Как мы вместе с «Магнитом» перевели 2200 работников на «удалёнку»

Рассказ о самом крупном внедрении на мобильной платформе «1С» в российской рознице.

Обычно удалёнными работниками становятся офисные служащие, которым нужен только ноутбук, морской пейзаж и тень от пальмы. Наш кейс уникальный: мы помогли розничной сети «Магнит» перевести на удалённую работу 2200 рядовых сотрудников подразделения эксплуатации, или ремонтной службы.

Им больше не нужно быть привязанными к офису, как раньше. Когда в одном из магазинов сети ломается холодильник или перегорает лампочка, ближайший работник получает оповещение в смартфоне и идёт чинить. Заказ деталей, инструктаж по задаче, отчёты о проделанной работе, — всё происходит через мобильное приложение, которое является частью нашего софта «1С:ТОИР».

Эффективность работ по ремонту возросла на десятки и даже сотни процентов (цифры ниже), но главный результат, как нам кажется, — идеологический.

Гаджет стал таким же инструментом, как отвёртка или гаечный ключ. А сами рабочие легко и быстро встроились в масштабную ИТ-систему, объединяющую 20 тысяч магазинов сети, а также распределительные (логистические) центры и другие предприятия холдинга.

Вообще-то «Магнит» — далеко не первое предприятие, где мы автоматизировали обслуживание и ремонт оборудования с помощью своей системы «1С:ТОИР».

Таких компаний сотни, среди них ряд подразделений «Газпромнефти» и НЛМК, «Иркутская нефтяная компания» (ИНК), «Горный цех» (группа «ФосАгро»), «Мострансавто», «Омктехуглерод», «Белая дача», «Бочкарёвский пивоваренный завод». По данным на июнь 2019 года, «1С:ТОИР» используют 30% производственных и сырьевых компаний, входящих в Индекс Московской биржи (МОEX).

Одни из многих, кто понял необходимость «оцифровать» ремонт оборудования, — компании, связанные с добычей ископаемых. К примеру, «Горный цех» занимается строительством шахт и рудников. Представьте 70 огромных работающих под землей самоходных машин, которые время от времени требуют ремонта. Чем тут полезен «1С:ТОИР»?

Сначала в систему заносят подробную информацию по всем узлам каждой машины, которые могут сломаться или подлежат плановой замене. Затем составляют план ремонтов и перечень типовых дефектов, чтобы диагностика обычных поломок была быстрой и точной.

Далее работники фиксируют в системе информацию по каждой проведённой диагностике и ремонту. ПО сопоставляет все эти данные и оптимизирует весь ремонтный цикл, подсказывая, что, когда и с какими затратами предстоит отремонтировать в дальнейшем.

Таким образом, «1С:ТОИР» помогает не только избежать авралов, но и в целом точно понимать, во что обходится владение той или иной техникой. «Горный цех» на 20% снизил трудозатраты на ремонт и сэкономил миллионы рублей в год.

Другой пример — «Иркутская нефтяная компания» с вышками, раскиданными по тайге на расстоянии в сотни километров друг от друга. Остановка работы на вышке может доставить крупные проблемы.

Во-первых, репутационные — что если разольется нефть и пострадает природа? Во-вторых, финансовые — вышки работают 24 часа в сутки, и каждая минута простоя несёт убытки. Обычно нефтяники перестраховываются с ремонтом.

Но с помощью «1С:ТОИР» он стал прогнозируемым — ИНК сократила годовой бюджет закупок оборудования на 40%, просто перестав покупать лишнее. Кроме того, сбор и анализ статистики по сбоям помогли выявить детали, которые изнашивались слишком быстро, и разработать новые: производителю этих деталей отправили данные из системы как обоснование для выпуска более качественных конструкций.

В «Магните» тоже задумались об экономии. Помните байку про American Airlines, которая убрала одну оливку из салата в обеде для пассажиров и сэкономила $40 тысяч в год? В компаниях-гигантах даже небольшая экономия даёт ощутимый эффект.

Сейчас больше 2000 рабочих «Магнита» ежедневно используют мобильные гаджеты с нашим приложением, 1500 сервисных инженеров работают в стационарной системе «1С:ТОИР». Перестроить их работу на новый лад было сложнее, чем вынуть оливку из салата. Ни один из предыдущих проектов «Деснол Софт» не был похож на автоматизацию «Магнита».

Проект начался в 2016-м, два года над ним работали больше 100 человек. Работа началась с «паспортизации» — создания базы данных «1С:ТОИР», в которую были внесены миллионы единиц оборудования, разделённого на объекты ремонта, то есть на детали и узлы. В системе к объектам ремонта привязаны технические паспорта, техкарты, руководства по ремонту и видеоинструкции.

Все данные системы отображаются в мобильном приложении «ТОИР Магнит», которое установили на специально подготовленные смартфоны Samsung и раздали рабочим.

Его разработка стала самым интересным этапом проекта. Необходимо было сделать инструмент для людей, которые никогда не использовали компьютер и мобильные приложения в повседневной работе.

Первую версию «обкатывали» с 85 сотрудниками подразделения эксплуатации филиала «Магнит» в Ростове-на-Дону, где велось пилотное внедрение.

В результате мы получили ценный опыт работы с реальной фокус-группой. Сделали интерфейс, в котором вся ключевая функциональность вынесена в главное меню, и добавили свайп-меню, чтобы упростить доступ к операциям и документам.

И масштабировали на 2200 устройств. В общем, получилось. «ТОИР Магнит» даже стал обладателем премии Samsung «Самый масштабный проект в ритейле».

После старта работа сотрудников изменилась. Теперь в начале смены они получают через мобильное приложение заявки на весь день. Там же уточняют детали в чате. Там же находят нужные для ремонта запчасти (сразу на все заявки), заезжают за ними на склад и отправляются работать. Пришёл, отремонтировал, отчитался через приложение и поехал дальше, к следующей точке.

Если на месте рабочий обнаруживает, например, неработающий холодильник, он инициирует задачу сам. Для удобства на каждую машину нанесён штрих-код, при его считывании в мобильном приложении «ТОИР» появляется информация о том, когда и кем ремонтировалась техника, какие работы проводили.

В чате можно обсудить конкретную задачу с инженером и при необходимости сделать и переслать фотографии, которые помогут понять, в чём проблема.

Дальше рабочий действует по той же схеме: если нужно, заказал и получил запчасти, отремонтировал, отчитался. Приложение обменивается с системой в реальном времени, за месяц в «Магните» по вопросам ремонтов пересылается 120 тысяч документов.

Магазины есть в 3354 населенных пунктах, а значит, рабочие в Саяногорске, Самаре или Москве должны получать индивидуальные задачи в своём часовом поясе, связываясь при этом с одной и той же системой.

Помимо личных задач для каждого работника, в системе «1С:ТОИР» можно создавать и коллективные. Если главный инженер в одном из региональных филиалов «Магнита» захочет провести осмотр холодильного оборудования во всех подконтрольных ему магазинах, задача сформируется в системе и «упадёт» в смартфоны всем рабочим одновременно.

Через год после запуска системы мы подвели первые итоги.

Непредвиденные простои оборудования сократились на 60%. По данным The Society for Maintenance & Reliability Professionals (Профессиональное сообщество профильных специалистов), при внедрении подобного ПО сокращение простоев обычно составляет 30–40%, так что реальные результаты превысили ожидаемые.

Ещё один показатель, по которому оцениваются такие проекты, — сокращение запасов запчастей, по прогнозу их количество уменьшается на 21%. В «Магните» эта цифра составила 40%. Кроме того, посчитали ускорение оборачиваемости запасов запчастей и ремонтных материалов на складах — 80%. Это значит, что вложенные в них деньги работают с большей отдачей.

Другая проблема, которую нам удалось решить, — эффективность труда ремонтных рабочих.

По словам Терри Уайрмана, вице-президента Vesta Partners и одного из ведущих экспертов по улучшению техобслуживания в мире, персонал в этой сфере тратит менее чётырех часов в день непосредственно на проведение работ.

C переходом «Магнита» на «1С:ТОИР» время от оформления заявки на ремонт до передачи её конкретному рабочему сократилось с двух часов до пять минут, то есть в 24 раза (!), а производительность труда рабочих повысилась на 35%.

Мобильные гаджеты переводят труд сотрудников ремонтных подразделений на новый уровень. Инженеры перестали быть регистрирующими работы «машинистками». Рабочие контролируют свою работу сами, с помощью приложения. Начиная ремонт, работник должен сделать клик в приложении. Закончил ремонт — снова клик. Приложение использует геолокацию и обмануть его нельзя. ПО, можно сказать, учит ремонтников менеджменту.

Новый стиль работы становится новым стандартом в самых разных отраслях. Некоторые компании «оцифровывают» техобслуживание уже на этапе запуска. Один из наших клиентов — завод по производству картофеля-фри «Лэм Уэстон Белая дача» в Липецкой области был ещё на стадии найма сотрудников, а мы уже вносили его оборудование в «1С:ТОИР».

Склад «Белой Дачи» — гигантское здание с бескислородной средой, высотой с девятиэтажный дом. Людей в нём нет, только беспилотные шаттлы. Но эти шаттлы и другое оборудование тоже надо чинить, и помогает в этом то же ПО, что помогает вовремя ремонтировать холодильники в «Магните», громадные подземные самоходы в «ФосАгро» и нефтяные насосы в ИНК.

«1С:ТОИР» подходит не только для автоматизации ремонтов. Система позволяет обслуживать инженерную и коммунальную инфраструктуру — дорожное хозяйство, электрические сети, трубопроводы, коммунальные сети.

Недавно мы закончили проект на Крайнем Севере, где система «1С:ТОИР» с мобильным приложением работает на жизнеобеспечение целого поселка золотопромышленников из 300 домов.

Вот то, чего нам особенно хотелось бы как программистам и как обычным людям — широкого внедрения нашего ПО в сфере ЖКХ. Организация работы в этой сфере легендарна. Помните Афоню? Было бы здорово, если бы мы могли только посмеяться над ним, а не наблюдать вживую.

#автоматизация