Как сделать адаптацию сотрудников процессом, а не случайностью

Как должны пройти первые дни работы нового сотрудника в нашей компании, после которого он не примет решение об уходе? Как сделать так, чтобы с самого начала у него складывалось впечатление, что он в той компании, в которой ему хочется остаться? Как совместить ожидания сотрудника с реальностью? Максим Сафронов, HR-директор Мэйджор Карго Сервис рассказывает об адаптации и онбординге.

Согласно исследованиям (Gallup, SHRM), до 50% новых сотрудников увольняются в первые 4 месяца работы. При этом 80% из них принимают решение об уходе из компании в первые 2 недели, т. е. в период адаптации. Стоимость привлечения кандидата, обладающего необходимой квалификацией, может составлять от 1 до 5 окладов должности, на которую требуется сотрудник. От момента входа в компанию до полного погружения в детали рабочих процессов на среднем по компании уровне проходит до 6 месяцев. То есть факты говорят о том, что если в период первых месяцев пустить момент адаптации на самотек, то, во-первых, компания так и будет терять деньги на процессе подбора, а во-вторых, необходимый уровень эффективности выполнения задач может так никогда и не быть достигнут.

В нашей компании процесс адаптации осложнен еще несколькими факторами: мы имеем удаленные от центрального офиса и региональные команды, часть сотрудников работает в гибридном графике или полностью удаленно, однако отрасль, в которой мы работаем — логистика – подразумевает, что каждый сотрудник вступает в большое количество коммуникаций с другими членами команды, мы сильно взаимосвязаны и качество отношений и коммуникаций серьезно влияет на качество и скорость наших услуг.

Для того, чтобы не терять сотрудников на этапе интеграции в компанию, мы решили уделить больше внимания тому, что происходит с сотрудником в первые 2 недели работы, помочь ему принять решение остаться, познакомив его с компанией поближе.

Для каждого нанимаемого сотрудника организуется welcome-день, во время которого мы рассказываем о компании, о проектах, в которых наши команды задействованы, говорим о работе в ERP-системах, устраиваем экскурсию на склад. Так как компания работает в отрасли услуг, экскурсия на склад позволяет физически увидеть масштаб компании, о котором рассказывается на welcome Дне.

Во время адаптационного обучения нам так же важно показать перспективы, которые открыты новым сотрудникам, рассказать о возможностях карьерного роста и ротации, улучшения своих навыков и постоянного развития. Возможность расти и развиваться, внимание к сотрудникам и наличие учебных центров дают кредит доверия компании, современный кандидат часто обращает на это внимание.

Если сотрудник территориально находится в офисе, то обучение проводится очно. Если же новый сотрудник работает удаленно или в другом регионе, то обучение проводится удаленно, но организовывается в интерактивном онлайн формате. Мы решили отказаться от гибридного формата обучения, т. к. считаем его не эффективным. Лучше уделить внимание командам в отдельности, т. к. от количества и качества этого внимания часто зависит решение сотрудника остаться в команде.

Мы так же стараемся уделять внимание первому впечатлению, которое складывается у сотрудника о компании. Уточняем на что обратили внимание в первый день, просим сравнить впечатления с предыдущими местами работы. Интересен факт, что чаще сотрудники обращают внимание на общую атмосферу в компании, на то напряжены ли люди, как они себя ведут, как общаются, сколько улыбаются. Мы стараемся создавать свободную атмосферу в офисе, т. к. в целом отрасль в которой мы работаем сама по себе довольно стрессовая, а поддерживающая рабочая среда делает работу комфортной и помогает быть эффективным.

Важно понимать, что адаптация – это набор конкретных последовательных действий. После welcome-дня сотрудник остается в фокусе нанимавшего его HR-специалиста, который делит эту ответственность пополам с руководителем.

Задача HR — провести комфортную социальную адаптацию сотрудника в компании, задачей же руководителя является последовательное введение сотрудника в операционные процессы и интеграцию в команду. Регулярные встречи важны, они позволяют не терять связь и вовремя понять если что-то идет не так. Сложив впечатление о команде и руководителе, сотрудник проще поделится своим беспокойством с HR и лучше даст обратную связь: от вопросов коммуникации до того почему в одном отделе стоят на столах цветы, а в другом – нет. Важно, чтобы этот процесс был структурирован и обратная связь от сотрудника доводилась до руководителя.

Для сотрудников удаленных офисов в первые 3-6 месяцев работы организовываем поездку в головной офис. Для того, чтобы сотрудник понимал масштабы компании и развивал контакты с коллегами, качество коммуникаций и партнёрские отношения ускоряют решение рабочих задач.

Региональные команды не живут в отрыве от жизни компании, а взаимодействуют различными способами коммуникаций.

Важно с самого начала создавать условия, в которых сотрудники не будут чувствовать себя отстраненно, а будут понимать, что являются частью одной системы, с едиными корпоративными ценностями и принципами работы. Поэтому для всех новых сотрудников региональных команд мы стараемся организовать посещение головного офиса в Московской области в первые месяцы их работы. Очное общение помогает преодолеть дистанцию в коммуникации.

Так же на помощь удаленным сотрудникам приходит единая корпоративная информационная система, онлайн-обучение на базе нашего внутреннего учебного центра и ежедневный Лекторий. Он помогает устранить информационный вакуум, объединяет людей. Очень важно, чтобы у людей была возможность постоянно обмениваться новостями, экспертизой, опытом. Этот инструмент помогает как адаптации, так и развитию и удержанию сотрудников.

Для быстрого вхождения в должность и обмена опытом практикуются учебные стажировки в головном офисе под наставничеством наших опытных сотрудников, которые помогают структурировать знания, выявить пробелы, найти инсайты и прокачать экспертизу.

Ответственность за адаптацию в регионах распределяется между участниками процессов. Например, за знакомство с коллегами, правильное понимание сотрудником корпоративной культуры компании, ее миссии и ценностей отвечает отдел персонала, за понимание планов и задач на ближайший период – непосредственный руководитель, за освоение знаний, необходимых для начала работы — учебный центр в головном офисе, за сопровождение и поддержку новичка — наставник.

Успешная интеграция новых сотрудников очень важна для повышения производительности труда и достижения общих целей компании. Наш способ вовлечь сотрудников в рабочий процесс и обеспечить их выход на эффективный уровень — это создание дружественной атмосферы, основанной на корпоративных ценностях и принципах открытости.

Major Cargo Service — крупнейший организатор грузоперевозок в России, предлагающий широкий спектр услуг и возможности для карьерного роста. Присоединяйтесь к нашей команде профессионалов, готовых воплощать новые идеи и технологические решения. Если вы ищете работу в надежной и перспективной компании, отправляйте свое резюме на почту или посетите наш телеграмм с вакансиями. Давайте вместе достигнем большего!