Идей и инициатив в ИТ всегда много. Но прежде, чем разрабатывать тот или иной продукт, всегда нужно его всесторонне оценить – а стоит ли овчинка выделки? Без грамотной оценки трудозатрат, эффективности и бюджета любой проект обречен если не на провал, то на затяжные согласования и доработки.
Меня зовут Денис Бильданов, я руководитель практики Поддержки продаж компании iFellow. Расскажу, как проводить каждый этап оценки, избежать типичных ошибок и непонимания с заказчиком.
Выбираем метод оценки
Конечную стоимость и условия сотрудничества с клиентами определяют три фактора:
- качество и полнота поступающих требований,
- ориентиры по бюджету и срокам от заказчика,
- опыт аналогичных или схожих проектов.
Опираясь на эти данные, нужно выбрать модель оценки. Если данных много, подойдет экспертный метод. Используя его, производственная практика или центр компетенций смогут дать реальную оценку проекта.
Если много допущений, ограничений и царит неопределенность, лучше опираться на модель PERT (program evaluation review technique). Она позволит просчитать оптимистичный, реалистичный и пессимистичный варианты, а также среднее значение, нивелирующее все отклонения. PERT помогает «сверить часы» с клиентом.
Для запуска внутренних проектов вполне допустим упрощенный метод оценки, так как обычно в компаниях есть готовая команда, а сотрудники участвуют в оценке совместно с будущим руководителем проекта.
Приведу пример: сотрудник нашей компании предложил разработать внутренний портал отпусков. Согласно нашему регламенту проектной деятельности проект прошел инициацию, защиту оценки сроков и бюджетов перед руководством компании.
Готовимся к оценке
Предложите заказчику провести короткий этап предпроектного анализа. На нем вы сможете изучить детали и сосредоточиться на основных задачах. Такая коммуникация поможет наладить взаимодействие с заказчиком и управлять его ожиданиями.
Перед стартом проекта обязательно задайте клиенту базовые вопросы:
- Какую ключевую проблему необходимо решить?
- Какая цель должна быть достигнута?
- В какие сроки необходимо реализовать проект?
- Какой бюджет выделяется?
Так вы сможете сосредоточиться на основных функциональных возможностях и выдавать их по мере готовности.
Этапы оценки
1. Изучите все требования заказчика и информацию о нем. Это даст понимание, какие подводные камни могут возникнуть в проекте.
2. Если требований недостаточно или они не до конца понятны, проведите дополнительную встречу с клиентом. Так вы уменьшите риски на проекте.
3. Рассчитайте трудозатраты и определите сложность проекта. Декомпозируйте задачи, запланируйте работы и их сроки. Решите, кто войдет в будущую проектную команду, и за какие участки работ будет отвечать каждый участник.
4. Согласуйте финальные условия и передайте на проверку юристам. На этом этапе вы получите прозрачное и понятное коммерческое предложение, отражающее все аспекты сотрудничества с заказчиков.
5. Перепроверьте результаты расчета. Вы должны быть на 100% уверены, что клиент получил понятные условия сотрудничества, а для команды сформулированы ключевые задачи.
Сроки каждого этапа могут отличаться от проекта к проекту. Мы в iFellow ориентируемся на 3 рабочих дня от момента обращения заказчика. Если коммуникация затягивается и нужно больше времени на проработку деталей, срок может быть увеличен.
На что важно обращать внимание
- Совпадает ли реализация с конечной целью клиента. Одинаковые ожидания обеих сторон — основа взаимовыгодного сотрудничества.
- Не забудьте о нефункциональных требованиях. Например, вопросы прогнозируемой нагрузки на конечное решение могут сильно повлиять на представление об архитектуре систем.
- Узнайте у заказчика планы по развитию продукта в будущем. На продукт надо смотреть стратегически.
- Требования к отказоустойчивости для разного класса решений. Они могут серьезно повлиять на состав работы.
- Длительность процесса внедрения и апробации проекта в реальном времени.
Какие могут возникнуть сложности и проблемы
Неучтенные требования. Сформируйте список дополнительных вопросов для заказчика, чтобы уточнить все детали еще на первоначальном этапе. Определите общую для всех терминологию, так вы точно сможете говорить на одном языке.
Человеческий фактор. Ошибки могут возникнуть на любом этапе, поэтому обязательно необходимо проводить перепроверку оценки.
Непонимание сроков или границ проекта. И то, и другое все трактуют по-разному. Чтобы избежать разногласий проведите брифинг для всех участников проекта и согласуйте возможные допущения, пункты технического задания, требования. Важно, чтобы в финале каждый четко понимал задачи, сроки и свои зоны ответственности.
Какие ИТ-решения использовать для проведения оценки
Инструменты подбираются в зависимости от задач и предпочтений команды, поэтому единого набора не существует. Одним специалистам для ресурсного планирования и визуализации достаточно Microsoft Project, а другие предпочтут стандартный Excel. Нередко используются и CRM-системы.
Мы не нашли на рынке готовый продукт под свои потребности, поэтому используем собственную систему «Орион». Ранее в нашем блоге мы уже рассказывали, как она устроена.
Все описанные мной процессы и рекомендации сформированы на основе лучших практик на рынке. Главное — дорабатывать их под свои потребности. Ведь не всем подходит, например, метод PERT. Обратная связь от клиентов, а также контроль текущих проектов обязательно помогут найти свою золотую середину.
заглавная картинка - бомба. всё так, и не только в ИТ
на заглавной картинке вероятно джуниор. Опытный программист понимает, что подобная ситуация - это проблема менеджера, не его.
Есть в этом доля истины, извечное противостояние. Но такие ситуации приводят к выгоранию сотрудников, а еще могут плохо сказываться на маржинальности.
Согласна, картинка огонь!
Чаще всего камнем преткновения с заказчиком становятся сроки и бюджет.. хоть заоценивайся - есть такие, кто стоит на своём несмотря на все доводы
Часто встречаются клиенты, которые "я лучше знаю как надо". Вот хочется спросить - ты тогда зачем пришёл к специалистам, делай сам :))))
Это целая отдельная тема для обсуждения. Но договориться с заказчиками практически всегда можно! Для этого мы работаем с "болями" клиента и подробно объясняем все этапы работ.
Постоянно прилетают новые вводные, меняется ТЗ - неужели можно точно оценить ресурсы перед реализацией нового проекта? Или все-таки оценка очень приблизительная?
Важно выявить потребности клиента и зафиксировать все договоренности. Для этого нужно потратить достаточно много времени на обсуждение деталей. После этого уже можно переходить к оценке. В той ситуации, которую вы описываете, применяется методика PERT, позволяющая просчитать пессимистичный, реалистичный и оптимистичный варианты.
Но при этом временные трудозатраты сотрудников все равно окупаются? Или методику PERT вы применяете только к долгосрочным проектам с большими бюджетами? А более простые проекты без оценки запускаете?
Всё зависит от качества вводной документации на этапе продажи.
Ключевое выражение здесь — новые вводные. Заказчик прекрасно понимает, что скоуп работ меняется.
На моменте инициации крайне отметить DoD (Definition of Done) и договориться с заказчиком. При этом мы сразу рисуем критический путь и проводим декомпозицию задач. Если четко определены границы проекта, то такие кейсы возникают только в классическом управлении проекта - запрос на изменение.
Контроль за управлением границ проектов лежит на руководителе проекта.
Классная инфографика)) Где-то я это уже видела ( и все мы))))
вечная классика )
Вся наша жизнь:)))
все верно ,но сколько еще нюансов таится в процессе развития проекта
Оценка ИТ-инициатив до старта проекта может быть выполнена с помощью следующих шагов:
1. Определение целей и требований проекта. Необходимо определить, какие задачи должен решать проект, какие функции и возможности он должен предоставлять.
2. Анализ аналогичных проектов. Исследуйте другие проекты, которые решают похожие задачи или имеют похожую функциональность. Это поможет понять, какие технологии и методы могут быть использованы в вашем проекте.
3. Оценка рисков. Оцените возможные риски, связанные с проектом, и определите, как они могут повлиять на результаты проекта.
4. Оценка затрат. Определите бюджет проекта и оцените затраты на разработку, тестирование и внедрение проекта.
5. Оценка времени. Определите сроки проекта и оцените время, необходимое для его разработки и внедрения.
6. Оценка потенциальной выгоды. Определите, какие преимущества могут быть получены от проекта и как они могут повлиять на бизнес-процессы.
7. Оценка конкурентоспособности. Исследуйте конкурентов и определите, как ваш проект может повысить конкурентоспособность вашей компании.
8. Оценка технической реализуемости. Определите, насколько реально реализовать ваш проект с помощью доступных технологий и ресурсов.
Все эти шаги помогут вам оценить ИТ-инициативы до старта проекта и принять обоснованное решение о том, стоит ли начинать проект или нет.
Это правда, надо прислушиваться ко всей команде. По достоинству оценивать из труд и эффективность, насколько сильно они могут вложиться в новый проект и в какие сроки. Мы примерно предугадываем по сторипоинтам в аспро клауд, сколько сил (трудозавтрат) уйдет на конкретную задачу у сотрудника, поэтому можем планировать ему новые проекты и задачи в том числе.
Заглавная картинка!!! https://www.youtube.com/watch?v=UoKlKx-3FcA&t=2s