Проблемы классических таск-менеджеров и способы решения

Если вы пользуетесь классическими таск-менеджерами, такими как Trello, Jira или YouTrack, то вы, вероятно, сталкиваетесь с некоторыми трудностями при работе, особенно в долгосрочной перспективе. В данном тексте мы будем обсуждать проблемы и возможные решения.

Главная проблема состоит в том, что все классические таск-трекеры больше всего уделяют внимание инструментам для сосредоточения пользователей на работе в текущий момент. Они не заботятся о том, как эффективно сотрудник будет погружаться в задачу и где искать информацию о функционале, над которым предстоит работать. Этот эффект особенно проявляется, когда сотрудники меняются областью работы над разным функционалом, и им приходится собирать информацию о том, как это работало до них. Зачастую они узнают детали в ходе работы, что сказывается на сроках выполнения задачи из-за постоянных корректировок по мере ее выполнения.

Задачи часто ставятся менеджерами с поверхностным описанием, подразумевая, что сотрудники понимают, как работает указанный функционал. В своей задаче они могут не учитывать нюансы и подводные камни уже работающего функционала.

Конечно, детальная работа над описанием задачи аналитиком может частично спасти ситуацию, но одному аналитику сложно помнить весь функционал проекта. Нагрузка на аналитика возрастает по мере роста функционала, и нанимать несколько аналитиков для отдельных фичей – не дешевое решение.

Выходом является написание документации по каждой фиче отдельно и ссылка на нее каждый раз в задачах. Однако часто документация развернута отдельным сервисом от задач, к нему нужны отдельные доступы, там другой интерфейс, и сотрудники пренебрегают им. Кроме того, документация часто теряет свою актуальность и может отставать от задач. В такой форме документация не будет работать естественным образом, и для ее работы нужно периодически контролировать и направлять усилия на профилактические митинги с сотрудниками для их обращения внимания на документацию и синхронизацию с задачами.

Помимо самой документации, также важна история задач для каждой конкретной фичи, поскольку часто в ней можно найти нюансы.

Здесь проявляются проблемы классических таск-менеджеров, поскольку они не собирают все задачи о фичах в одну группу. Конечно, они представляют инструменты для этого, например, метки, но для того, чтобы это работало, необходимо сформировать термины для каждой фичи с самого начала проекта. Делать это спустя полгода может быть уже поздно, поскольку задачи могут не иметь в названии термина фичи, а разные сотрудники могут называть один функционал по-разному. Найти и сгруппировать все задачи спустя полгода может стать невозможной задачей.

Поэтому, чтобы избежать перечисленных выше проблем, всегда начинайте планирование проекта с документации.

- Во-первых, на начальном этапе это решит проблему интерпретации, когда все сотрудники ознакомятся с проектом, и документация будет согласована, задачи будут делатся эффективнее, а сроки будут меньше расплыватся.

- Во-вторых, у вас образуются термины для каждой части функционала, что позволит помечать задачи относительно соответствующих функционалов. В будущем это поможет отыскать историю задач и улучшить понимание вашей команды каждой части функционала проекта, а также уменьшить порог входа в погружение деталей функционала. Большим плюсом такого подхода будет привлечение новых кадров, им проще будет начать работать.

Конечно же, вы должны понимать и контролировать все это вручную в классических менеджерах задач. Однако, существует более простой путь - использовать Doc-Tracker. Этот новый менеджер задач разрабатывается с учетом всех вышеописанных проблем. В нем проектирование начинается с документации по каждой части функционала, которая обсуждается всеми участниками проекта. Затем на основе документации ставятся задачи. Таким образом, все задачи прикреплены к своему разделу документации. Но это не мешает использовать его как классический менеджер задач. В Doc-Tracker также имеется канбан-доска, на которой можно увидеть все задачи проекта или отфильтровать их по спринту, чтобы сосредоточиться на работе в нужный промежуток времени. Вы также можете настроить свои поля для задач, свои спринты и прочие категории. Помимо командной работы, можно также сосредоточиться на своих задачах и следить за определенными документами. В Doc-Tracker имеется лента активности, где отображаются все комментарии, все изменения описания и полей задач. Там же можно отфильтровать активность только по отслеживаемым документам и задачам.