Какую отмашку вы получили? У вас есть трек-номер, по которому видно, что возврат не доставлен. И статус там соответствующий. На основании него, по вашим словам, вы должны были дождаться доставки возврата. А иначе неясно, о каких статусах вы тут говорите и о каких отмашках. В соответствии с правилами, на которые вы ссылаетесь, продавец должен сообщить о получении возврата, ну в крайнем случае на основании обращения покупателя, но если получение подтверждено. Статусом по перевозке. Для чего и нужен трек-номер. В данном случае все совершенно наоборот.
Мы же отклонили возврат и указали, что товар не возвращен. Что сделали ваши коллеги в чате? Проверили статус? Разобрались в ситуации? нет, залезли к нам в карман и свистнули деньги, отдав покупателю, который юридического пава их получить не имеет.
Переписка же с вашими коллегами - вообще анекдот. Чуть позже опубликуем ее, очень интересный там формат ответов и аргументация, включающая в себя даже откровенное вранье, хотя в целом ответы ваших коллег даже к теме не относятся. Глупости какие-то пишут, словно вопрос не читали. Хоть в одном из компонентов сотрудничества можно рассчитывать на адекватность? А то ни сами возвраты, ни споры по ним, ни дальнейшее разбирательство - ничего не делается по вашим же правилам.