Как не закопаться в бесконечном списке входящих задач или правило 4D

Когда мои списки задач становятся слишком длинными (что означает - в итоге – невыполнимыми, а это меня огорчает)), я вспоминаю старое доброе правило 4D и включаю своеобразный фильтр.

Любые входящие задачи мы прогоняем через фильтр из 4-х вопросов и получаем четкий ответ, куда двигаться дальше.

Правило 4D, с одной стороны, логически выверено, а с другой стороны, легко запоминается, поскольку каждый элемент в изначальном англоязычном варианте начинается с буквы D.

Вопрос 1. Можно ли эту задачу вообще не делать?

· если да, то DELETE

· если нет, то идем дальше

Вопрос 2. Можно ли эту задачу передать другому человеку?

· если да, то DELEGATE

· если нет, то идем дальше

Вопрос 3. Можно ли эту задачу отложить?

· если да, то DELAY

· если нет, то идем дальше

Вопрос 4. Как мне наилучшим образом выполнить эту задачу?

· Здесь остается один вариант DO

Мы видим, что в этом простом, на первый взгляд, фильтре заложены многие полезные умения:

• умение говорить нет (другим людям и себе)

• умение делегировать (справляться с собственным перфекционизмом, доверять другим людям и ставить им задачи или обращаться с просьбой)

• умение выбирать наиболее удобное время для выполнения задачи (иногда это кардинально влияет на затраты, необходимые для получения желаемого результата)

• умение мобилизоваться, если нужно.

Итак, первый вопрос, который стоит задать себе, прежде чем какая-то задача займет место в вашем плане на день: "Можно ли эту задачу вообще не делать?"

Вроде бы - очень простой вопрос, но требует большой работы.

· Потому что легко всегда и всему говорить "да".

Только потом будет сложно не спать ночами и думать, почему я выгораю.

Здесь нужна проработка личных границ.

· Потому что есть дофаминовые ловушки. Всплеск мотивации и драйва от новой цели. То самое пресловутое "клиповое мышление".

Здесь нужен навык фокусировки.

· Потому что синдром FOMO (fear of missing out) еще никто не отменил; навязчивое ощущение, что вы живете куда менее полноценной жизнью, чем окружающие, ничего не успеваете, хотя могли бы, а все самое интересное происходит там, где вас нет мешает выделить именно ваши приоритеты.

Здесь нужны навыки целеполагания.

· Потому что жадность, в конце концов, кое-кого сгубила. Мы вроде бы тут английским позанимались, там в чатах зависли, тут новую версию Exсel покрутили, там на открытии выставки побывали, здесь повстречались с ненужным знакомым, которому не смогли отказать, там посмотрели лекцию про дофамин, здесь в Яндекс Дзене просидели.

Расфокусировка приводит к тому, что нет движения к главному, нет удовлетворения.

Здесь нужно выходить из мышления "дефицита" и нарабатывать ментальный навык "я в достатке".

· Наконец, бывает очень горько осознать и признать, что есть цели, которых я не достигну. Никогда.

Это больно. Здесь уже не работают коммуникационные или ментальные навыки, это глубокая духовная работа, личностный рост. Смирение. Я это принимаю.

В итоге только сказав чему-то реальное "нет", можно выбрать свое реальное "да".

Трудно ли вам говорить "нет"? Себе или другим людям? Какие «не ваши» дела оказались в вашем плане на завтрашний день?

Итак, после того, как я отсеяла задачи, которые можно вообще не делать, то следом задаю себе вопрос: «А может ли эту задачу выполнить кто-то другой?»

Какие же задачи можно и нужно сразу делегировать, а не забирать их в свой планировщик:

- Регулярно повторяющиеся задачи, т.е. задачи, с которыми вы уже сталкиваетесь 3-й раз и более. Четко опишите желаемый результат, необходимые для выполнения ресурсы, подводные камни на пути к цели.

Например, вы уже дважды сами заполняли бриф на участие в конференции. Ок. Теперь путь это делает ваш помощник.

- Задачи, которым легко научить, т. е. задачи, с которыми справиться любой толковый сотрудник.

Например, составьте простую инструкцию по подбору и бронированию отеля, когда вы едете в командировку.

- Экспертные задачи, т. е. задачи, с которыми лучше справятся специально обученные люди.

Например, пусть с налоговой по спорному вопросу общается ваш бухгалтер, который "собаку съел" на претензиях и ошибочных штрафах.

- Подготовительные процессы. Подмастерье разводит краску, а картину пишет художник.

Доверьте вашим подчиненным подбор данных о контрагенте перед переговорами, а уже затем ищите недостающую информацию сами.

Чем больше задач мы делегируем, тем больше времени и сил останется у нас для действительно важных задач, которые больше никто не выполнит.

1) Есть много задач, где мы выигрываем, если выжидаем и выбираем подходящий момент для действий.

Это похоже на то, как серфер ловит волну, и здесь очень важно не упустить момент, но и не торопиться.

= Например, нет смысла идти к руководителю с предложением прямо сейчас, если вы знаете, что ваш босс «закрывает» месяц, у него цейтнот и вряд ли он будет способен сейчас спокойно выслушать вас.

Но ничуть не лучше - упустить подходящий случай, когда босс встречался с вами, хвалил за проделанную работу, а вы замешкались и промолчали. Ну а потом - босс уехал в отпуск.

2) Когда есть возможность выбора лучшего момента, чтобы действовать - вы максимально эффективны, достигаете результата с наименьшими затратами времени и сил.

= Классический пример - выбор времени для подготовки важного отчета "жаворонку" или "сове".

3) Если у вас есть маневр, то вы будете учитывать свои биоритмы и попадете в самые продуктивные часы.

Это как будто бы правило Парето, только по отношению ко времени. Время не линейно.

И мы спокойно принимаем эту нелинейность, время в качественном аспекте. Это как всплеск удачных обстоятельств, которые нужно выждать и затем в «моменте» воспользоваться.

= Переговорить с подрядчиком, если встретили его на отраслевой выставке, либо пригласили его на бизнес-ланч неподалеку от его офиса, когда были в том районе по своим делам.

4) Гуру тайм-менеджмента Дэвид Аллен рекомендует заранее формировать списки под ситуацию: под человека, место, обстоятельства и т.д.

Такая шпаргалка поможет нам не забыть про важную задачу, когда мы будем на «гребне волны".

= Скажем, наверняка у многих из нас есть подобные списки "Когда я стою в пробке", или "Если я сижу в очереди", или "Когда я поеду в центр", или "Когда я встречусь с Николаем Петровичем ", или "Когда нет интернета» и т.д.

Получается, что среди всех важных задач, за которые берёмся, мы выделяем срочные и не срочные. И вот как раз несрочность задачи позволяет быть максимально успешными.

Остается DO! Делать то, что нужно делать здесь и сейчас.

Ведь мы уже отфильтровали задачи:

1) ненужные

2) которые можно делегировать

3) которые стоит отложить

Конечно же, с DO тоже часто возникают сложности: надо vs хочу, не успеваю, перфекционизм и др. Но это уже тема для другой статьи)

Нужны еще примеры или в целом все понятно и будете тестировать Правило 4D? Если решили попробовать, то для начала можно применять маркеры разных цветов, обозначая в своих списках задачи разного типа. Когда пройдет 21 день (как минимум), вы уже сможете маркировать свои задачи "на подлете" и тогда будете заносить в свой план на день только задачи категории DO.

А может быть, кто-то из вас уже использует этот фильтр? Поделитесь в комментариях.

#личнаяэффективность #приоритеты #таймменеджмент

.