Как вести дела с партнерами, чтобы у компании всегда были деньги

На эту тему есть сотни статей, но ситуация остается прежней: предприниматели не понимают, как выстраивать финансовые отношения с партнерами, и уходят в минус, хотя теоретически владеют миллионами. В статье дам 6 советов, которые помогут правильно выбирать партнеров и не сидеть без денег.

Меня зовут Степан Родионов — я предприниматель и основатель сервиса Adesk.

Тема не новая, но, как сейчас говорят, «вечнозеленая» — вчера, сегодня и через 5 лет будут предприниматели, которые только осваивают работу с дебиторкой и пока не понимают, почему иногда приходится платить сотрудникам из своего кармана и экстренно затыкать другие дыры в бюджете.

Одна из причин, почему работы много, а денег нет — дебиторская задолженность. По своему опыту и опыту коллег я сформулировал 6 советов, которые помогут вам эффективно управлять долгами клиентов, не допускать кассовых разрывов и просрочек.

Есть два плана — минимум и максимум. Если сделка на скромную сумму, задержка которой не сильно повредит компании, придерживайтесь плана минимум:

Если предстоящая сделка будет крупной, то есть невыплата задолженности принесет вашему бизнесу серьезные неудобства, потратьте время на углубленный анализ:

Для комплексной проверки можно использовать официальные базы данных, например, сайт ФНС, реестр недобросовестных поставщиков или картотеки судебных дел и исполнительных производств.

Если блуждать по государственным сайтам не хочется, можно воспользоваться специальными сервисами — они собирают информацию о контрагенте из разных источников и выдают ее вам в виде готового отчета.

Часть функционала таких сервисов бесплатная, но там только поверхностная информация. За углубленный анализ партнера придется заплатить, но зато вы сэкономите кучу времени.

Популярные сервисы для проверки контрагентов:

Оплачивать годовой доступ за 30-70 тысяч имеет смысл, когда у вас заключаются сотни сделок. Для разовых проверок можно покупать доступ на короткий срок.

Чтобы сотрудники не забывали проверять контрагентов, введите правило: заполнять соответствующее поле с датой проверки в вашем сервисе финансового учета. Расписывать все детали необязательно — фразы «Проверено 1.09.2023» будет достаточно.

Представим, что вы производите мебель и продаете ее мебельным магазинам. И вот один из таких магазинов несколько лет исправно платил, а потом вдруг поменял приоритеты: теперь в первую очередь он платит другому поставщику, потому что его товары более высокомаржинальные. И вот вы ждете своей очереди, а тем временем долг взлетает до небес.

Чтобы избежать таких ситуаций и урегулировать отношения с партнером, разработайте кредитную политику: какой максимальный размер дебиторки допускается по каждому из партнеров. Суммы могут быть разными и меняться, исходя из финансовой отчетности контрагента и его дисциплинированности в платежах.

Главное не просто разработать кредитную политику, а следовать ей. Чтобы ничего не забылось, фиксируйте сумму дебиторской задолженности и отказывайте в поставке товара или услуги, если лимиты уже превышены.

Идеальный вариант: размер дебиторки примерно равен размеру кредиторки, то есть в случае взаиморасчетов вы не уйдете в минус. Если дебиторка больше, чем кредиторка, вам придется работать на своих деньгах, а это увеличивает риск кассового разрыва.

Аналогичная ситуация с оборачиваемостью задолженностей. Если вы даете отсрочку 90 дней, а вам — 60, то вы целый месяц будете сидеть без денег. Чтобы такого не было, оборачиваемость кредиторки и дебиторки должна быть одинаковой. Варианта два: либо увеличивать отсрочку для себя, либо сокращать сроки своих дебиторов.

Вы должны четко понимать, кто, когда и сколько денег должен вам заплатить. За своей платежной дисциплиной тоже надо следить, но это тема отдельной статьи :). Вести учет должников, сроков и сумм можно в таблице, если партнеров у вас несколько. Если клиентов много, удобнее использовать специальный сервис, например, Adesk.

Вам не нужно будет руками вносить все данные и держать наготове стопку с договорами, чтобы отыскать дату платежа. А если подключите интеграцию с банком, то платежи будут сами попадать в сервис и учитываться в балансе контрагента. Так вы убиваете двух зайцев: имеете актуальную информацию по задолженностям и можете контролировать кредитный лимит.

Ситуации, действительно, бывают разные, но если просрочки уже вошли в привычку — самое время освоить искусство требования денег. Главное тут, говорить с клиентом на его языке и приводить аргументы, которые он понимает.

Чтобы менеджерам было проще ориентироваться в ситуации, разработайте регламент — опишите, что и в какие сроки нужно сделать, чтобы получить от клиента деньги.

Менеджеру наверняка нравится получить бонусы за факт совершенной сделки, но в этом случае он стремится подписать договор, а не получить оплату. Ему вообще без разницы, рассчитается партнер через 30 дней или через 2 года. Поэтому рекомендую пересмотреть мотивацию сотрудников и привязать ее к исполненным обязательствам со стороны партнера, а не к количеству заключенных сделок.

Когда бонусная часть зарплаты менеджера упадет вдвое из-за того, что клиент просрочил платеж, в следующий раз сотрудник будет более решительным: проверит контрагента, проследит за суммой дебиторки и вовремя потребует оплату.

Кстати, протестировать как работает Adesk вы можете бесплатно — за 14 дней можно подключить все нужные интеграции, построить отчеты, посмотреть, как работает учет задолженностей.

А как у вас обстоят дела с дебиторкой? Пишите в комментариях, как работаете с задолженностями или задавайте вопросы — разберемся вместе.