Что такое ретро и как их проводить, чтобы улучшить коммуникации в команде и бизнес-процессы

опыт Kolesa Group

Я Анастасия Циммерман — product-менеджер IT-компании Kolesa Group. Моя работа — вместе с командой развивать продукт Krisha.kz. Помогать продавать, покупать, арендовать недвижимость. Поддерживать порядок в процессах и коммуникациях с командой мне помогает ретро (ретроспектива).

Ретро в IT-командах — это уютные встречи с командой за кофе, на которых мы обсуждаем, как шёл проект, где можно ускориться, каких ошибок нужно избегать в будущем. Результат ретро — улучшение процессов, чтобы проекты шли быстрее, а команде при этом комфортно работалось.

В этой статье я расскажу:

- Зачем нужно проводить ретро с командой;
- Инструменты: подготовка к встрече и проведение;
- Как обратная связь на менеджера улучшает процессы в команде.

Анастасия Циммерман
Анастасия Циммерман

Зачем нужно проводить ретро с командой

1. Навести порядок в процессах и коммуникациях.
2. Ускорить разработку проектов.
3. Получить большую вовлечённость команды.
4. Вырастить NPS менеджера —. отчасти эта метрика показывает, насколько менеджеру доверяет команда.

Инициатором ретро-встречи необязательно должен быть менеджер. Любой член команды может даже посреди проекта организовать встречу, подсветить проблему и предложить решение, чтобы проект шёл быстрее и легче. Осознанность — одна из ценностей нашей компании.

Инструменты: подготовка к встрече и проведение

Подготовка к встрече

Важно провести ретро как можно раньше. Офлайн, онлайн, гибридный формат — неважно. Главное собраться. Запланируйте встречу в календаре сразу после завершения проекта. Желательно не позднее, чем через неделю, пока свежи в памяти все важные моменты проекта.

Подготовка команды

1. Составьте список участников. Важно услышать мнение всех: не только разработки, но и дизайнеров, маркетологов, специалистов службы заботы о пользователях и др.
2. Забейте встречу в календарь.
3. Скиньте анонс (или адженду) встречи в чат рабочей группы. Попросите ребят подготовиться к встрече, чтобы она прошла максимально эффективно.

а) Кратко напомните о проекте/событиях недели;
б) Сообщите, что цель встречи — обсуждение процессов и коммуникаций, а не поиск виноватых;
в) Если ретро не первое, попросите вспомнить резюме прошлой встречи и проанализировать, были ли решены обозначенные проблемы. Если нет, на встрече нужно штурмить новые решения.

Как подготовиться менеджеру к встрече:

1. Отметьте кратко: кто за что был ответственен и как справился. Это нужно для того, чтобы во время встречи вы были во всеоружии. Если команда будет отмалчиваться, мягко напомните им ситуации, которые хотелось бы обсудить.

2. Соберите своё видение проекта — что понравилось, а что можно улучшить. Свои косяки тоже не забудьте — это один из инструментов, который поможет разговорить ребят.

Если формат — онлайн, у всех должны быть включены камеры. Модератор должен контролировать встречу и давать всем высказаться.

Как часто нужно проводить ретро

• Еженедельно, пока настраиваете процессы.
• По завершению периода/проекта, когда процессы налажены.

Спустя несколько таких встреч команда начнёт «высасывать проблемы из пальца». Это будет сигналом, что процессы выстроены и пора переходить на следующий этап — ретро по завершению каждого проекта или большего периода времени.

Чек-лист «Как подготовиться к встрече»

1. Ретро — сразу после завершения недели/периода/проекта. Но если что-то идёт не так, не нужно ждать завершения.

2. Перед встречей отправьте адженду в чат рабочей группы, попросите команду подготовиться, подготовьтесь и сами.

3. На этапе выстраивания процессов в команде проводите ретро каждую неделю.

Как провести встречу

1. «Предварительные ласки» в начале встречи

«Ретро — это страшно, там будут морально избивать, не хочу туда» — такое мнение бытует во многих командах. Ваши ребята должны понять, что ретро нужно самой команде, чтобы остановиться, выдохнуть, попить кофеёк и дружелюбно поболтать.

Я обычно захожу на встречку заранее, минут за 5. Всегда есть пара человек, которые тоже подключаются заранее. И я начинаю разгонять настроение встречи — болтаю с ребятами на нерабочие темы, шучу. Постепенно подключаются другие члены команды, слышат приветливую беседу и заряжаются хорошей энергетикой. Такие «предварительные ласки» помогают ребятам переключиться и стать более открытыми для общения

2. Сбор комментариев

• Первая ретро-встреча с командой начинается со сбора комментариев (Miro, стикеры, маркерная доска).

• Вторая и последующие — с резюме прошлой встречи. Ваша задача — пройтись по решениям, которые вы наштурмили с командой в прошлый раз и понять, решены ли проблемы. Если нет — ищите новые решения.

Команды бывают разные — активные, которые встретив вас в коридоре расскажут, какие процессы считают не очень и как можно исправить, скромняги — которые доверяют вам не на 100% и чаще отмалчиваются. Задача менеджера — превратить скромняг в активных котиков, наладить дружелюбную атмосферу в команде.

а) Команда скромняг

Пока команда в статусе «скромняг», экспериментируйте! Например, перед встречей соберите комментарии ребят через анонимную google-форму. Где будет достаточно нескольких вопросов: «Что понравилось?», «Что не понравилось?», «Свободный комментарий».

Перед ретро-встречей выгрузите все эти комментарии в Miro и сгруппируйте их. Во время встречи попросите ребят проголосовать в Miro. Пусть те, кто сталкивался с такими же моментами, ставят отметки. Так вы узнаете главные сложности (и «приятности») в ходе реализации проекта, сможете приоритезировать список и брейнштормить решения с самых важных проблем.

б) Активная команда

Это уже эмоционально зрелые ребята, которые доверяют менеджеру и смело говорят о проблемах, которые видят. Встречи с ними не требуют анонимных опросов. У активной команды можно собирать комментарии во время встречи. Выстраивайте очередь спикеров хоть по желанию, хоть «по журналу».

Очень важно вырастить в команде культуру вовлечённости, свободной обратной связи и дружелюбной атмосферы.

Чек-лист «Как провести встречу»

1. «Предварительные ласки»: cоздайте атмосферу праздника на встрече, кратко напомните о завершённом этапе, дайте команде понять: «мы не топим людей, мы топим плохие процессы».

2. Если это не первая ретро-встреча, начните с резюме прошлой.

3. Сбор комментариев.

- Открытая встреча или анонимный опрос
- Выберите удобный инструмент для сбора комментариев

Как фиксировать решения

• Краткое описание проблемы;
• Проговорите с командой сценарий решения, своеобразный критерий приёмки. Решения предлагает команда. Менеджер может только направлять или советовать;
• Обозначьте ответственного, который проконтролирует реализацию. Подсказка — это не менеджер;
• Дедлайн, когда улучшение будет внедрено в процесс.

Нет ответственного и дедлайна — значит, вы зря потратили время, ведь ничего не будет реализовано. Фиксируйте резюме встречи в таком месте, чтоб постоянно было на виду — например, закреп в Telegram, доска в опенспейсе.

Чек-лист «Собрать и проработать комментарии»

1. Решения предлагает команда, менеджер направляет.

2. Зафиксируйте резюме в формате:
Проблема → Решение → Ответственный → Дедлайн

3. Добавьте в процесс улучшения.

4. На следующей встрече проговорите результат. Если проблема не решена, ищите другое решение.

5. Проговорите с командой сценарий решения.

6. Резюме отправьте в чат рабочей группы в Telegram. При необходимости попросите проставить реакции, чтобы убедиться, что все прочли сообщение.

Как обратная связь на менеджера улучшает процессы в команде

Фидбэк помогает увидеть пробелы в процессах и коммуникации с командой. Благодаря обратной связи на менеджера можно выявить больше проблем в процессах, чем даже во время ретро.

Примеры вопросов для опросника:

- Как менеджер организовал процесс в работе над проектом?
- Насколько хорошо были поставлены задачи?
- Выполнялись ли обещания от менеджера и других членов команды вовремя?
- Есть ли какие-то пожелания или комментарии, что исправить в работе менеджера?

Что полезного мне прилетало от команды в опроснике:

- Зависимости внутри разработки: одни не уложились в срок, другие ждали.
- Кто-то хвалил частые синхи, кто-то осуждал.
- Дискоммуникация между отделами.
- Не все готовятся к встречам.

Итоги

1. Ретро — встречи с командой, цель которых улучшить процессы и коммуникации в команде. Помогает вырастить NPS менеджера.

2. Инструменты ретро:
- готовьтесь к встречам и готовьте команду;
- адженду встречи в чат;
- сбор обратной связи может быть открытым или анонимным;
- в начале встречи нужны «предварительные ласки»;
- решения предлагает команда, менеджер направляет.

3. Проводите ретро чаще, пока выстраиваете процессы;

4. В начале встречи оцените решения, которые наштурмили на прошлой встрече. Резюме встречи в формате: Проблема → Решение → Ответственный → Дедлайн;

5. Оставляйте резюме встречи на видном месте. Например, в закреплённом сообщении в Telegram, на доске в опенспейсе.

6. Проговорите с командой сценарий решения.

7. Обратная связь на менеджера — дополнительный источник информации к ретро.

1111
4 комментария

Спасибо за статью! Со своей стороны хотел бы предложить попробовать проводить ретро в интерактивном формате, где все ручные операции по сбору участников, формированию карточек, формированию плана действий (smart) уже решены.

Мы разрабатываем платформу для проведения интерактивных ретроспектив, покер планирования, и т.д.

Сейчас использование платформы полностью бесплатно, мы активно развиваемся, к нам уже перешло несколько крупных российских компаний, возможно и вам подойдет.

Сайт проекта - https://retrius.ru
Посмотреть как проводятся ретроспективы можно тут - https://retrius.ru/retrospectives

3
Ответить

Спасибо за статью! Все четко и простым языком написано, полностью согласен с автором, коммуникация между сотрудниками должна быть

2
Ответить

как может быть "уютным" разбор ошибок? для кого он "уютный"? для вас?
ваша болтавня это не "ласки" и не "поглаживания".. это просто болтавня. и человек, который, возможно, и так "отхватил" на проекте точно ощутит, что его опять будут "сношать"... снова и снова. Каждый сочтёт своим "долгом" пройтись по чьим то косякам в качестве защитной реакции, а
вам просто доставляет удовольствие смотреть на это действо.
на следующий проект это никак не повлияет, если это не однотипная, штампованная задача. кто тупил так и будет тупить, кто бухал будет бухать, кто быстрее всех бежал вперёд - побежит и тд и тп. и всё повторится по причине того, что менеджер проекта как не умел планировать ресурсы, так и не научился, а на ваши посиделки ему пох

Ответить