Как не потерять 4 миллиона или топ методов управления рисками? Подробный инструментарий

Мы потеряли 4 миллиона, просчитались с оценкой проекта. Поняли, что это не норма. Разработали четкую стратегию работы, внедрили методы управления рисками компании. Сейчас с нами сотрудничают крупные клиенты, как: РЖД, газпром, ростелеком, jacobs, LCG, ariston, club 500 и другие. Обо всем рассказываем в статье.

В прошлой статье, которую Вы можете прочитать здесь, мы поделились нашим факапом, как мы потеряли 4 миллиона и просчитались с оценкой проекта из-за не налаженных бизнес-процессов, пробелов в коммуникации и неопытности.

Данный опыт с потерей 4 миллиона, который был для нас банкротством на том этапе, мы трансформировали в разработку четкой стратегии работы и вывели для себя конкретные методы управления рисками компании.

Это не история успеха, мы прошли путь с негативным опытом, постоянный анализ и внедрение всех инструментов, про которые мы рассказали в статье, принесли результат.

Статья для руководителей агентств/компаний. Разберем ТОП методов управления рисками компании, которые мы включили в наш процесс-работы после неудачного опыта. Расскажем, что в них входит и какие результаты мы получили.

Итак, что мы внедрили и что помогает нам строить долгосрочные и качественные сотрудничества с нашими клиентами?

Данные методы — ключ от всех рисков, которые могут быть на каждом из этапов работы с заказчиками.

Переходим к ТОП методам управления рисками:

— Разграничили модели сотрудничества.

Выделили для себя три модели: Fix Price, Time&Material, Retainer. По каждой из них мы определили ключевые показатели: типы продуктов, сроки реализации, цели проекта и другое. Это внесло понимание и ясность на каждом этапе работы с заказчиком. В настоящее время, на модель Fix Price заходят только небольшие проекты.

Что из себя представляет каждая модель сотрудничества представили в таблице:

— Внедрили фазу предпроектного изучения потребностей — дискавери.

После данного этапа заказчик получает все артефакты, необходимые для старта разработки. Имеет понимание, как будет происходить процесс работы — представляем детализированный бэклог, то есть перечень функциональностей продукта и их описание. Также, нам важно, чтобы клиент понимал, что он может получить на выходе. Мы демонстрируем схематичное изображение конечного продукта — вайрфреймы экранов.

Также, в зависимости от модели сотрудничества, зависит детализация проработки артефактов на фазе дискавери.

А при необходимости и потребности клиента, мы включаем маркетинговое исследование, планирование бизнес-модели, расчет окупаемости продукта, анализ целевой аудитории, анализ конкурентов и другое.

Прикладываем шаблоны того, что получает заказчик после дискавери:

Детализированный бэклог:

Финмодель:

roadmap проекта:

Вайрфреймы:

— В случае небольших проектов по Fix Price — мы максимально детализируем ТЗ с описанием всех технических аспектов. Это трудоемкий и времязатратный процесс, но при такой модели от этого не уйти. И скорее хорошо, это помогает представить целостную картинку клиенту, чтобы избежать недопониманий уже в начале пути с обеих сторон и не тратить время зря.

— Наладили структуру документации, определили обязательные артефакты перед стартом работ. В них включили: схема бизнес-процессов, документ V&S, вайрфреймы. То, о чем говорили выше.

— Только после того, как завершили фазу дискавери, мы приступаем рассчитывать ориентировочную вилку стоимости проекта.

— Организовали процесс предварительной оценки проекта. Разделили смету по зонам ответственности, по техлидам и руководителям отделов.

— По проектам Fix Price, даже с учетом максимальной детализации — мы закладываем риски 30-50%.

— После подписания договора с заказчиком мы определили шаблон документации на каждом проекте, в который обязательно включены: устав проекта, термины, сокращения, роли продукта, матрица заинтересованных лиц, матрица рисков проекта, общая документация проекта, тестовая документация, описание функциональности частей системы, описание релизов, доступы, реестр вопросов и принятых решений. Всю документацию ведем в Confluence.

— Матрица рисков — это один из важных документов на проекте. В матрицу рисков мы собираем все риски проекта, со всех сторон: команда, стейкхолдеры, подрядчики. Оцениваем вероятность возникновения и степень влияния риска на проект. В соответствии с матрицей разрабатываем план действий по каждому отдельному риску, с целью перенести риски из «красной" зоны в "желтую", из "желтой" в зеленую». Наша команда работает с матрицей на протяжении всего проекта.

— По каждой должности и отделу разработали регламенты и чек-листы действий по всем сценариям на проекте. У нас каждый сотрудник знает алгоритм, который нужно выполнить в различной ситуации.

— В качестве таск-менеджера перепробовали разные инструменты: Jira, Яндекс Трекер, Битрикс скрам. Но вне конкуренции остается Jira. Она максимально помогает оптимизировать работу команды.

— Выстроилили систему рабочего пространства в таск-менеджер: рабочий флоу, оформление задач, процесс ревью задач, процесс закрытия задач отделом качества, автоматизировали процессы.

— Настроили процесс логирования времени выполнения задач, при помощи Automated Log Work и плагина Tempo. Организовали контроль за логированием и структуру отчетности.

— Дали заказчику отдельную роль в системе, для контролирования хода задач. У заказчика есть доступ к просмотру определенных частей системы.

— Самая частая модель с которой мы работаем — это ТМ. Команда предварительно прорабатывает требования к предстоящему спринту. Команда собирается на груминг-сессии и планинги, на которых разбирают предстоящий функционал и максимально углубляются в него, разбирают до атомов функциональность, для дальнейшей оценки.

— Перед каждым последующим спринтом, функционал обсуждается и утверждается с заказчиком или уполномоченным представителем.

— Двигаемся с заказчиком по коротким двухнедельным отрезкам, предварительно согласовывая с ним, что войдет в спринт и его стоимость.

— После реализации спринта — демонстрируем заказчику функционал.

Передали Вам опыт, который стоил нам 4 миллиона, но мы благодарны ему.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, где мы передаем наш опыт, делимся новостями цифровых сервисом и показываем актуалочки в мире нейросетей.