинтересовались у топ-менеджеров российских компаний, что тормозит развитие бизнеса и какие процессы было бы неплохо оцифровать.
Документооборот в бухгалтерии
По словам HR-директора Yota Ольги Ионовой, количество документов в компании зависит от её величины, динамики роста, количества партнёров, объёма командировок и текучести кадров.
Чтобы не увеличивать штат сотрудников, многие компании стараются автоматизировать работу с бумагами с помощью ERP-систем (SAP, Oracle, «1С») или передают её на аутсорс.
Несмотря на то, что инструментов для автоматизации бизнес-процессов достаточно, часто их использование упирается либо в законодательные ограничения, либо в высокую стоимость реализации электронного документооборота полного цикла.
Например, упрощение требований к внедрению электронной подписи позволило бы существенно упростить документооборот и убрать рутину.
Обработка данных
Генеральный директор «ABBYY Россия» Дмитрий Шукшин говорит, что переход на электронные документы не всегда гарантирует ускорение процессов и улучшение качества услуг.
Дело в том, что ведомства часто обрабатывают данные (даже представленные в электронном виде) вручную. В результате появляются опечатки и ошибки, информация теряется, иногда приходится несколько раз предоставлять одни и те же документы за прошлые периоды.
Ускорить процесс можно с помощью «умных» технологий, которые автоматизируют ввод, обработку и извлечение ценной информации.
С ними можно быстро оцифровать огромные объёмы документации, найти значимые данные и принять решение за несколько дней, а иногда и часов.
Согласование и оформление договоров
По словам коммерческого директора корпоративных продаж Skyeng Ирины Разнатовской, в 2018 году компания тратила «астрономические суммы на юридический пинг-понг».
На составление, уточнение и согласование одного договора уходило в среднем два месяца. Теперь, с переходом на договор-оферту, весь процесс занимает всего один день.
Следующей «болью», которую автоматизировала компания, стало выставление актов выполненных работ.
Чтобы оптимизировать процесс, мы синхронизировали две базы данных формирования актов выполненных работ. В результате стали делать меньше ошибок в документах, а сам процесс их выставления стал более чётким и эффективным.
Мы отправляем акты в электронном виде везде, где только возможно. Но пока только 22% компаний, с которыми мы работаем, пользуются электронным документооборотом. Остальные по привычке делают всё через почту и курьеров.
О сложностях при согласовании документов говорит и HR-директор группы Essilor в России Надежда Брайнис. По её словам, даже простая заявка на подбор нового сотрудника в бумажной форме может стать проблемой.
Для этого нужно собрать подписи и согласия от всех ответственных лиц, кого-то из них может не оказаться на рабочем месте, на разных этапах подписания документы регулярно теряются.
Прежде чем внедрять автоматизацию, нужно упростить сами процессы: создать шаблоны документов, которыми сотрудники смогут пользоваться, уменьшить количество подписантов с пяти до двух и чётко распределить, кто за что отвечает. Только после этого следует приступать к выбору оптимальной платформы и переводу документооборота в электронный формат.
Если говорить о пожеланиях на будущее и ближайших планах по оцифровке, то мы хотим найти решение для перевода расчётов премий из Excel на ту же платформу, где реализована система ежегодной эффективности работы сотрудников. Благодаря этому мы смогли бы решать несколько задач одновременно и на одной платформе.
Логистика документооборота
По мнению основателя и генерального директора «Нетологии-групп» Максима Спиридонова, основная сложность в области бизнес-процессов лежит не в оцифровке, а в самой логистике документооборота.
Например, в Германии в качестве первичной документации по сделкам достаточно счёта. В России для той же процедуры нужны договор, акт выполненных работ и счёт-фактура. Даже если перевести передачу этого перечня документов в электронный вид, временные затраты специалистов меньше не станут, уверен предприниматель.
Более эффективным шагом будет оптимизация процесса в целом и сокращение количества обязательной первичной документации. Следующим шагом может быть перевод взаимодействия всех заинтересованных сторон в цифровой вид, что государство и так уже делает в разных направлениях.
О логистике документооборота говорит и основатель производственной компании MiMi Артём Ружейников. Предприниматель называет бумажные документы «атавизмом в век онлайн-технологий».
У нас достаточно большой документооборот, связанный со всеми отгрузками: счета, товарно-транспортные накладные, доверенности. Например, мы из Самары покупаем что-то в Москве, заказываем курьерскую службу, а поставщик не отдаёт продукцию, потому что у водителя нет доверенности. А мы, в свою очередь, не можем знать заранее, какой водитель у нас будет. Так получается ловушка.
Поэтому было бы здорово, если бы появилась единая торговая система, где можно поставить свою электронную подпись, которая заменит печать на доверенности. Такая функция не только минимизировала бы бумажную волокиту, но и ускорила бы коммерческое взаимодействие.
Нужно избавиться от того маразма в электронном документообороте, что есть сейчас.
Первое - электронная подпись должна быть человека. А не компании. И не должно быть 20 подписей у компании - для фнс, Росреестра, этп и тд. Должна быть одна у директора, и у сотрудников, кому дали доверенность. Доверенность должна быть электронной (реестр как у нотариусов).
Второе. Онлайн кассы должны быть для приёма налички. Если нужно принять безнал - должно хватать квитка от терминала или сообщения от интернет-эквайринга. Не нужно двойного фиксирования безналичного перечисления. Онлайн-отстукивание в фнс при безнале должно быть функцией банка.
1. пока электронная подпись будет товаром - ваше условие не выполнимо.
2. банки никому ничего не должны, это только им все всегда должны за собственные деньги - представляете сколько будет стоить их услуга по "отсукиванию"
;-)
Как ведется ЭДО в бюджетных организациях:
Секретари распечатывают электронный документ из системы ЭДО(пришедшее поручение из вышестоящей инстанции) и несут к начальнику на просмотр, тот сидит и отписывает его на конкретного специалиста. После выполнения специалист относит документ на проверку начальнику, тот его просматривает и подписывает. Затем распечатанный документ сканируется и загружается в систему ЭДО. Если используется ЭП, то секретарь еще и подписывает его подписью начальника. Как-то все не так работает, как предполагалось.
Самое удивительное, что для ЛПР это быстрее
При мне руководитель за 10 минут расписал 150 счетов.
Потом то же самое попытался сделать в ЭДО клиенте (отправить специалисту в электронном виде), в минуту у него получилось обрабатывать 2-3 документа.
При этом глаза уставали гораздо больше.
Мне самому предстоит придумывать очередной интерфейс согласования.... но скорости росписи на бумажке достичь нереально.
Для ЛПР польза появляется только тогда, когда данные можно формализовать (парсинг, OCR...)
и сразу в системе выдать ему советы/данные из ИС компании.
В вашем случае сделали то, что сначала согласовывает специалист а потом... все равно бумага начальнику.
Люблю такие заголовки, интересно кто дал право перечисленным компаниям говорить от имени всего бизнеса)
А кто дал вам право говорить от имени Стаса? Покажите доверенность!
Мне больше нравится, что рядом с таким мастодонтом как Аби - Скайэнг...