Как не попасть в кассовый разрыв: 5 самых распространенных ситуаций в малом бизнесе

Можно ли избежать ситуации, когда на счетах внезапно заканчиваются деньги, а по обязательствам нужно платить?

Артур — владелец оптового магазина стройматериалов. Покупатель внес предоплату за крупный заказ, а остальное пообещал заплатить через неделю. Денег — у Артура впритык, но в офисе потек потолок, нужно делать ремонт. Клиент постоянный, никогда не подводил, и Артур решается пустить аванс на ремонтные работы. Проходит полмесяца — оплаты все нет. Нечем платить зарплату грузчику и аренду склада. Что произошло? Артур попал в кассовый разрыв.

Что такое кассовый разрыв

Кассовый разрыв — простыми словами, это ситуация, при которой пришло время оплатить расходы бизнеса — зарплата, аренда или налоги, — а средств на руках не хватает. Деньги придут, но нужно ждать. Говоря на языке финансов, кассовый разрыв — это временная и непредвиденная нехватка средств для оплаты текущих расходов. Да, это не смертельно, но вероятность негативных последствий слишком высока — постоянные кассовые разрывы часто приводят к банкротству бизнеса.

Если нехватку денег вы ощущаете все чаще, то стоит проанализировать финансовую отчетность. Как минимум нужны: отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), о движении денежных средств (ДДС), баланс, оборотный капитал. У МоегоСклада есть интеграция с сервисом финучета «Финтабло». С ее помощью синхронизируются данные между двумя сервисами и отчеты ДДС и ОПиУ будут собираться автоматически.

Случай Артура — один из самых распространенных. Забрал деньги до того, как выполнил обязательства.

У Вадима типография. Поступил крупный заказ на печать партии буклетов для сети косметических магазинов. Клиент просит отсрочку платежа на месяц после даты сдачи заказа. Вадим прикинул: на складе еще достаточно материалов, а на счету лежат 200 тысяч рублей, должно хватить.

Но через несколько дней выясняется, что нужно платить за обслуживание станков 100 000 рублей. Вадим платит, допечатывает партию и отправляет заказчику. Пошел отсчет 30 дней.

Через неделю надо платить 90 000 рублей за бумагу, которую поставщик прислал месяц назад. Остается 10 000 рублей.

Еще через неделю день заработной платы и арендного платежа за склад, а платить нечем. С сотрудниками можно договориться, но аренду нужно заплатить обязательно, иначе — штраф. Вадим занимает у друзей 30 000 рублей.

Клиент наконец платит, а Вадим раздает долги и с облегчением выдыхает.

Календарь — простейший финансовый инструмент, который помогает компаниям следить за денежным потоком и вовремя реагировать на форс-мажоры.

Скачать шаблон платежного календаря

У Артема токарная мастерская по дереву. Клиент заказал 4 дизайнерских стола в офис за 320 000 рублей. Предоплата — 40%, остальное после завершения. На старте выполнения заказа у Артема на счетах — 100 000 рублей.

Пока искали дерево и делали часть столов, надо было заплатить подмастерью и дизайнеру по 60 000 рублей и за аренду мастерской 20 000 рублей. Столько же Артем оставил на следующий месяц, а остальное забрал себе.

Через месяц, когда сделали 3 из 4 столов, он снова заплатил сотрудникам и за мастерскую. Деньги закончились, но это пока не кассовый разрыв.

Клиент недоволен выбором материала и качеством одного стола, надо переделывать. Работа затягивается, а уже время следующей зарплаты и аренды — платить нечем. Вот это — кассовый разрыв.

Артем просит своих ребят войти в положение и закончить работу. Они соглашаются, доделывают столы, заказчик выплачивает остаток. На счету опять есть средства.

А еще стимулируйте клиентов к предоплате. Небольшие скидки, бесплатная доставка или подарки помогут их склонить заплатить всю сумму или значительную часть денег наперед. Что-то вы потеряете, но это лучше, чем в панике устранять кассовый разрыв.

У Василисы интернет-магазин морозильников для мороженого. Дело к лету, скоро сезон: у нее куча заявок, продаж и денег. За этими денежными потоками не заметила, как стоимость клика в рекламе выросла, и она заплатила Яндексу не 200 тысяч, как было запланировано, а все 400. Ну и ладно: деньги же все равно есть. Закупила еще товара на склад и горящую путевку на море.

Заказы продолжают идти, а Василиса — тратить деньги. Сезон заканчивается. Денежный поток заметно снижается, нужно расплачиваться с поставщиками, и вдруг выясняется, что нечем.

Василиса попала в кассовый разрыв, потому что за два месяца потратила на рекламу на 600 тысяч больше, чем планировала. Вместо прибыли получила убыток.

Виктор Петрович — владелец небольшого кафе. Помещение — в собственности, за аренду он не платит. А друг с рынка поставляет продукты со скидкой. На протяжении года каждый месяц он списывает просрочки примерно на 60 000 — это заложено в бюджет. Себе платит каждый месяц 150 000 из прибыли, а повару и официантам — по 50 000 рублей.

В середине месяца он, как обычно, взял себе 150 тысяч, выдал зарплату, а к концу месяца узнал, что в минусе на 60 тысяч. Чтобы выдать следующую зарплату сотрудникам, кладет в кассу из своих денег и начинает расследование.

Оказалось, что повар «насписывал» вдвое больше, чем обычно, а Виктор Петрович узнал об этом только в конце месяца.

Всегда имейте запас денег на случай, если сломается оборудование или сотрудники спишут товара больше, чем вы запланировали.

Также следите за списаниями. Назначьте ответственного, который раз в неделю будет проводить ревизию, или даже поставьте камеры. А лучше доверьте товарный учет МоемуСкладу. Он позволит контролировать закупки, оплаты, каждого менеджера и кассира. Вы сможете следить за всем удаленно, даже со смартфона. Если сотрудники будут знать, что вы или кто-то другой все проверяет, желание «забрать в карман» убавится

Позвоните поставщикам и договоритесь об отсрочке. Не стоит бояться, многие партнеры готовы идти на компромисс. Определите приоритетных поставщиков. Платите им понемногу, но часто. Этим вы покажете, что, несмотря на трудности, вы помните про партнеров и стараетесь выполнять обязательства.

Возможно, удастся получить деньги раньше, чем было запланировано.

Другой вариант — спросить с клиентов долги. Ведите учет, кто просрочил выплаты и насколько — с МоимСкладом это легко и удобно. Остановите отгрузки должникам.

Но осторожно: передвигайте что-либо таким образом, чтобы подобное решение не вызвало кассовый разрыв в будущем. Опять же поможет платежный календарь.

Раздробив оплаты поставщикам, вы будете дольше с ними расплачиваться — а значит, денег на счетах будет оставаться больше. То же самое работает и для клиентов. Договоритесь разбить платежи — часть денег получите раньше.

Предложите контрагенту какую-либо услугу или товар вместо денег.

Если вы предоставляете клиентам отсрочки, то есть риск зарыть в них всю прибыль — деньги вы как бы заработали, но на счетах их пока нет. Если из-за этого случился кассовый разрыв, то выйти из него поможет факторинг.

Как правило, в факторинге участвуют три лица: ваша компания, покупатель и компания-фактор (банк или специальная организация).

Как это работает: Отгрузили клиенту товар или оказали услуги. Теперь он вам должен денег. Передаете акты фактору. Теперь клиент должен не вам, а этой компании.

Фактор перечисляет вам до 90% от суммы долга клиента прямо сейчас. Клиент оплачивает свой долг фактору, а не вам. Фактор перечисляет оставшуюся сумму за вычетом своей комиссии.

Проще говоря, вы продаете дебиторку и получаете сразу деньги, пусть и не все.

- Воспользоваться овердрафтом

Это своеобразная кредитка для бизнеса — без оформления кредита вы берете взаймы у банка, где у вас открыт расчетный счет. В зависимости от условий ваш расчетный счет может уходить в минус на установленный лимит. Затем в погашение долга будут сразу списываться все поступления на счет компании. Это полезная подушка при кассовых разрывах, так как деньги предоставляются быстро. Но довольно дорогая — проценты по овердрафту часто выше, чем по кредиту.

Резюмируем: Кассовый разрыв — это рабочая ситуация, с которой сталкиваются многие предприниматели. Он не появляется за один день. Как правило, ему предшествуют разные события, на которые нужно вовремя обращать внимание. Грамотное планирование и анализ финансов поможет отслеживать поступление денег и расходы, а значит, поможет избежать кассовых разрывов.