Бот Dina помогает в управлении сотрудниками с помощью таблиц и мессенджеров

Многие тратят время на выстраивание регулярного менеджмента, внедряя системы учёта задач, заставляя работать в них исполнителей. Мы предлагаем решать эту проблему, используя два привычных инструмента: «Google Таблицы» или Excel и мессенджеры Telegram, Skype, WhatsApp.

Все знают: чтобы выстроить управление сотрудниками, необходимо выполнять регулярные процедуры PDCA (Plan-Do-Check-Act — планирование-действие-проверка-корректировка). Регулярность — самый важный фактор достижения целей, что давно известно.

Посмотрите даже на современные Agile-фреймворки, например, Scrum, где в основе управления лежат чёткие циклы (двухнедельный, ежедневный). Но как же трудно этого достичь!

Регулярность требует дисциплины как от менеджера, так и от исполнителей. Менеджеры, пытаясь поднять исполнительскую дисциплину сотрудников, внедряют системы учёта задач. Но сотрудники не любят эти системы, потому что нужно куда-то заходить, отмечать, отчитываться, эта сложность не улучшает их основную работу.

Некоторым сотрудникам тяжело осваивать системы учёта задач. Представьте лицо прораба на стройке, который должен освоить программу, чтобы отчитываться. Бедняга! Как сказал наш коллега автор Telegram-канала Project Management Club: «Почему не заходят таск-трекеры? Потому что для них нужны яйца. Чтобы каждый день заходить на доску проекта и видеть, что никто ничего не сделал».

И менеджеру приходится звонить исполнителям, писать им в чатах, спрашивать о том, в каком состоянии у них задача, какие проблемы, сколько потратили на задачу, ждать, когда ответят (!), и заполнять самому эту информацию.

В результате обе стороны тратят много усилий, времени, устают, им становится не до регулярности, так как наступает аврал...

Мы создали бота, который умеет считывать задачи из таблицы менеджера, самостоятельно и регулярно опрашивать по статусу задач исполнителей в мессенджере и заполнять таблицу менеджера собранными данными.

Менеджер экономит время, которое он тратил на опросы исполнителей и обновление своей таблицы. Исполнителям достаточно добавить в мессенджер нового «друга» и отвечать на его вопросы.

И всё это происходит с завидной регулярностью, так как бот по установленному менеджером расписанию начинает и завершает свою работу.

Расскажем коротко, как это работает.

Сейчас у нас есть несколько шаблонов таблиц (в Excel и «Google Таблицах»).

В неё менеджер (или администратор) вводит поручения, исполнителей, сроки и документы основания (приказы руководителя, поручения из протоколов совещаний и так далее). Бот запрашивает у исполнителей в мессенджере состояние поручений, комментарии к исполнению и записывает их в таблицу.

Она шире, чем предыдущая, и предназначена для руководителей проектов. Бот, кроме статуса задачи и комментариев, спрашивает также процент выполнения задачи и фактические трудозатраты на её выполнение. А по итогам опроса вносит эту информацию в таблицу.

В ней перечислены участники и отчёт по итогам опросов. Бот каждому в назначенное время пишет в чат три известных Scrum-вопроса, собирает ответы и отправляет их в таблицу, которую в итоге рассылает всем участникам.

Кстати, ответы на вопросы можно вводить голосовыми сообщениями, которые бот превращает в текст, чтобы заполнить таблицу!

Есть также простой чек-лист задач команды, и сейчас мы готовим таблицу для контроля воронки продаж. Но на них не будем останавливаться.

Вот простые шаги, чтобы начать регулярный менеджмент:

Итак, мы получаем регулярный менеджмент на основе двух простых инструментов: таблицы и мессенджера. Будем благодарны за обратную связь!

PR-менеджер компании «Динабот», Динара Павлич.