Как мы за неделю выпустили семь газет, уложились в дедлайн и еще выиграли время
В октябре 2018 года в контент-бюро «Хорошая история» обратилась федеральная компания. Каждый год в разных городах она проводит недельный фестиваль талантов для своих сотрудников. На таких длинных мероприятиях нужны свои регулярные медиа, причем не только онлайновые, но и те, которые можно подержать в руках в перерывах между выступлениями.
Проектные редакции — один из самых сложных видов корпоративных медиа. Коллективы собираются на очень короткое время, дедлайны жесткие, а нагрузка высокая.
Мы подошли к решению проблемы системно — собрали команду с дублерами, заверстали заготовки, закупили энергетиков, кофе и валерьянки. В итоге — неделя в бешеном темпе, шесть человек и семь выпусков без единого опоздания.
Запас карман не тянет
Команду редакции собирали загодя. Мы решили не терять зря времени, поэтому всю работу начали за два месяца до фестиваля. Нам были нужны шесть человек — дизайнер-верстальщик, главный редактор, выпускающий редактор и три журналиста.
Опытные журналисты не подходили, все они заняты и редко интересуются краткосрочными проектами, где нужно много бегать. Поэтому выбор пал на выпускников и студентов журфака — они активные, коммуникабельные и их можно «настроить» под задачу.
Всего мы выбрали пять журналистов, двух выпускающих редакторов и двух дизайнеров-верстальщиков. Главным редактором стал директор «Хорошей истории» Руслан Серазетдинов.
Мы взяли кандидатов с запасом — если кто-то из них заболеет или откажется от работы, мы сможем его тут же заменить без ущерба проекту. Запасные варианты нужны всегда, нельзя полагаться на кого-то одного, даже на себя.
Мы определили состав команды, но за неделю до фестиваля дизайнера и выпускающего редактора пришлось заменить. Из журналистов остались только трое, двое других также отказались от работы. Нас спасло, что мы уже заранее нашли нужных людей.
Участники команды никогда раньше не работали вместе, это серьезно осложняло задачу. Поэтому к проекту мы приступили заранее, и за неделю до фестиваля у нас уже был готов первый номер, часть второго и «консервы» — материалы, которые не привязаны к конкретной дате и «не испортятся». Например, мы написали материалы «О Казани», «Куда пойти», «Где поесть рядом с мероприятием» — все, что будет интересно делегатам фестиваля.
В таких проектах ключевую роль играет подготовка — вы должны заранее собрать заготовки статей и первый номер газеты. Так будет проще уложиться в дедлайны в будущем.
Чистая механика
Нам поставили жесткие рамки — сдавать готовую газету в типографию нужно строго по дедлайну. Любое опоздание увеличивало стоимость издания и клиент терял деньги, а мы попадали на штраф.
Соблюдать дедлайн не так просто. Журналистам нужно писать материал прямо во время фестиваля: вечернее мероприятие стартовало ближе к 18:00, в 19:00 мы уже садились за верстку, а к 21:00 сдавали готовую газету (4 полосы А3 в цвете).
Работу над проектом облегчила типовая верстка в фирменном стиле фестиваля. И хотя у нас была на руках готовая сетка с фирстилем, нам все же пришлось много работать с отдельными элементами газеты. К тому же, мы решили улучшить формат подачи материалов — ушли от освещения гонки победителей в сторону интересных личностей, добавили новые рубрики и инфографику.
Каждое утро в штабе организаторов проходило совещание. Мы встречались с ключевыми людьми и уже там искали интересных героев. После таких встреч у журналистов были заготовки, с их помощью они заранее знали, что примерно произойдет и о чем нужно написать.
В компании заказчика работает почти 500 тысяч человек, многие из них профессионально занимаются вокалом, разными видами спорта и творчеством. В фестивале принимали участие сотрудники, которые играют в инструментальных ансамблях по 30-40 лет. Были и те, кому всего 20 лет, а они уже победители международных конкурсов.
Заготовки отправляли в редакцию. Редакторская группа на месте вносила правки и комментарии, уточняла фактуру, а затем текст уходил на верстку. Это была стандартная работа редакции, но здесь ключевую роль играла скорость.
Практически в каждом номере у нас выходила инфографика. Мы старались даже стандартные таблицы подать читабельно и лаконично.
За два дня перед концом фестиваля мы были все на нервах — шло подведение итогов. В последний рабочий вечер нам принесли готовую сводную таблицу на листе А3. Это был настоящий кирпич из имен, фамилий, номинаций, городов и дипломов. Мы не могли оставить ее в таком виде, поэтому заморочились и внедрили цветовую схему, чтобы читателю было удобнее воспринимать информацию.
Что в итоге?
Для нас это был жесткий, но довольно интересный кейс. Мы смогли сделать творческую работу во временных рамках, ни разу не сорвав дедлайн.
На успешность кейса повлияли такие факторы:
Двойная структура в управлении командой. Два редактора в команде улучшают организационную работу проекта. Когда один устает, второй его подменяет — работа не останавливается, и в проекте есть всегда «свежая» голова. Это помогает снизить количество ошибок уже при первой вычитке и повышает качество текстов.
Плюс, это хорошо сказывается на взаимоотношениях в команде. Журналисты понимают, что один редактор может поругать, а второй — похвалить.
«Консервы». Мы облегчили себе задачу тем, что основательно подготовились — написали статьи, не привязанные к датам.
Быстрая реакция на интересные истории. Мы видели интересного человека и тут же на месте брали у него короткое интервью.
Представитель заказчика сказал, что мы были единственными, кто за всю историю фестиваля ни разу не сорвал дедлайн.
Прочитала и не поняла, почему у статьи столько дизлайков ¯\_(ツ)_/¯.