Как одна поездка на склад Amazon помогла российскому бизнесу начать экономить миллионы на учете складского оборудования
Мы с командой первыми в России реализовали систему для хранения и учета складского оборудования. Нашей разработкой пользуются ритейлеры, и они уже знают, что с ней можно сэкономить на обслуживании терминалов сбора данных до 25 млн рублей в год. Расскажу, как мы придумали будто бы шкаф, а на самом деле — готовый бизнес-процесс.
Привет! Я Кирилл Казарцев, и со своей командой я разработал продукт «Инлокер».
С 2013 года я руковожу ИТ-департаментом на складах 3PL-оператора «Шерлэнд». Однажды я заметил, что мы тратим огромные деньги на учет, закупку и ремонт терминалов сбора данных (ТСД). На это есть две причины:
- Учет ТСД ведут охранники или менеджеры в бумажном журнале: пришел — получил — расписался — сдал — расписался. В таких условиях ручные сканеры легко потерять, сломать или украсть, а покупка нового терминала обойдется в 40–150 тысяч рублей.
- Охранник на складе один, а сотрудников — много. Пока все получат и сдадут ТСД, суммарно пройдет целый час рабочего времени, за которое людям тоже надо платить.
Так у нас появилась идея создать систему, которая автоматизирует процесс выдачи терминалов на нашем складе, будет вести учет всех исправных и неисправных гаджетов и оптимизирует расходы компании на их обслуживание и зарплаты сотрудников.
Попал на склад Amazon и понеслось: спроектировали систему хранения и три раза ее дорабатывали
В 2019 году я посетил проездом склад Amazon и открыл для себя мир промышленного вендинга. Вот что это такое:
- Например, у сотрудника склада Джона Смита закончились перчатки.
- Вместо того чтобы идти к условному завхозу и расписываться в журнале за новые, работник подходит к прозрачному шкафчику и прикладывает бейджик.
- Одна из ячеек открывается, человек забирает нужные вещи и закрывает дверцу.
- Система автоматически подтягивает данные, что Джон Смит взял из ячейки №154 одну пару перчаток.
В итоге сотруднику не приходится тратить время, чтобы сходить на склад, объяснить завхозу, что ему надо, ждать, пока ему это принесут, расписываться в журнале и в конце рабочего дня — при необходимости — сдавать. А компании не нужно нанимать дополнительный обслуживающий персонал и вести учет расходников и оборудования вручную: все данные автоматически обновляются в системе. Можно в любой момент узнать, сколько на складе осталось перчаток или других расходных материалов.
На тот момент в России не было подобных систем: в четырех компаниях из пяти учет терминалов вели вручную — проблемы и сопутствующие издержки с ручной выдачей ТСД были повсеместно. Именно поэтому мы не сомневались, что такой продукт нужен на отечественном рынке. Мы вдохновились опытом Amazon и решили создать и обкатать систему сначала у себя на складе, а затем масштабировать ее.
В Шэрленде был полуавтоматический вариант системы учета. Мы с нуля разработали свой софт: электронный личный кабинет со справочником сотрудников и оборудования. Даже в таком варианте мы уже упростили процесс получения и выдачи устройств, стало легче отслеживать поломки. Но всё еще оставался охранник, который отдавал и собирал терминалы вручную, а после фиксировал это в электронном журнале.
Наша полуавтоматическая система — шкаф с самодельными пронумерованными ячейками и электронный личный кабинет, в котором фиксируются все действия сотрудников с оборудованием
После того как я увидел шкафы в Amazon, мы решили интегрировать наш софт и шкафы, чтобы полностью автоматизировать процесс. Это был логичный этап эволюции системы.
Чтобы реализовать идею, нам были нужны шкафы, как у Amazon:
- С горизонтальными ячейками. Такое расположение мест хранения целесообразнее, чем вертикальное, — получится уместить больше ячеек в одном модуле шкафа.
- С прозрачным корпусом. Так можно видеть, какое внутри лежит оборудование и есть ли оно там вообще. А еще нужно реализовать подсветку, с помощью которой можно отслеживать статус гаджетов в ячейке. Например, красный цвет означает, что оборудование сломано, белый — в ячейке, без цвета — на руках. Это было важно, чтобы сотрудник мог видеть статус оборудования визуально, просто посмотрев на шкаф, понимать, свободна ли ячейка или там что-то лежит.
Когда мы начали искать подходящие модели шкафов, выяснилось, что у 95% производителей на рынке в России и Китае вертикальные модули и нет прозрачных ячеек. Заказывать английское или американское оборудование — в три раза дороже, и это без софта, поэтому даже мысли не возникло заказывать зарубежные шкафы.
Мы не хотели в точности повторять за Amazon, поэтому задумались над тем, чтобы разработать свой шкаф с нуля. К тому же это был задел на дальнейшее развитие системы. Собственные ячейки позволят не зависеть от поставщиков, быстрее адаптировать модули под запросы рынка и при необходимости оперативно доработать шкафы для конкретного клиента под заказ.
Мы сами разработали платы, которые синхронизируют наш софт — электронный личный кабинет — со шкафом. А в 2019 году впервые представили систему «Инлокер» на международной выставке складского оборудования CeMAT в Москве.
Изначально мы делали по микросхеме на ячейку, но в 2020–2021 годах цены на металл и компоненты, которые мы заказывали из Китая, сильно выросли. Это сказалось на конечной стоимости системы, и делать по плате на ячейку стало очень дорого. Тогда мы решили установить одну микросхему сначала на 8 ячеек, а затем — на 24. Такое объединение никак не повлияло на качество самих плат, зато позволило нам ускорить процесс их сборки и оптимизировать стоимость Инлокера.
После выставки в 2019 году мы еще три раза дорабатывали шкафы и софт и после каждой доработки анализировали эффективность системы.
Создали версию «Инлокер 4.0», которая умеет учитывать оборудование без участия человека
Инлокер состоит из трех частей: софт в головном модуле, модульные шкафы и ножки с блоками питания, от которых запитывается шкаф. Внутри каждой ячейки можно подзарядить оборудование — от USB или сети.
Общая схема такая: сотрудник подходит к шкафам, идентифицирует себя с помощью пропуска, выбирает необходимое действие на экране — получить или сдать оборудование, забирает его или кладет на место и закрывает ячейку.
Ячейки подсвечиваются соответствующим цветом: белый — оборудование взяли, зеленый — на месте, красный — неисправно или требует ремонта
Софт может идентифицировать сотрудников не только по пропуску, но и по ПИН-коду, отпечатку пальца или лицу, а оборудование — по штрихкоду, QR-коду или NFC-метке. Все способы распознавания работников зависят от системы контроля учета доступа (СКУД) клиента, нужные интегрируются в личный кабинет Инлокера.
В личном кабинете можно вести всю статистику и просматривать информацию по системе учета: сколько людей работает в данный момент, какими терминалами пользуются, какие гаджеты повреждены и по какой причине. Есть вся история использования отдельно по сотрудникам и по ТСД. Персоналу, который следит за складом или занимается обслуживанием гаджетов, не нужно контактировать с работниками и выяснять, кто и что сломал или украл, — вся информация доступна в личном кабинете, в который можно зайти удаленно.
В личном кабинете более десяти ролей, которые гибко настраиваются. Вот три основные роли:
- Администратор. Может загружать оборудование в ячейку, изымать его оттуда, забирать в ремонт и загружать исправные терминалы в ячейки. Материально ответственный.
- Менеджер. Может сдать оборудование за сотрудника, если тот забыл это сделать; брать несколько ТСД на себя, чтобы отдать гаджеты сотрудникам, которые еще не внесены в систему. Количество устройств в одни руки ограничивается в ЛК.
- Сотрудники склада. Рабочий может получать оборудование как с выбором, так и без. Когда сдает оборудование, идентифицирует его и отмечает, исправно ли оно или нет. Если неисправно, сотрудник может выбрать вариант поломки. Подсветка в шкафчике меняется, а в ЛК и на почту администратора и менеджера автоматически отправляется письмо, что устройство неисправно.
Чтобы начать работу с Инлокером, достаточно добавить в личный кабинет всех сотрудников, оборудование и назначить роли. Причем для этого необязательно находиться именно на складе: через кабинет можно управлять всеми шкафами в любой точке России или за рубежом — подгружать, удалять и редактировать работников и гаджеты под учетом.
По сути, мы внедряем уже готовый бизнес-процесс, благодаря которому компании могут сэкономить на ремонте, обслуживании ТСД и зарплате сотрудников, которые занимаются выдачей и приемом оборудования. А работники не будут тратить время на получение и сдачу сканеров.
Пример, как Инлокер экономит время сотрудников и деньги компании. В среднем работники тратят 20 минут в день на получение и выдачу терминалов. С Инлокером время можно сократить вдвое — 10 минут на сотрудника в день. Если на складе 3000 человек персонала, получится сэкономить 30 000 минут = 500 рабочих часов в день = 125 рабочих часов в год (если в году приблизительно 250 рабочих дней). С учетом средней почасовой ставки сотрудника, например 200 рублей в час, компания сэкономит 25 000 000 рублей в год.
Начали продвигать шкафы бесплатно, а теперь к нам обращаются гиганты ритейла
Еще на выставке CeMAT в 2019 году Инлокером заинтересовалась продуктовая сеть «Магнит». Многие компании видели нас на отраслевых выставках и конференциях, сами находили в интернете или на YouTube. Они интересовались нашим продуктом, а мы предлагали протестировать его без каких-либо финансовых обязательств.
В триал входил (и входит до сих пор) шкаф на 48 ячеек, настройка личного кабинета клиента, отладка системы на объекте заказчика и техподдержка на время пробного периода.
Бесплатный тест-драйв Инлокера дал нам многое. Мы получали обратную связь от клиентов, дорабатывали систему под требования заказчиков, получали крупные контракты и обзаводились лояльными покупателями.
Сейчас у нас более 400 установленных и работающих систем. По моим примерным подсчетам, Инлокер суммарно управляет парком оборудования на сумму почти 1 млрд рублей.
400 систем × 48 ячеек = почти 20 000 ячеек
20 000 ячеек × 50 000 рублей (примерная стоимость одного ТСД) = 1 млрд рублей
Когда мы раскачались на рынке, к нам начали приходить клиенты из разных сфер бизнеса. Мы поняли, что Инлокер может пригодиться не только в складских и логистических центрах, где сотрудники получают и сдают ТСД.
Вот несколько примеров, что еще можно передавать с помощью нашей системы.
Расходные материалы и дорогостоящие инструменты. С помощью Инлокера строительный бизнес может выдавать сотрудникам перчатки, каски, перфораторы и бензопилы.
Документы. С таким запросом к нам обратилась сеть «ИКЕА»: они хотели, чтобы сотрудники из отдела кадров и бухгалтерии не бегали за остальными работниками, а оставляли бумаги на подпись в ячейках. Мы добавили функционал в софт: помимо того, что через Инлокер персонал склада получал и сдавал терминалы, сотрудники могли еще и обмениваться документами с бухгалтерией удаленно.
Медицинские материалы. С помощью Инлокера можно выдавать марли, шприцы, препараты. Такой проект мы реализовали для Министерства здравоохранения РФ.
Скоро расскажу, с какими запросами мы столкнулись, когда начали развивать систему «Инлокер» для других компаний. Подписывайтесь на мой блог на vc.ru, чтобы получить уведомление и не пропустить статью. И заходите в мой личный телеграм-канал о бизнесе, новых идеях, интересных людях и хорошем оборудовании для склада.
Чудо шкаф в детстве — пусти в нарнию
Чудо шкаф сейчас — сэкономь нам денег
Это что-то на полезном. Крутяк, ребят. Процветания вам!
Мощнейшая идея и реализация. Желаю вам дальнейшего процветания и развития. Молодцы.
Круто! Помню имел дело с ремонтными автомастерскими. Там тоже вечно была колоссальная проблема с учетом инструмента. По сути на каждого рабочего нужен был один контролирующий, иначе дорогостоящий инструмент легко превращался в расходники. Конечно разворачивать проект на миллиард в рамках одного СТО бессмысленно, но в целом им бы очень зашло
Кто то уже воспользовался вашими идеями и советами по экономии ?
Да, конечно, но мы не всех можем указывать или показывать их-за nda. У нас на youtube канале Инлокер есть видео где показаны реальные кейсы с реальными компаниями. На данный момент более 18000 ячеек, 35 городов и более 60 складов. Компании могу написать в личку если интересно :)
Предлагаю внедрить такую систему в многоквартирный дом для писем, доставок, особенно доставок. Без привязки к номеру квартиры, соответственно. Давно думал об этом, странно, что никто не реализовывает, потенциал есть и в монетизации.
Это могла бы быть ячейка, которая бы упростила жизнь ТК. Не пришлось бы тратить время на подъем на этаж курьеру, поиск или дозвон до клиента, оставлять посылки у двери. И получателям было бы проще: получил уведомление «заказ в ячейке», спустился или по пути забрал по коду.
В сущности, это пикпоинт-почтовый ящик в каждом многоквартирном доме.
Можете начать с моего подъезда.