Секрет построения команды, которая приносит сверхрезультат
Часть 2. Не менее важная. Адаптация.
На вакансию откликнулся один единственный кандидат. Вывели. Проработал пару недель и уволился.
или
Вроде и откликов много. Отбираем-выбираем лучшего. Выводим. А через 2-3 месяца становится понятно, что толку от нового сотрудника ноль.
Знакомо?
Про адаптацию написано очень много. И я могу написать огромный трактат на сотни листов. Но самое важное каждому руководителю бизнеса понять, что если не заниматься этим вопросом, не создавать для новых сотрудников условий мягкого входа в коллектив, то текучка кадров будет постоянной: сами уйдут или просидят несколько месяцев и вы их уволите.
Для всех, новых сотрудников придерживаюсь следующих правил:
- После тщательного отбора неделя преадаптации для нескольких кандидатов (если их много). Провожу ее в формате обучения по нескольким ключевым направлениям:
- работа с приложениями и информационными системами, только основной функционал. Для этого заранее подготовлены все краткие инструкции в виде удобных и выверенных карточек;проработка полного цикла основных задач (2-5 типовых), которые придется выполнять новому специалисту. Задачи заготовлены заранее с вариантами решений, которые обсуждаем позже; подключение к нескольким рабочим чатам, для того, чтобы новичок читал общую переписку и погружался в процесс;в рамках любого рабочего совещания знакомим с теми сотрудниками, с которыми новому сотруднику придется работать на второй неделе.
- Через неделю проводим еще один тур собеседования и отбираем тех, кто включился в процесс, бодро и адекватно отвечает на вопросы. А самое главное - задает вопросы. Отбираем самую сильную пару (если кандидатов было несколько).
- Пробная неделя. Даем кандидатам по 2-3 задачи (из типовых) и НИЧЕГО не объясняем. Никак не мотивируем, не задаем наводящие вопросы. Но с готовностью и заботой откликаемся на все вопросы кандидатов. И, наблюдаем за действиями.
Исходя из поведения, вопросов и реакций, которые возникают на пробной неделе:
- корректируем материалы на преадаптацию;
- корректируем требования к задачам стресс-недели;
- отбираем успешного кандидата.
- Испытательный срок 3 месяца и полный цикл адаптации на новом месте.
Данный подход позволяет на этапе преадаптации провести небольшое обучение, увидеть, как быстро новый сотрудник усваивает знания. При этом дается минимум инструментов, необходимый для старта. В первый рабочий день человек приходит не с нулевой планки. И в целом представляет по какому циклу проходит исполнение задач, которые ему будут ставить.
Пробная неделя показывает готовность человека к коммуникации. За первую неделю он уже познакомился с командой, знает кто и что делает. В идеале, если сотрудник начнет коммуницировать и выполнит поставленные ему задачи. В то же время, полная неспособность решить задачи - основание расстаться, не тратя время.
Эти первые 2 недели фактически являются предобучением. Они безоплатны и проводятся на основании договора безвозмездного оказания услуг. При наличии такой возможности - на тестовом контуре данных, без полного подключения к данным компании.
Стоит выделить следующие виды адаптации:
- Первичная, если сотрудник впервые в жизни приступает к работе, и вторичная, когда у него уже есть трудовой опыт.
- Социальная адаптация – знакомство с «атмосферой компании», интеграция в социальную среду, принятие норм поведения, активное взаимодействие с этой средой.
- Производственная адаптация – включение сотрудника в процесс производства, изучение трудовых норм и производственных условий, сюда можно отнести привыкание к новой технике и программному обеспечению, изучение CRM-системы.
- Профессиональная адаптация – приобретение новых знаний и умений, необходимых на новом месте работы, оценка перспектив роста, возможность обучения и повышения квалификации.
- Физиологическая адаптация – приспособление к новым условиям работы, графику, нагрузкам.
- Психологическая адаптация – построение отношений с коллективом и руководством.
- Организационная адаптация – изучение механизмов взаимодействия в организации: к кому можно обратиться с тем или иным вопросом, кто кому подчиняется. Ее итог – четкое понимание своего места в структуре компании.
- Экономическая адаптация – процесс привыкания к системе материального стимулирования, уровню оплаты.
Каждому виду стоит уделить свое место в первые 3 месяца работы нового сотрудника.
Хотя вам наверняка известны случаи, когда к 3 месяцу человек уже получает новую должность. Но это не массовый случай.
Этапы адаптации нового сотрудника
1. Ознакомление
Новый сотрудник знакомится с корпоративной культурой, своими задачами и задачами компании,, коллективом. Анализирует, насколько его ожидания совпадают с тем, что предлагает работодатель, и делает вывод – оставаться ли работать в организации.
Ваша же задача оценить потенциальные возможности и профессиональные компетенции, чтобы понять, подходит ли новый сотрудник для предполагаемой должности.
На этом же этапе существует вероятность перевода сотрудника на другую, более подходящую позицию.
2. Приспособление
Продолжительность этой стадии зависит от сложности работы, предполагаемого уровня ответственности, той помощи, которую оказывают сотруднику коллеги, подчиненные, руководство и кадровая служба. Согласно исследованиям быстрее всего адаптируются кладовщики (27 дней), у офис-менеджеров и секретарей этот процесс занимает 46-47 дней. Менеджеры по продажам, бухгалтеры и руководители привыкают к новому месту работы за 80-82 дня. Дольше всех адаптируются программисты (102 дня) и сотрудники кадровой службы (100 дней).
3. Ассимиляция
Осознание своего места в команде, расстановка приоритетов.
Ранее сайт Job.ru (ныне hh.ru) проводил опрос "Кто чаще помогает новичку быстрее вписаться в новый коллектив, освоить новые задачи" и вот его результат:
Для руководителя компании адаптация новых сотрудников крайне важна. Грамотно выстроенная система позволяет:
- увеличить производительность и нового специалиста, и команды (меньше отвлекаются на дополнительные задачи, вопросы);
- повысить эффективности работника в кратчайшие сроки;
- укрепить мотивацию и лояльность работника, что способствует уменьшению текучести кадров и сохранению ценных кадров в компании. Успешная адаптация увеличивает шанс того, что новый сотрудник задержится в компании на годы;
- создать позитивные отношения между работником и командой, что влияет на улучшение общей атмосферы в коллективе и укрепление работоспособности всей команды;
- снизить издержки компании: чем быстрее сотрудник интегрируется в рабочую среду, тем быстрее станет работать эффективно;
- экономить время непосредственного руководителя;
- уменьшить уровень стресса и повышает уровень удовлетворенности у нового работника.
Адаптация не тождественна процессу обучения новой работе. Это два разных процесса.
Адаптация - это погружение в новую среду. Она может происходить без наличия конкретной задачи и цели, и протекать самостоятельно, из-за адаптивных свойств организма или опыта.
Обучение же - это процесс получения новых знаний, умений, навыков, осуществляющийся в образовательной манере, с конкретной задачей и целью. Обучение требует усилий и затрат времени и ресурсов, а в случае адаптации эти затраты могут быть минимальными или отсутствовать вовсе.
Таким образом, адаптация и обучение - это два разных процесса, каждый со своими уникальными характеристиками и важностью для успешной адаптации и достижения целей обучения.
Адаптация является важным процессом для как нового сотрудника, так и для работодателя по следующим причинам:
- Эффективность работы: Новый сотрудник не может достичь своих целей и выполнять работу эффективно, если он не знает, как работает компания. Работодатель также не может получить максимальную пользу от нового сотрудника, если он не знает, как его работник вписывается в общую картину.
- Удержание талантов: Как правило, новый работник чувствует большое напряжение в новой среде, и если работодатель не сможет помочь ему адаптироваться, работник может решить покинуть компанию в поисках другой работы.
- Контроль: Работодатель нужно контролировать процесс адаптации нового сотрудника, чтобы убедиться, что он находится на правильном пути и выполняет задачи правильно. Если работник не адаптируется своевременно, это может повлиять на общую успешность компании.
- Командный дух: Чтобы новый сотрудник смог работать с коллегами и руководством, адаптация к корпоративной культуре работодателя, стандартам языка общения и командному духу будет очень важна.
Длительность адаптации не совпадает с длительностью испытательного срока, она может занимать до четырех месяцев и более. Ускорить ее поможет разработанный план адаптации, прикрепление наставника, система тренингов и корпоративного обучения.
Индивидуальный план адаптации необходимо составлять для каждой организации, в зависимости от бизнес процессов. Записывайтесь ко мне на консультацию, и мы разработаем с вами индивидуальный план адаптации новых сотрудников под ваш проект.
На моем канале я ежедневно публикую полезную информацию о развитии бизнеса. Подписывайтесь на канал:
Спасибо за статью! У меня только возник один вопрос, касаемый данного предложения «Адаптация - это погружение в новую среду. Она может происходить без наличия конкретной задачи и цели, и протекать самостоятельно…» Не понимаю, как она может происходить самостоятельно, если этот процесс напрямую зависит от HR и наставников. Даже если говорим про crm системы, как мне известно они все равно еще не научились основной пул задач решать по адаптации новичков.
А вы про какие задачи конкретно говорите? Просто в этом вопросе я с вами не согласен, может вы давно не заглядывали и не смотрели на рынке, что сейчас сервисы предлагают. Вот наш личный пример, у нас стоит поток адаптация, что решает автоматические напоминания о прохождение контрольных точек, сам нам выдает отчет о прохождении тестов сотрудников, мы получаем своевременную обратную связь от сотрудников благодаря мини опросам. Если мы говорим о функции контроля, то конечно она в наших руках, но касаемо основных задач- это все у нас перешло на сервис.
Огромное спасибо за ваш вопрос.
В вашем примере про crm систему кроется один небольшой секрет: процесс освоения crm системы и есть обучение. И в данном случае в период адаптации вы включаете элементы обучения. И это очень правильная комбинация. Об этом и написано чуть выше и чуть ниже.
Но если вы предполагаете, что обучением работе с crm-системой вы заменили адаптацию, то нет. Она может происходить сама. А может и не произойти. И тогда человек уходит, либо снижается эффективность, либо возникает негатив и так далее.