Как бот соединил Skype с «Google Таблицами» и подружил нас с подрядчиками

Применив принципы доверия, тесного горизонтального взаимодействия, прозрачности, добавив нового участника команды — Skype-бота Projecton, мы получили отношения без бюрократии, позволяющие быстро двигаться (производить результаты), при этом не уходить в хаос.

Я хотел бы рассказать про наш опыт выстраивания отношений с подрядчиками (фрилансерами) на проектах.

Бот легко внедрился в текущие коммуникации и соединил используемые нами в работе Skype и таблицы Google. И так по порядку.

Делаем мы проект по внедрению системы финансового учета в одной крупной компании. Своя команда: до 15 консультантов-аналитиков и 10 разработчиков. Ещё есть пять подрядчиков, включающие более десяти разработчиков. У кого-то один разработчик, у кого-то три. Разные. Разбросаны по всей стране.

Структура команды простая: есть руководитель проекта (это я), под ним руководители групп — ответственные за внедрение конкретных подсистем, они вместе с консультантами-аналитиками управляют содержанием определенных подсистем. Консультанты-аналитики на основании требований заказчика формируют задания программистам, тестируют и сдают результаты ключевым пользователям.

Программисты не жестко зафиксированы за определенными консультантами и могут тусоваться между подсистемами. Много горизонтальных связей, много элементов Agile, самоорганизации, в разработке применяем CI. С января (когда мы запустили систему в эксплуатацию) по май мы производили до четырех релизов в день (300 релизов за этот период). Но это отдельная история и служит для краткого понимания ситуации.

И как при этом не забюрократизировать процесс? Ведь платить им нужно в два-три раза больше, чем своим. Со своими проще, они более-менее рядом и затраты на них меньше. Сперва пробовали писать легкие задания на разработку. Подрядчик оценивал трудозатраты и сроки, согласовывал их с нами и выполнял работу. Естественно, он закладывался на риски (как в трудозатратах, так и в сроках), так как, если вдруг он не угадал с оценкой, то это были его проблемы.

Когда задачу не принимал заказчик, возникали споры: чья вина? Плохая постановка задачи или разработчик плохо сделал? Консультанты-аналитики жаловались на разработчиков, а те — наоборот. Начали детализировать задания, тратить много времени консультантов-аналитиков на детальную формализацию.

Подрядчики все по-прежнему закладывались на риски, делали медленно. Но все равно возникали проблемы переделок, так как консультант-аналитик не учел нюансы, которые выявились уже при разработке.

Двигалось все очень медленно. Обратная связь возникала с запозданием. Разница затрат на своих и подрядчиков, скорость их работы стали сильно различны. В время наблюдения за этой деятельностью поняли, что подрядчик-подрядчиком, а все равно качество и скорость зависят от общения конкретного консультанта-аналитика и разработчика, их взаимодействия, их профессионализма, а не подробности ТЗ, имени подрядчика и так далее.

То есть хочешь двигаться быстро, надо с внешними разработчиками взаимодействовать почти как с «родными». И я отпустил вожжи. В отношениях с подрядчиками решили перейти на позадачный T&M: есть задача, делаешь, фиксируешь трудозатраты, когда результат задачи принимается, то мы включаем ее в акт.

При этом от специалистов подрядчика требуется постоянное взаимодействие с нашими специалистами: предварительные демонстрации функциональности, режим «вопрос-ответ» и так далее.

Для коммуникаций мы используем между собой Skype. Пробовали и другие инструменты, но не пошли. У Telegram были в это время проблемы. MS Teams имел технические проблемы и ограничения для внешников. Slack платный и требует внедрения. Skype иногда притормаживает, но у многих есть.

Для обсуждения мы создавали в Skype каналы по определенным блокам системы и по подрядчикам. В канал, кроме консультантов-аналитиков и разработчиков, добавлялись руководители обоих сторон. Консультанты писали для подрядчиков задачи в канале, те отписывались, обсуждали и так далее. Вот примеры реальных диалогов (здесь и далее в картинках заретушированы некоторые детали):

В конце месяца (кто-то раз в две недели) подрядчик присылал мне ссылку на «Google Таблицу» со списком выполненных за месяц задач и количеством потраченных часов. Я перенаправлял ее консультантам-аналитикам, чтобы те подтвердили, что задачи выполнены или дали замечания. Мы спорили, но прогресс случился. Все завертелось.

Так как я был участником всех каналов, то наблюдал «пульс» всей этой работы, кто как ставит задачи, кто оперативно взаимодействует, а кто вдруг недоступен, а значит, вряд ли работает. Но были недостатки такого подхода: задачи, добавляемые в канал, утекали вверх по истории и иногда там терялись, нельзя было понять в каком они сейчас состоянии. Вот примеры таких ситуаций:

И, конечно, баталии по приемке задач и трудозатратам в конце месяца, когда надо было закрывать акт подрядчику. Меня не устраивало, что консультанты-аналитики в конце месяца тратили время на то, что уже прошло, и они даже забыли детали.

Добавление отдельного сервиса для учета задач эту проблему не решало, так как это вызывало отторжение: мы использовали свою систему задач, подрядчики использовали свои системы. Попытки загнать подрядчиков в нашу систему мы прекратили, так как данные там были всегда неактуальны и это было не лучше, чем таблица Google в конце месяца. Общим между нами был Skype.

И мы стали использовать бота для Skype, который мог запоминать задачи в канале, выводить по запросу их текущее состояние и оперативно выгружать задачи канала в таблицу Google. Исполнители работали в Skype, не меняя своих привычек, а руководители могли оперативно следить за состоянием и делать сверку по итогам месяца (или двух недель) в «Google Таблице». Вот про это я и хотел подробнее рассказать.

Бота зовут Projecton. Он пока находится в тестовом режиме и доступен для добавления только по ссылке.

Первое, что нужно сделать, это создать группы в Skype. Группы лучше нарезать по двум критериям: подсистема или крупный блок системы и исполнители. То есть группы должны быть устойчивыми во времени, но в то же время не включать много исполнителей.

В нашем случае исполнителями были разработчики. Исполнителей по нашему опыту в канале должно быть не более двух одновременно работающих человек, иначе начнется перегруз канала и хаос. Постановщиков задач и тех, кто контролирует работы может быть множество (у нас доходит до 15 человек в канале).

Канал играет важную роль уведомления участников проекта о происходящих событиях проекта в рамках определенной темы — это важно и не надо забывать. В канал добавляются:

Добавление руководителей настраивает всех на то, что это официальный рабочий канал, а не просто «поболтать».

Projecton может интегрироваться с другими сервисами с помощью Zapier. Эту возможность мы используем для вывода состояния задач в «Google Таблице».

В каждом канале генерируется API key для доступа к событиям канала с помощью команды боту “generate API key”. В ответ Projecton возвращает сообщение, содержащее API key, например, “API key: 614d65800109aa7eed47dd9acbbeb923”.

Этот API key вводим в настройки подключения Zap к Projecton и подписываемся на события канала: “New task” (возникает при добавлении в канал новой задачи) и “Changed task” (возникает при изменении задачи в канале). И настраиваем в Zap вывод добавления и изменения задач в нужную таблицу Google.

После добавления бота в канал, он выдает справку по работе с ним (ее можно вывести, написав боту «помощь»), а также выводит кнопки меню, с основными действиями:

Меню можно всегда вызвать, написав боту «меню».

Сначала я делаю в канале задачу с кратким описанием нашего процесса и ссылкой на таблицу Google:

В любой момент, написав боту команду «Вывести задачу #1», можно вывести эту задачу в канал и перейти по ссылке к таблице или освежить в памяти процесс.

Так как для управления требованиями и обращениями заказчика у нас используется «Итилиум», то задачи на разработку вводятся консультантами с номерами из «Итилиума». Бот запрашивает этот внешний номер каждый раз при добавлении задачи.

Вот примеры работы с задачами в канале. Аналитик Екатерина добавляет задачу для разработчика Павла:

Павел выводит список актуальных задач (те, которые можно взять в работу):

Павел назначает себе задачу и берет ее в работу:

Далее у Екатерины возникли дополнения к задаче, и она пишет его в виде комментария, который бот сохраняет:

Вот как выглядит карточка этой задачи, после этих операций:

Павел отработал, указал трудозатраты на выполнение задачи и изменил ее статус на «Выполнена».

Екатерина может проверять результат Павла.

Консультант-аналитик может выбрать в меню бота команду «Выполненные задачи» и бот выведет те задачи в канале, которые выполнены, но не закрыты. Затем выбрать нужную задачу и закрыть её либо указать, что она не выполнена и внести замечание в виде комментария.

Вот я вижу, что Екатерина закрыла задачу:

В это время все изменения задач в канале выгружаются в «Google Таблицу», в том числе трудозатраты Павла. Вот такой формат таблицы используется нами для сверки:

Я вижу, что трудозатраты при закрытии задачи стали десять часов, а не шесть, как были изначально. Выясняю. Для этого достаточно сделать поиск в скайпе по номеру задачи и увидеть по ней все основные изменения:

Видно, что Екатерина добавляла еще один комментарий, дополнение к задаче, которую Павел выполнил.

Историю в Skype я периодически использую, когда хочу посмотреть насколько трудозатраты подрядчика обоснованы. Просмотрев, когда задача была взята в работу, когда выполнена, что обсуждалось между этими событиями, можно приближенно увидеть на что тратил время разработчик. Так что бот стал приносить прямые финансовые выгоды, а не только косвенные.

Связав инструмент для коммуникаций и инструмент для учета, причем когда в приоритете — коммуникации, а учет — производное, мы получили новое качество, которое, если честно, до конца сами еще не осознали.

Пусть исполнители спокойно взаимодействуют в привычном им Skype (или другом мессенджере), а не заходят (с тоской) дополнительно в какую-то внешнюю (нужную менеджеру) систему учета задач. Если их коммуникации имеют целенаправленный и структурированный характер, они строятся вокруг задач, и все важное автоматически отражается в привычной мне таблице, то мне как менеджеру проекта большего и не надо.

Это позволяет двигаться вперед, не отвлекаясь на ненужные вещи, а движение — это наше конкурентное преимущество.