Ушёл и больше не пришёл: как правильно адаптировать нового сотрудника в компанию

Онбординг – это процесс адаптации нового сотрудника в компании, в её ценностях и культуре. Хорошо организованная система интеграции нового члена команды не только поможет удержать его, но также способствует достижению первых положительных результатов. Вместе с платформой для управления знаниями TEAMLY мы рассмотрим все этапы онбординга и расскажем, как удержать кандидата и подготовить его к эффективной работе.

Процесс онбординга начинается сразу после того, как как кандидат принял ваш оффер. Договоритесь с кандидатом о дате выхода и дайте всю вводную информацию.

— Запросите у бухгалтерии список необходимых документов и заранее отправьте его новичку. Просидеть несколько часов за заполнением тонны документов под взгляды заинтересованных коллег — не самое приятное занятие в первый рабочий день.

— Расскажите, как добраться до офиса компании. Будет ещё лучше, если вы дополните рассказ фотографиями или проложите маршрут на картах, ведь зачастую офисные здания находятся не в самых очевидных местах. Новый сотрудник может не сориентироваться, а стресс от возможного опоздания в первый рабочий день заставит ещё сильнее нервничать.

— Перед приходом нового сотрудника подготовьте его рабочее место: компьютер с необходимым софтом, удобный стул, канцелярию. Положите на его стол открытку или сладости — этот милый жест даст новичку понять, что он важен компании.

— Предупредите команду о появлении нового сотрудника: попросите коллег быть отзывчивее и объясните важность процесса адаптации руководителю, чтобы он не делал поспешных выводов и не просил подыскать кого-нибудь получше через 2 недели.

Помните: первый рабочий день — самый стрессовый: новое место, новые задачи, новые люди. Не торопитесь сразу нагружать мозг новичка всей информацией о нюансах работы, особенно в устной форме — перегруз не даст никакого эффекта, но могут добавиться мысли «Я с первого дня должен показать результат? А если я не справлюсь?».

Вместо этого мы советуем двигаться по другой тактике:

— В день выхода отправьте сотруднику wellcome-письмо с его приблизительным расписанием на первый день, контактами руководителями и основными доступами. Так новый будет понимать, что его ждет.

— Расскажите новичку о ценностях, которых придерживается компания. Объясните структуру организации, не лишним будет показать фотографии руководства и коллег.

— Прогуляйтесь по офису. Расскажите, где находится кухня и ванная комната, есть ли рядом магазин, в каких кафе и столовых обедают коллеги (А, может, у вас в офисе установлен автомат с готовой едой).

— Интегрируйте нового сотрудника в коллектив. Поводите его по отделам и представьте коллегам из других подразделений, чтобы новичок хотя бы примерно понимал, кто и чем занимается.

— Познакомьте нового сотрудника с непосредственным руководителем. На встрече вместе объясните новичку устройство его должности, опишите процесс работы и ожидания руководства.

— Чтобы сотруднику было проще освоится в огромном потоке информации — предоставьте ему доступ к корпоративной базе знаний. Например, TEAMLY.

В TEAMLY можно загрузить все необходимые документы, таблицы и договоры. А статьи, написанные сотрудниками из разных отделов, помогут новичку обрести знания компании, её продуктах, подразделениях и сотрудниках.

После первого рабочего дня начинается самый важный и длительный период — процесс адаптации. В зависимости от направления деятельности компании и скиллов самого сотрудника он длится от 1,5 до 3-х месяцев. В это время не только компани присматривается к сотруднику, но и он к вам. На основе своего опыта взаимодействия с организацией новичок решает продолжить работу или попрощаться с вами.

Как попасть в сердечко новому сотруднику:

— Проводите регулярные встречи и интересуйтесь его жизнью в компании. Возможно, у новичка возникли трудности, о которых он не может сказать своему руководителю. В таком случае вы станете связующим звеном между ними и поможете найти компромисс.

— В первые месяцы работы сотруднику особенно важно видеть свои достижения. Если новичок работает над большим проектом, разбейте глобальную задачу на более мелкие, чтобы он мог видеть, какое количество задач он уже закрыл.

— Создайте на основе знаний вашей компании обучающие курсы для новичков, которые помогут ему не только закрепить все знания о компании и о своей должности, но и приобрести новые профессиональные компетенции.

— Вместе с руководителем разработайте план развития нового сотрудника. Директор по развитию TEAMLY Олег Демченко считает оптимальным использования правила 30-60-90.

Первые 30 дней: этап интенсивного обучения. В это время руководитель знакомит нового сотрудника с инструментами для работы и проектами, а также ставит небольшие задачи. Ваша задача — общаться с новичком не реже раза в неделю, в идеале назначать личную встречу. На встречах обсуждайте рабочие задачи, спрашивайте об адаптации в коллективе и о его взглядах на работу в целом. Такие планёрки полезны не только тем, что вы узнаете состояние нового сотрудника, вы также сможете посмотреть на компанию свежим взглядом. Возможно, у новичка есть идеи по оптимизации рабочих процессов или он знает, как решить нерешаемую годами проблему.

День 31-60: меньше обучения и больше обязанностей.

Руководитель в это время поручает новичку более серьёзные задачи и налаживает общение с коллегами. На этом этапе вы можете сократить регулярность встреч до 1-2 в месяц. На встречах убедитесь, что сотрудник справляется с работой и ему хватает знаний. Если каких-то компетенций недостаточно, то вы можете предложить новичку пройти обучение на курсах и вебинарах.

День 61-90: самостоятельность

На этом этапе сотрудник знает бОльшую часть рабочих процессов и налаживает коммуникацию с коллегами и боссом. После испытательного срока (в большинстве компаний он как раз составляет 90 дней) вы можете вместе с руководителем нового сотрудника сделать окончательные выводы о его профессиональных навыках, soft skills и возможности продолжения работы в компании.

Онбординг — один из самых значимых процессов в работе HR-специалиста. Зачастую именно по его итогам новичок делает вывод о том, оставаться ли ему на новом месте или искать что-то другое.

Ваша главная роль заключается в помощи новому сотруднику, адаптации и обеспечении его всем необходимым для работы (техника, пароли, доступ к базе знаний). Помните, что новый сотрудник не покажет хорошие результаты сразу. И самое важное – процесс онбординга не заканчивается после быстрого осмотра офиса. Только через 3 месяца, после прохождения испытательного срока, можно полностью доверять новичку и отпускать его в свободное плавание.