10 минут на планирование в неделю значительно повышают шансы на успех
Время выгодно инвестировать в планирование. Правда, до определенного предела. Даже 10 минут в неделю, посвященные планированию дел и задач, резко повышают ваши шансы на успех. А среди тех, кто тратит на планирование от 30 до 60 минут в неделю – самая большая доля успешных людей. Кстати, выполнять свои планы достаточно всего на 75%.
В конце 2022 года команда SingularityApp провела исследование “Почему мы не успеваем: что мешает планировать время и выполнять задачи в срок” в котором приняло участие более 400 человек. Оказалось, что основной причиной сложностей в управлении временем участники исследования считают самодисциплину.
Сейчас мы решили пойти дальше и выяснить: влияют ли привычка планировать свое время и склонность к прокрастинации на успешность человека в карьере и жизни. Участие в опросе приняли более 1500 человек.
Успешность, что это?
В энциклопедии практической психологии «успешность» рассматривается как способность и умение достигать успеха. Для обывателя успешность человека напрямую связана с его ролью в компании. Однако, собственники бизнеса и топ-менеджеры подвержены очень высокому уровню стресса, из-за чего могут не ощущать себя успешными, независимо от своих объективных достижений.
В психологии выделяют объективную и субъективную успешность. Субъективная зависит от мировосприятия человека. Объективная предполагает достижение желаемого. При этом в любой культуре есть представление об объективной успешности человека, которая оценивается по совокупности достижений в направлениях, представляемых обществом как наиболее ценные.
В рамках исследования мы рассматривали субъективную успешность, то есть успешность респондента по его собственной оценке.
Человек считает себя успешным, если достигает целей, которые ставит перед собой. “Счастье — это чувство растущей власти", как писал Ницше. Пошаговое и планомерное достижение именно СВОЕЙ цели (или шаги на этом пути) дают это ощущение. Поэтому в качестве критериев успешности мы приняли:
высокую оценку при ответе на вопрос “Вы успеваете что задумали?”;
наличие у респондента больших личных проектов в настоящее время или планов начать такой проект в ближайшее время;
- достаточный горизонт планирования.
Что такое «личная успешность или эффективность»? Обожаю этот вопрос. Можно на любой конференции спросить любого коуча по “личной эффективности”: в каких единицах измерения ее измерять? И он повиснет как лампочка. Давайте разбираться.
“Личная” подразумевает, что это эффективность достижения именно СВОИХ ЦЕЛЕЙ. Не целей своего начальника. Не целей компании, где вы работаете. Не целей ваших детей, жен, мужей… Именно ВАШИХ целей. Да, вам может быть по пути с целями вашего начальства. Вполне возможно, что делая на работе 100500 рутинных дел, вы делаете шаги на пути к своей цели. Построить дом, например. Но цель должна быть именно вашей.
Измеряйте продуктивность только на тех задачах, которые приближают вас к ВАШЕЙ, и только ВАШЕЙ, цели. Измеряйте продуктивность в ШАГАХ, которые вы проделали к своей цели. Это дает, как писал Ницше — чувство растущей власти.
Успешность зависит от роли и режима работы, но не так, как вы думали
Вам хоть раз приходилось завидовать тем, кто может работать меньше вас, или вообще не работать? Многие наемные сотрудники мечтают начать работать на себя именно по этой причине.
Как ни крути – фрилансеры работают меньше всех. Но как только фрилансер решает открыть свой бизнес, ситуация меняется. Срабатывает правило: чем выше ты руководитель, тем больше ты будешь работать. Собственники бизнеса чаще всех работают более 10 часов в день. Интересно, что доли топ-менеджеров и собственников, которые работают от 12 до 16 часов в день, примерно равны. При этом в среднем топ-менеджеры работают чуть больше.
Наибольшая доля успешных респондентов среди топ-менеджеров: целых 85%. Среди собственников бизнеса успешных респондентов значительно меньше – всего 32%. Среди менеджеров среднего звена и фрилансеров доля успешных очень близкая – 23% и 21% соответственно. Из линейных специалистов успешными являются только 18%.
Это интуитивно логично: чем выше ты руководитель, тем выше ставки в твоей работе, тем сильнее каждодневное влияние, которое именно ты имеешь на весь рабочий процесс. Прямая корреляция уровня ответственности и количества работы. Собственник бизнеса гребёт в лодке сильнее всех, потому что это – его детище. Топ-менеджер крупной компании имеет меньшую вовлечённость в процентах, но гораздо больший масштаб, поэтому работает аналогично много. Верно и обратное: те, кто способен и хочет много работать ради карьеры, скорее окажутся собственниками бизнеса или поднимутся до топ-менеджеров.
Условный топ-менеджер постоянно получает обратную связь от руководства и от коллег в плане приоритетов, и в большинстве случаев его стек планирования (на работе) продуман до мелочей – именно так, чтобы это была "морковка спереди": чуууть-чуть больше, чем он реально способен выполнить. Топ-менеджер трудится, старается, выкладывается, получает 85% успеваемости.
Собственник бизнеса - это как персонаж в ММОРПГ-игре с открытым миром. Ты заходишь в безграничный онлайн-мир, и можешь делать всё, что хочешь. Миллион векторов и направлений. Многие из них кажутся очень перспективными, и очень хочется вот это всё сделать – оно попадает в твой бэклог планирования. Ограничение в ресурсах есть, но немного иллюзорное: всегда можно нанять ещё людей, расширить воронки, ещё как-то вырасти. И всегда есть 2-3 growth-хака, которые находятся прямо перед носом, а ты их не видишь. А они есть.
Поэтому собственника бизнеса, как главное ответственное лицо на корабле, всегда ожидает заведомо больше дел, чем он может успеть. По-дефолту я ожидаю, что даже "субъективно успешные" собственники бизнеса хронически не успевают сделать и 30% своего стека. Там успешность измеряется, кажется, не по шкале "сколько ты успел сделать из того, что запланировал", а по шкале "Что именно ты запланировал, и что именно ты потом решил из этого успеть. Если это были важные и значимые вещи – красава, даже если всего 10%.
Также мы выявили прямую связь между количеством задач, которые в среднем контролирует человек в день, и долей успешных респондентов. Так среди участников исследования, контролирующих:
более 10 задач в день – 33% успешны;
от 6 до 10 задач в день – успешны 26%;
- от 1 до 5 задач в день – успешны 18%;
из тех, кто считает, что не контролирует ни одной задачи, – успешны только 12%.
Это коррелирует с предыдущим результатом, так как наибольшее количество задач контролируют именно топ-менеджеры и собственники бизнеса.
А что насчет режима работы? Популярна точка зрения, что на удалёнке сотрудники работают больше, так как размывается граница между личной жизнью и работой. Человек начинает работать утром, даже не почистив зубы, и уже в темноте вспоминает, что так и не вставал из-за компьютера.
Мы проверили – это не так. Как правило, на удалёнке люди работают немного меньше. Больше всех работают те, кому удалёнка недоступна. Меньше всех – сотрудники только с удалённым режимом работы. Интересно, что сотрудники с 3-4 днями на удалёнке в среднем работают больше, чем с 1-2 днями.
Не секрет, что многие удалёнщики имеют склонность решать проблему локальных цейтнотов за счет личного времени. Если это человека устраивает — проблем нет. Но в долгосрочной перспективе ни к чему хорошему это не приводит. Проведите небольшую ретроспективу в конце недели. Проследите, куда реально уходит ваше время. Посмотрите, от каких задач вы можете избавиться (делегировать или делать реже). Уберите режим “сижу на стреме” и ограничьте общение в чатах и по телефону после рабочего времени. Жить станет легче.
Кстати, качество сна напрямую зависит от того, насколько человек успевает запланированное. Невыполненные дела мешают спать, а значит заставляют чувствовать себя хуже. Виновата не только саморефлексия, но и эффект Зейгарник.
кто успевал все, что запланировал, оценили свой сон в 3,8 из 5;
кто успевал выполнить запланированное на ¾, оценили свой сон в 3,64;
- кто успевал запланированное примерно наполовину, оценили свой сон в 3,25;
кто успевал выполнить только четверть от своих планов, оценили сон в 2,96;
- кто считает, что вообще ничего не успевает, оценили свой сон в 2,55.
Также мы проверили, связана ли успешность с тем, насколько человек высыпался. Да, связана: те, кто хорошо высыпается – успешнее. Или можно сказать иначе: те, кто успешнее – лучше высыпаются. Причины две:
Во-первых, человек, который лучше выспался, более сосредоточен и может более эффективно выполнять свои задачи.
Во-вторых, если человек выполняет что запланировал и у него есть долгосрочные цели, – он спит лучше.
Качественный сон – один из трех столпов успешного выполнения рабочих задач. Однако большинство людей, чтобы больше успеть, применяют практику сокращения сна. Надеюсь это исследование поможет убедить тех, кто так поступает, перестать рубить сук на котором они сидят.
Правильно: Хотите больше успевать – улучшите качество сна. Сон – физиологическая база личной эффективности.
Успешность и прокрастинация
Более половины участников исследования считают себя прокрастинаторами. И только одна пятая уверена, что к ней не склонна. Интересно, что респондентов, считающих себя трудоголиками, примерно столько же.
Общеизвестно, что чем более человек склонен к прокрастинации, тем он менее успешен. Обратное менее очевидно: трудоголизм принято считать скорее негативной чертой. Однако мы выявили прямую зависимость склонности к трудоголизму и успешности. Как бы не клеймили трудоголизм и не рассказывали про важность work-life-баланса, любовь к работе остается залогом успеха. А склонность к прокрастинации – преградой на пути к нему.
Если вы трудитесь 24 часа в сутки семь дней в неделю – удача приходит сама! 25 лет назад мне это сказал мой первый начальник. И этот постулат ни разу не подводил. Если я фигачу с утра до вечера – я добиваюсь целей. В остальных случаях достижение успеха — дело везения. Хотите гарантий – будьте терпеливы и уделяйте максимум времени работе.
Успешность и планирование
Успех напрямую зависит от того, тратит ли человек время на планирование и сколько именно времени он тратит.
Среди тех, кто вообще не тратит время на планирование, успешных только 7%. Доля успешных среди тех, кто тратит на планирование порядка получаса, часа, или 2-3 часов, отличается совсем немного. То есть получаса в неделю уже достаточно, чтобы шанс на успех стал максимальным.
Среди тех, кто тратит на планирование более 4 часов в неделю доля успешных резко падает. Видимо, времени просто не остается, чтобы выполнять запланированные задачи.
Планировать свой день – залог успеха. Но не надо пытаться впихнуть в один день все дела.
Внутренняя статистика приложения SingularityApp показывает, что в среднем один пользователь выполняет 6-8 задач в день. При этом более 30% опрошенных нами людей планируют более 11 задач на день, а более 16% не смогли оценить, сколько задач в день они в среднем планируют.
Рекомендация: если вам сложно посчитать количество выполняемых задач, ограничьтесь 6 самыми важными. Попробуйте следовать совету, который в 1918 году отец-основатель пиара Айви Ли дал промышленнику Чарльзу Швабу:
1. Выпишите 6 самых важных рабочих дел.
2. Расставьте их в порядке важности для достижения конкретной цели.
3. Начните рабочий день с первого пункта в списке. Доведите задачу до конца и только потом беритесь за следующую.
4. Незаконченные задачи переносите в список из 6 пунктов на следующий день.
5. Повторяйте ежедневно.
Успешность также зависит от того, какую долю из запланированных на день задач человек в среднем выполняет. Ожидаемо, наименее успешны участники исследования, которые в среднем успевают выполнить менее 30% запланированных задач. Среди выполнивших от 30 до 50% своих задач успешных 10%. Не многим больше успешных среди тех, кто выполнил от 51 до 75% задач: 23%. Чтобы чувствовать себя успешным надо выполнять более 76% запланированного.
Так что же все таки делать?
Наверное, каждый хочет быть успешным. Но объективная успешность и достижения не гарантируют, что вы будете ощущать себя успешным человеком. Почувствовать успех позволяет наличие большой долгосрочной цели и планомерное приближение к ней.
Надо не только мечтать, но и ставить себе конкретные задачи. Для этого удобно использовать метод дерева целей. Разбейте цель на конкретные шаги, состоящие из задач. Поставьте эти задачи в свой план так, чтобы каждый день вы хоть немного приближались к цели.
Исследование показало, что достаточно выполнять свой план дня хотя бы на 80%, чтобы резко повысить свои шансы на успех. При этом просто наличие плана тоже поможет стать успешнее.
Да, наиболее успешны топ-менеджеры. Но не потому, что работают на крутых должностях. Чтобы получить эту работу им пришлось научиться планировать и шаг за шагом выполнять свои планы.
Больше выводов и советов от экспертов вы найдете в отчете об исследовании.
планирование помогает не забыть про важные задачи, и это большой плюс.
"А среди тех, кто тратит на планирование от 30 до 60 минут в неделю – самая большая доля успешных людей."
Так вот он значит в чем успех заключается
Просто составляю список дел в табличке. Чтобы не забыть. Если есть комм или подзадачи, даты - проставляю рядом. Усложнять смысла особо нет. И всегда можно добавить далее и далее комм.