Правила эффективной онлайн-коммуникации внутри компании
Эффективная коммуникация - ключевая составляющая успешной работы в команде. Но давайте будем честными: бывает, что мы забываем о важности правильной коммуникации и это может приводить к разным негативным последствиям.
В этой статье HR менеджер BSL Юлия поделилась несколькими советами, которые помогут стать более эффективными в общении, избежать недопонимания и конфликтов, а может быть, даже сохранить чьи-то нервные клетки. Читайте материал и узнаете, какие простые шаги могут повысить продуктивность вашей коммуникации.
Правила переписки в Slack
Slack - основной инструмент для деловой переписки внутри многих IT компаний, где можно оперативно решать повседневные задачи. Однако, при переписке с коллегами у нас нет возможности использовать невербальные средства общения, и поэтому иногда мы можем неправильно истолковать смысл полученного сообщения.
Следуйте простым правилам, и находить с коллегами общий язык по переписке станет намного легче:
- Старайтесь сразу перейти к сути вопроса в своих сообщениях. Так вы сэкономите ваше с коллегой время, если убрать необходимость уточняющих вопросов (на сколько это возможно). Сравните:
Первое сообщение требует со стороны собеседника выявить, что конкретно не понятно, и потратить намного больше времени на переписку с коллегой.
- Убедитесь, что ваше сообщение легко воспринимается. Используйте четкие фразы и избегайте использования “лишних“ слов, не несущих смысловой нагрузки. Лучше всего, если сообщение можно прочитать за один раз.
- Не используйте голосовые сообщения в рабочих целях. Они занимают гораздо больше времени, чтобы их прослушать, а если в будущем придется вернуться к переписке, это будет очень трудно. Если нет другого варианта и действительно нужно отправить голосовое сообщение, стоит спросить у собеседника, можно ли ответить на его вопрос голосом. И не забудьте объяснить, почему вам приходится использовать голосовые сообщения вместо текстовых.
- Используйте теги для упоминания людей. Если хотите обратиться к конкретному сотруднику в Slack, используйте теги (@имя пользователя). Это поможет им не пропустить важное сообщение, а вам увеличит шансы на получение оперативного ответа.
- Не отправляйте много сообщений подряд. Если возникло желание отправить несколько сообщений, попробуйте объединить их в одно, чтобы не создавать слишком много шума в чате.
- Используйте функцию “Reply in thread“. Это поможет сгруппировать ваши переписки с коллегами по конкретным темам или вопросам. В дальнейшем, если вы захотите что-то найти в чате, это упростит поиск.
Старайтесь соблюдать тайминги ответа. Согласитесь, не очень приятно, когда вы пытаетесь достучаться до коллеги, но в ответ не получаете ни одного сообщения. Или получаете спустя день. Норма ответа на сообщение - 15 минут.
А что, если я занят (-а) / на дэй оффе / в отпуске или просто не могу каждый 15 минут проверять мессенджер?
1. Используйте сервис для планирования встреч, например google-календарь, и по возможности отражайте там свою занятость. Синхронизируйте Slack и Google Календарь. Если у вас будет идти встреча, коллеги увидят это в вашем статусе.
2. Если вы заняты и не можете ответить в ближайшее время, предупредите коллегу и примерно обозначьте, когда сможете дать ответ.
3. Если у вас больничный/day off/отпуск/обед, отражайте это в статусе Slack. Там же ставьте сроки своей занятости.
- Отслеживайте свои эмоции. Вас задело/расстроило/разозлило какое-то сообщение? Понимаем, это нормально и такие ситуации происходят со всеми. Дайте себе время для того, чтобы успокоиться, “экологично“ проживите свои эмоции и только когда вы поймете, что готовы к конструктивному диалогу, продолжайте его.
- Не забывайте об эмпатии и эмоциональном интеллекте. Важно, чтобы ваши сообщения не задевали чьи-то чувства. Обращайте внимание на тон коммуникации, избегайте сарказма, оскорблений, манипуляций во всех проявлениях. Помните, что все мы разные - и это нормально. Важно учитывать, что мы работаем с людьми из разных стран и культур, и поведение и коммуникация могут быть восприняты по-разному.
Правила коммуникации на созвонах
- Тишина и внимательность к окружающей обстановке. Попробуйте выбрать тихое и спокойное место для встречи, где не будет посторонних шумов и раздражающих факторов. Выключайте микрофон, если не говорите.
- Не опаздывайте и не уходите во время встречи. Приходите на встречу вовремя. (Лучше подключиться заранее, чем опоздать), и не уходите раньше, чем это нужно. Если вы заранее знаете, что вам нужно уйти раньше, предупредите об этом коллег. Также, когда покидаете встречу, напишите в чате о том, что вам пора.
- Используйте функции Google Meet. Пишите в чат, если у вас есть дополнительные вопросы или комментарии. Используйте функцию поднятия руки. Это поможет избежать прерывания речи других участников и увеличит продуктивность общения.
- Обозначьте тему и цели встречи при ее планировании. Добавьте описание для того, чтобы все понимали, для чего мы созваниваемся и не отходили от темы. Если к встрече необходимо подготовиться - предупредите об этом коллег в общем чате.
- Для организатора встречи: фиксируйте результаты и договоренности, к которым вы пришли, в общем чате. Назначайте ответственных за поставленные на встрече задачи.
- Помните об уважении и этикете. Не позволяйте себе высказываний, которые уместны только в кругу друзей. Старайтесь избегать шуток, которые могут оскорбить кого-то, также задеть из-за культурных особенностей.
Книга по теме:
Если вам интересно погрузиться в тему эффективной онлайн коммуникации и деловой переписки советуем прочитать :
Отличный чек-лист, всё очень знакомо. Особенно про ответы в тредах, фиксирование договоренностей и синхронизацию с календарем. Жаль, что на статусы не каждый коллега в спешке обращает внимание)
Дарья, спасибо за обратную связь! Очень рады, что вам понравился материал нашей команды) Про спешку и статусы, действительно, все так. Возможно, иногда это еще и про неосведомленность (что это за смайлик коллега поставил!?) Но если практику сделать регулярной рутиной и ознакомить с ней команду, то и коллеги привыкнут и будут терпеливо ждать, когда вы освободитесь с очередного совещания, например)