{"id":13595,"url":"\/distributions\/13595\/click?bit=1&hash=0578f662a4e99e0a477083ff538dcc87ef422d22dc979e88ddacc35e13f6995c","title":"\u041b\u044e\u0431\u0438\u0442\u0435 \u0441\u0430\u043b\u0430\u0442\u0438\u043a? \u0415\u0433\u043e \u0434\u043b\u044f \u0432\u0430\u0441 \u0441\u043e\u0431\u0440\u0430\u043b \u0432\u043e\u0442 \u044d\u0442\u043e\u0442 \u043c\u0438\u043b\u044b\u0439 \u0440\u043e\u0431\u043e\u0442","buttonText":"\u041f\u043e\u043a\u0430\u0436\u0438\u0442\u0435","imageUuid":"f0cac355-ac0f-5d0f-a8ce-eb75ae2b39ea","isPaidAndBannersEnabled":false}
Сервисы
Олег Павлич

Как бот соединил Skype с «Google Таблицами» и подружил нас с подрядчиками

Применив принципы доверия, тесного горизонтального взаимодействия, прозрачности, добавив нового участника команды — Skype-бота Projecton, мы получили отношения без бюрократии, позволяющие быстро двигаться (производить результаты), при этом не уходить в хаос.

Я хотел бы рассказать про наш опыт выстраивания отношений с подрядчиками (фрилансерами) на проектах.

О команде

Бот легко внедрился в текущие коммуникации и соединил используемые нами в работе Skype и таблицы Google. И так по порядку.

Делаем мы проект по внедрению системы финансового учета в одной крупной компании. Своя команда: до 15 консультантов-аналитиков и 10 разработчиков. Ещё есть пять подрядчиков, включающие более десяти разработчиков. У кого-то один разработчик, у кого-то три. Разные. Разбросаны по всей стране.

Структура команды простая: есть руководитель проекта (это я), под ним руководители групп — ответственные за внедрение конкретных подсистем, они вместе с консультантами-аналитиками управляют содержанием определенных подсистем. Консультанты-аналитики на основании требований заказчика формируют задания программистам, тестируют и сдают результаты ключевым пользователям.

Программисты не жестко зафиксированы за определенными консультантами и могут тусоваться между подсистемами. Много горизонтальных связей, много элементов Agile, самоорганизации, в разработке применяем CI. С января (когда мы запустили систему в эксплуатацию) по май мы производили до четырех релизов в день (300 релизов за этот период). Но это отдельная история и служит для краткого понимания ситуации.

Задача: как работать с подрядчиками, когда мы движемся быстро

И как при этом не забюрократизировать процесс? Ведь платить им нужно в два-три раза больше, чем своим. Со своими проще, они более-менее рядом и затраты на них меньше. Сперва пробовали писать легкие задания на разработку. Подрядчик оценивал трудозатраты и сроки, согласовывал их с нами и выполнял работу. Естественно, он закладывался на риски (как в трудозатратах, так и в сроках), так как, если вдруг он не угадал с оценкой, то это были его проблемы.

Когда задачу не принимал заказчик, возникали споры: чья вина? Плохая постановка задачи или разработчик плохо сделал? Консультанты-аналитики жаловались на разработчиков, а те — наоборот. Начали детализировать задания, тратить много времени консультантов-аналитиков на детальную формализацию.

Подрядчики все по-прежнему закладывались на риски, делали медленно. Но все равно возникали проблемы переделок, так как консультант-аналитик не учел нюансы, которые выявились уже при разработке.

Двигалось все очень медленно. Обратная связь возникала с запозданием. Разница затрат на своих и подрядчиков, скорость их работы стали сильно различны. В время наблюдения за этой деятельностью поняли, что подрядчик-подрядчиком, а все равно качество и скорость зависят от общения конкретного консультанта-аналитика и разработчика, их взаимодействия, их профессионализма, а не подробности ТЗ, имени подрядчика и так далее.

То есть хочешь двигаться быстро, надо с внешними разработчиками взаимодействовать почти как с «родными». И я отпустил вожжи. В отношениях с подрядчиками решили перейти на позадачный T&M: есть задача, делаешь, фиксируешь трудозатраты, когда результат задачи принимается, то мы включаем ее в акт.

При этом от специалистов подрядчика требуется постоянное взаимодействие с нашими специалистами: предварительные демонстрации функциональности, режим «вопрос-ответ» и так далее.

Коммуникации

Для коммуникаций мы используем между собой Skype. Пробовали и другие инструменты, но не пошли. У Telegram были в это время проблемы. MS Teams имел технические проблемы и ограничения для внешников. Slack платный и требует внедрения. Skype иногда притормаживает, но у многих есть.

Для обсуждения мы создавали в Skype каналы по определенным блокам системы и по подрядчикам. В канал, кроме консультантов-аналитиков и разработчиков, добавлялись руководители обоих сторон. Консультанты писали для подрядчиков задачи в канале, те отписывались, обсуждали и так далее. Вот примеры реальных диалогов (здесь и далее в картинках заретушированы некоторые детали):

В конце месяца (кто-то раз в две недели) подрядчик присылал мне ссылку на «Google Таблицу» со списком выполненных за месяц задач и количеством потраченных часов. Я перенаправлял ее консультантам-аналитикам, чтобы те подтвердили, что задачи выполнены или дали замечания. Мы спорили, но прогресс случился. Все завертелось.

Так как я был участником всех каналов, то наблюдал «пульс» всей этой работы, кто как ставит задачи, кто оперативно взаимодействует, а кто вдруг недоступен, а значит, вряд ли работает. Но были недостатки такого подхода: задачи, добавляемые в канал, утекали вверх по истории и иногда там терялись, нельзя было понять в каком они сейчас состоянии. Вот примеры таких ситуаций:

И, конечно, баталии по приемке задач и трудозатратам в конце месяца, когда надо было закрывать акт подрядчику. Меня не устраивало, что консультанты-аналитики в конце месяца тратили время на то, что уже прошло, и они даже забыли детали.

Задача: не меняя текущей схемы взаимодействия через мессенджер, добавить в нее порядок и учет

Добавление отдельного сервиса для учета задач эту проблему не решало, так как это вызывало отторжение: мы использовали свою систему задач, подрядчики использовали свои системы. Попытки загнать подрядчиков в нашу систему мы прекратили, так как данные там были всегда неактуальны и это было не лучше, чем таблица Google в конце месяца. Общим между нами был Skype.

И мы стали использовать бота для Skype, который мог запоминать задачи в канале, выводить по запросу их текущее состояние и оперативно выгружать задачи канала в таблицу Google. Исполнители работали в Skype, не меняя своих привычек, а руководители могли оперативно следить за состоянием и делать сверку по итогам месяца (или двух недель) в «Google Таблице». Вот про это я и хотел подробнее рассказать.

О боте

Бота зовут Projecton. Он пока находится в тестовом режиме и доступен для добавления только по ссылке.

Первое, что нужно сделать, это создать группы в Skype. Группы лучше нарезать по двум критериям: подсистема или крупный блок системы и исполнители. То есть группы должны быть устойчивыми во времени, но в то же время не включать много исполнителей.

В нашем случае исполнителями были разработчики. Исполнителей по нашему опыту в канале должно быть не более двух одновременно работающих человек, иначе начнется перегруз канала и хаос. Постановщиков задач и тех, кто контролирует работы может быть множество (у нас доходит до 15 человек в канале).

Канал играет важную роль уведомления участников проекта о происходящих событиях проекта в рамках определенной темы — это важно и не надо забывать. В канал добавляются:

  • бот Projecton;
  • консультанты-аналитики, которые могут ставить задачи по определенной тематике;
  • разработчики-исполнители;
  • руководители каждой стороны для мониторинга происходящего.

Добавление руководителей настраивает всех на то, что это официальный рабочий канал, а не просто «поболтать».

Интеграция бота с другими сервисами

Projecton может интегрироваться с другими сервисами с помощью Zapier. Эту возможность мы используем для вывода состояния задач в «Google Таблице».

В каждом канале генерируется API key для доступа к событиям канала с помощью команды боту “generate API key”. В ответ Projecton возвращает сообщение, содержащее API key, например, “API key: 614d65800109aa7eed47dd9acbbeb923”.

Этот API key вводим в настройки подключения Zap к Projecton и подписываемся на события канала: “New task” (возникает при добавлении в канал новой задачи) и “Changed task” (возникает при изменении задачи в канале). И настраиваем в Zap вывод добавления и изменения задач в нужную таблицу Google.

Работа с ботом

После добавления бота в канал, он выдает справку по работе с ним (ее можно вывести, написав боту «помощь»), а также выводит кнопки меню, с основными действиями:

Меню можно всегда вызвать, написав боту «меню».

Сначала я делаю в канале задачу с кратким описанием нашего процесса и ссылкой на таблицу Google:

В любой момент, написав боту команду «Вывести задачу #1», можно вывести эту задачу в канал и перейти по ссылке к таблице или освежить в памяти процесс.

Так как для управления требованиями и обращениями заказчика у нас используется «Итилиум», то задачи на разработку вводятся консультантами с номерами из «Итилиума». Бот запрашивает этот внешний номер каждый раз при добавлении задачи.

Вот примеры работы с задачами в канале. Аналитик Екатерина добавляет задачу для разработчика Павла:

Павел выводит список актуальных задач (те, которые можно взять в работу):

Павел назначает себе задачу и берет ее в работу:

Далее у Екатерины возникли дополнения к задаче, и она пишет его в виде комментария, который бот сохраняет:

Вот как выглядит карточка этой задачи, после этих операций:

Павел отработал, указал трудозатраты на выполнение задачи и изменил ее статус на «Выполнена».

Екатерина может проверять результат Павла.

Консультант-аналитик может выбрать в меню бота команду «Выполненные задачи» и бот выведет те задачи в канале, которые выполнены, но не закрыты. Затем выбрать нужную задачу и закрыть её либо указать, что она не выполнена и внести замечание в виде комментария.

Вот я вижу, что Екатерина закрыла задачу:

В это время все изменения задач в канале выгружаются в «Google Таблицу», в том числе трудозатраты Павла. Вот такой формат таблицы используется нами для сверки:

Я вижу, что трудозатраты при закрытии задачи стали десять часов, а не шесть, как были изначально. Выясняю. Для этого достаточно сделать поиск в скайпе по номеру задачи и увидеть по ней все основные изменения:

Видно, что Екатерина добавляла еще один комментарий, дополнение к задаче, которую Павел выполнил.

Историю в Skype я периодически использую, когда хочу посмотреть насколько трудозатраты подрядчика обоснованы. Просмотрев, когда задача была взята в работу, когда выполнена, что обсуждалось между этими событиями, можно приближенно увидеть на что тратил время разработчик. Так что бот стал приносить прямые финансовые выгоды, а не только косвенные.

Связав инструмент для коммуникаций и инструмент для учета, причем когда в приоритете — коммуникации, а учет — производное, мы получили новое качество, которое, если честно, до конца сами еще не осознали.

Пусть исполнители спокойно взаимодействуют в привычном им Skype (или другом мессенджере), а не заходят (с тоской) дополнительно в какую-то внешнюю (нужную менеджеру) систему учета задач. Если их коммуникации имеют целенаправленный и структурированный характер, они строятся вокруг задач, и все важное автоматически отражается в привычной мне таблице, то мне как менеджеру проекта большего и не надо.

Это позволяет двигаться вперед, не отвлекаясь на ненужные вещи, а движение — это наше конкурентное преимущество.

0
32 комментария
Написать комментарий...
Slavik Fursov
Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

Клевая картинка)) Думаете инструмент коммуникаций - буханка? Но ведь через эту буханку обсуждается то что делается на проекте и в большой степени это те же задачи, для которых предназначен троллейбус. И если "буханка" везет как троллейбус, то возможно это ее новое свойство про которое мы как-то не думаем. Зато буханка стоит 40 рублей, а троллейбус миллионы. Она примитивна и проста, а троллейбус требует рельс и проводов))

Ответить
Развернуть ветку
Slavik Fursov

Несомненно, инструмент коммуникаций - дело нужное.
Но уж как-то всё ... необычно ... сделано...

Выше уже говорили про JIRA. Да, кто-то не захочет ради небольшого проекта регистрироваться и "вписываться" туда.

Но есть и другие инструменты: проще и недорого (бесплатно). Первая мысль, которая мне приходит: Gitlab.com. Делаем там приватный проект и ведём с кем надо переписку в тасках. Регистрация - глобальная (надо только приглашение на проект). Если надо - любой таск можно сделать конфедициальным. Там есть неплохие инструменты: и (канбан) доска, и простой трэкер, бурндауны и т.д...

Но, как я уже сказал - ваша система вполне рабочая, просто как-то уже слишком всё "завороченно"...

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

"Завороченно" - это непривычно? Или сложно? На практике влючение нового специалиста в этот поход очень простое, но сперва некоторым кажется странным)) но, кстати, быстрый вход еще за счет того, что все вокруг наблюдают онлайн действия других в каналах - это стимулирует

Ответить
Развернуть ветку
Adel Shigabutdinov

Вы как будто про jira и не слышали? )

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

Знает конечно Jira. Кто ж ее не знает)) Но она тоже требует внедрения. Это не так просто в нее завести несколько разных команд, у которых свои системы учета задач. Т.е. заставить людей вести задачи в двух системах: своей и еще ген подрядчика. Не говоря, что надо еще заставить вести задачи в актуальном состоянии. А тут как-то просто получилось. Есть канал коммуникаций, привычный инструмент skype, в него добавляется еще один участник - бот, он сохранит задачи, можно сказать разметит диалог по задачам и еще выгрузить все в систему учета. Это надо реально пощупать, ощутить. На первый взгляд кажется странным, ломает стереотипы. Но в этом случае на первый план выходят коммуникации, а учет из них. Как-то так))

Ответить
Развернуть ветку
Roman Goncharenko

"Исполнителей по нашему опыту в канале должно быть не более двух одновременно работающих человек, иначе начнется перегруз канала и хаос. Постановщиков задач и тех, кто контролирует работы может быть множество (у нас доходит до 15 человек в канале)." 😂😂😂 Традиционно, один копает и семеро контролируют, всё как в некогда популярной картинке

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

Ну так каждый свою работу капает)) в данном случае капает разработчик. Так как аналитики свое накопали до этого)) Кстати, добавление возможно излишнего количества аналитиков в канал, приносило плоды. Они информировались, что делается по блокам системы и иногда давали свои корректировки, предложения в постановки задач. Это как раз сделано для прозрачности.

Ответить
Развернуть ветку
Юрий Гарнов

Как интересно получилось, наша команда сделала почти тоже самое, только для многих популярных мессенджеров (в том числе Skype) и интегрировала их с различными таск и тайм менеджерами (Google Sheets тоже) :)

Таким образом, можно cтавить задачи, следить за их выполнением в два клика и делать это прямо из переписки. Также, у нас нет заморочек с API key как у вас, мы это обошли более user-friendly. Можете потыкать в демо бота ВК для Todoist - https://vk.com/todoistbot. Чтобы потыкать в многие другие - пишите лично мне https://vk.com/garnovyd)

Нам интересно было бы с вами пообщаться на тему этого кейса и на тему сотрудничества, если вам тоже интересно - пишите [email protected] или вк - https://vk.com/garnovyd .

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

Хорошо, когда одна тема исходит от разных источников)) Это подтверждает правильность нашего с вами пути. Мое мнение, что тут важней сам подход, как я его описал: "в приоритете — коммуникации, а учет — производное", а не юзабилити бота. Я на это старался сделать акцент в статье (может быть не совсем удалось...). Это немного новый концепт в управлении проектами и его надо развивать. Как написали некоторые участники: это странно, не привычно. Я напишу Вам на почту, т.к. у меня нет учетки в vk. А Вы имеете отношение к сервису todoist?

Ответить
Развернуть ветку
Юрий Гарнов

Вообще наша команда активно его использует в нашем workflow

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

Хороший сервис для задач Todoist, популярный. Сам немного пользовался как-то. Ваш бот хранит в нем задачи?

Ответить
Развернуть ветку
Юрий Гарнов

Демо версия да, а вообще мы со многими сервисами интегрируемся

Ответить
Развернуть ветку
Юрий Гарнов

Если только имею отношение к API Todoist))

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

Мы набросали уже прямую интеграцию бота с Google Sheets без использования Zapier. Но еще не обкатали. Смысл: облегчить добавление в каналы задач, а мне, как РП, получать план-факт, а не только факт. Сценарий следующий:
- У меня, как у РП, есть Google таблица со списком планируемых задач. Это аналог Backlog.
- Я нарезаю в Skype нужные каналы для решения этих задач, добавляю участников (как описано в статье) и подключаю к ним таблицу (Backlog).
- Я (как РП) или тим-лид добавляем в канал Skype нужные задачи из таблицы (Backlog) по их номеру (содержание и другие данные задачи берутся уже из таблицы). Далее аналитики и разработчики работают с ними как описано в статье.
- По моему (РП) запросу бот обновляет в исходной Google таблице (Backlog) данные по добавленным в каналы задачам (статусы, исполнителей, комментарии и т.д.). И делает это только в обозначенные мной колонки.
Т.е. исполнители продолжают работать в Skype, а менеджер уже может иметь план-факт в своих таблицах.

Ответить
Развернуть ветку
Юрий Гарнов

Я вот только одного не понимаю, неужели подрядчикам было удобнее ставить, отвечать на задачи в Skype? У них не было своей какой-то системы для задач, в которую им удобнее было писать?

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

У кого-то есть своя система, у кого-то нет. Skype у всех нас был и он нас объединил. В статье описана предистория этого вопроса...

Ответить
Развернуть ветку
Юрин Иван

Лучше не публикуйте бота, если хотите использовать только внутри команды.
Вот что бывает, когда публикуете бота для внутренного пользования. Это я подключил через bitrix24. Странно, но нет возможности через bitrix24 задавать логику работы чат бота. Что-то отсекать на старте, не доводить лишние диалоги до менеджеров.

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

Я, если честно, не понял, что у вас в скрине таблицы. Что это? Опишите подробней, пожалуйста

Ответить
Развернуть ветку
Юрин Иван

Это количество людей, что написали боту в личку. Просто так. Кто матом пишет, кто всякую ересь. Есть те, кто раз в день пишет одинаковые сообщения.
Короче все диалоги спам)

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

Ух, какой интересный эффект! С чем это связано?

Ответить
Развернуть ветку
Юрин Иван

Когда публикуете бота, вам пишет менеджер из Майкрософт. Он проводит проверку. Если все ок, то его добавляют в общий каталог.
Но дальше я не знаю что происходит. Может как-то рекламируется или ещё что, но начинают люди писать :)
А у меня тож бот в личных целях, но пишут все кому ни лень)

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

Спасибо, очень полезная инфа, но у нас больше сотни внутренних участников возможно будет и не влезем в тестовый лимит... Подскажите, надо на английский переводить команды и сообщения бота или Майкрософт и на русском устроит? Долго проверку проходит?

Ответить
Развернуть ветку
Константин Сорокин

Респект, вполне рабочая и понятная система. Действительно, когда работаешь на реальных предприятиях, встает вопрос внедрения и понимаешь, что чем проще - тем лучше. Взял идею на вооружение.

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

Константин, а Вы тоже используете в работе skype и Google таблицы?

Ответить
Развернуть ветку
Константин Сорокин

Я здесь больше как идеолог и консультант выступаю. Для компании, с которой тесно сотрудничаю - возможно это был бы интересный и ценный инструмент. Но, есть подозрение, что сперва культуру постановки задач там необходимо повысить. А то, где залезем, там и слезем=)

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

Полностью согласен, что в первую очередь речь должна идти о выстроенном подходе, культуре, фреймворке (как сейчас модно говорить) управления, инструмент - это инструмент, без контекста своего применения он бесполезен.

Ответить
Развернуть ветку
Константин Косвинцев

Кейс полезный. Только непонятно - этот бот самописный, его где-то "пощупать" можно?

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

Да, бота сами писали. Т.к. для Skype ничего подобного не нашли, а потребность была. Сейчас он в закрытом, нашем внутреннем использовании (не опубликован). Напишите мне, пожалуйста, в Skype (логин: geterogen), я вышлю Вам ссылку для его добавления и ограниченного использования.

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

Спасибо! Будут вопросы - велком)

Ответить
Развернуть ветку
Andrey V Maltsev

Статья как их 2008 года. Ни Jira/Trello/Basecamp, ни Slack/Hipchat. Заставить подрядчиков вести учёт в системе генподрядчика очень просто - говорите «ведите» и они ведут, вы же им деньги платите.

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич
Автор

Да, легко могла выйти в 2008, если был бы функционал ботов в Skype или других мессенджерах. Наверное Вы правы заставить подряд работать в нужной системе не самая большая проблема, которую решает этот подход. Главное все-таки: доверие, прозрачность и коммуникации, а учет производное

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 32 комментария
null