Как оценить ИТ-инициативы до старта проекта

Идей и инициатив в ИТ всегда много. Но прежде, чем разрабатывать тот или иной продукт, всегда нужно его всесторонне оценить – а стоит ли овчинка выделки? Без грамотной оценки трудозатрат, эффективности и бюджета любой проект обречен если не на провал, то на затяжные согласования и доработки.

Меня зовут Денис Бильданов, я руководитель практики Поддержки продаж компании iFellow. Расскажу, как проводить каждый этап оценки, избежать типичных ошибок и непонимания с заказчиком.

Конечную стоимость и условия сотрудничества с клиентами определяют три фактора:

Опираясь на эти данные, нужно выбрать модель оценки. Если данных много, подойдет экспертный метод. Используя его, производственная практика или центр компетенций смогут дать реальную оценку проекта.

Если много допущений, ограничений и царит неопределенность, лучше опираться на модель PERT (program evaluation review technique). Она позволит просчитать оптимистичный, реалистичный и пессимистичный варианты, а также среднее значение, нивелирующее все отклонения. PERT помогает «сверить часы» с клиентом.

Для запуска внутренних проектов вполне допустим упрощенный метод оценки, так как обычно в компаниях есть готовая команда, а сотрудники участвуют в оценке совместно с будущим руководителем проекта.

Приведу пример: сотрудник нашей компании предложил разработать внутренний портал отпусков. Согласно нашему регламенту проектной деятельности проект прошел инициацию, защиту оценки сроков и бюджетов перед руководством компании.

Предложите заказчику провести короткий этап предпроектного анализа. На нем вы сможете изучить детали и сосредоточиться на основных задачах. Такая коммуникация поможет наладить взаимодействие с заказчиком и управлять его ожиданиями.

Перед стартом проекта обязательно задайте клиенту базовые вопросы:

Так вы сможете сосредоточиться на основных функциональных возможностях и выдавать их по мере готовности.

1. Изучите все требования заказчика и информацию о нем. Это даст понимание, какие подводные камни могут возникнуть в проекте.

2. Если требований недостаточно или они не до конца понятны, проведите дополнительную встречу с клиентом. Так вы уменьшите риски на проекте.

3. Рассчитайте трудозатраты и определите сложность проекта. Декомпозируйте задачи, запланируйте работы и их сроки. Решите, кто войдет в будущую проектную команду, и за какие участки работ будет отвечать каждый участник.

4. Согласуйте финальные условия и передайте на проверку юристам. На этом этапе вы получите прозрачное и понятное коммерческое предложение, отражающее все аспекты сотрудничества с заказчиков.

5. Перепроверьте результаты расчета. Вы должны быть на 100% уверены, что клиент получил понятные условия сотрудничества, а для команды сформулированы ключевые задачи.

Сроки каждого этапа могут отличаться от проекта к проекту. Мы в iFellow ориентируемся на 3 рабочих дня от момента обращения заказчика. Если коммуникация затягивается и нужно больше времени на проработку деталей, срок может быть увеличен.

Неучтенные требования. Сформируйте список дополнительных вопросов для заказчика, чтобы уточнить все детали еще на первоначальном этапе. Определите общую для всех терминологию, так вы точно сможете говорить на одном языке.

Человеческий фактор. Ошибки могут возникнуть на любом этапе, поэтому обязательно необходимо проводить перепроверку оценки.

Непонимание сроков или границ проекта. И то, и другое все трактуют по-разному. Чтобы избежать разногласий проведите брифинг для всех участников проекта и согласуйте возможные допущения, пункты технического задания, требования. Важно, чтобы в финале каждый четко понимал задачи, сроки и свои зоны ответственности.

Инструменты подбираются в зависимости от задач и предпочтений команды, поэтому единого набора не существует. Одним специалистам для ресурсного планирования и визуализации достаточно Microsoft Project, а другие предпочтут стандартный Excel. Нередко используются и CRM-системы.

Мы не нашли на рынке готовый продукт под свои потребности, поэтому используем собственную систему «Орион». Ранее в нашем блоге мы уже рассказывали, как она устроена.

Все описанные мной процессы и рекомендации сформированы на основе лучших практик на рынке. Главное — дорабатывать их под свои потребности. Ведь не всем подходит, например, метод PERT. Обратная связь от клиентов, а также контроль текущих проектов обязательно помогут найти свою золотую середину.