Стали быстрее считать и анализировать: как в компании работает система учета движения денежных средств

Клиент: сотовый ритейл, компания занимается розничной торговлей смартфонами и аксессуарами, а также предоставляет услуги связи. Салоны компании есть в нескольких городах: Казань, Киров, Пермь, Кемерово, Тула.

Задача: автоматизировать ежедневную выгрузку данных о движении денежных средств из всех источников (10 баз «1С:БУХ» и «1С:Розница»), разработать отчет Cash Flow, автоматизировать разнесение выписок из банка по статьям расхода.

Компания росла постепенно. Когда было несколько точек, обрабатывать данные можно было в ручном режиме. Но когда салонов стало порядка 80, получать оперативно информацию оказалось сложнее. Работа требовала много времени, возникал риск ошибок, ведь нужно было внести огромное количество отчетов и проводок. В результате, это результаты анализа деятельности компании в целом могли быть неточными. При этом данные нужны были, чтобы быстро принимать решения, например, по вопросам, связанным с тем или иным товаром.

Мы решали не одну задачу. У нас несколько сотовых операторов, и они работают в разных программах учета: «1С:Розница», RMS, «1С:Бухгалтерия». Все их нужно было «подружить». Это первая задача. Также требовалось простое решение. Поэтому мы выбрали «1С:УНФ».

Ольга Князева, главный бухгалтер ГК «Техника PRO»

В первую очередь мы настроили выгрузку документов «Отчеты о розничных продажах» и «Выемка из кассы» по каждой организации. У компании при этом около 80 торговых точек. Объем данных получился большой. Также мы настроили выгрузку всех банковских документов из «1С:Бухгалтерия».

Следующий шаг — разработка структуры хранения информации о движении денежных средств и деньгах в пути в «1С:Управление нашей фирмой». Именно на основании этих показателей готовятся данные для формирования отчета Cash Flow.

Далее мы разработали инструмент разнесения выписок из банка по статьям расхода.

Раньше бухгалтеры вручную изменяли данные в платежных поручениях после загрузки из клиент-банка в «1С:Бухгалтерия 3.0», «1С:Управление торговлей», «1С:Управление нашей фирмой». Внесение изменений занимало около 3-5 часов.

Наша команда разработчиков создала дополнением к типовым алгоритмам «1С:Бухгалтерия 3.0», «1С:Управление торговлей», «1С:Управление нашей фирмой». Дополнение позволяет создать правила, согласно которым будут загружаться данные из банковских выписок. В каждом правиле можно настроить отборы по следующим полям:

Не обязательно отбор должен быть по всем четырем полям, есть возможность настроить его по одному и более. После получения выписки из банка, система «прогоняет» ее по всем вышеописанным критериям, чтобы установить значения определяемых полей и при загрузке изменить их:

Дополнение разработано в виде расширения, поэтому добавление функционала проходит быстро и легко.

Было

Стало

Сегодня отчет ДДС формируется автоматически. Это сократило время на сбор данных с 5 часов до 1 минуты, а решения по оплатам принимаются своевременно. Бухгалтер может уделить время более важным делам. Также свелись к минимуму риски ошибок при внесении отчетности.

Автоматический ввод и распределение отчетов по продажам и движению денежных средств помогает анализу работы каждого магазина. Клиент получил готовый инструмент для ежедневного контроля и управления денежными потоками.

Мы работали с компанией BPCA и до этого. Вопроса «Куда идти?» не возникло. В предыдущих проектах компания показала себя с положительной стороны. Мы приняли решение обратиться снова.

Очень привлекает то, что вы не совсем похожи на тех разработчиков, которых мы знаем. Нередко программисты оказываются в своем роде творческими людьми, работают по ночам с чашкой кофе и нарушают сроки. Это не про вас. Мы знаем, что если есть задача и сроки, значит, мы гарантированно получим результат.

Ольга Князева, главный бухгалтер ГК «Техника PRO»

Если есть вопросы по 1С и бизнесу, пишите! Буду рада пообщаться! А еще много полезного мы рассказываем в телеграм-канале.