Обзор инструментов для управления ресурсами в «Первой Форме». Взгляд руководителя с IT-командой 40+ человек

Когда в моём подчинении появились сотрудники, я поняла, что Гермионе Грейнджер не нужен маховик времени. Он нужен мне, чтобы успевать выполнять свои задачи, следить за документами, контролировать работу исполнителей и поддерживать их. Сейчас мой маховик — BPM-система, в которой я работаю, и я расскажу, как он устроен.

Конечно, я не могу быть в двух местах одновременно. Но я могу не держать в голове дедлайны, не пинать команду, чтобы те заполнили табель трудозатрат, и не сидеть над план-фактным анализом по проектам.

Меня зовут Юля Пуртова, я директор по автоматизации в компании «Первая Форма». В последнее время к нам часто обращаются из-за ухода Jira и другого ПО. Да и в целом тайм-менеджмент и контроль исполнительской дисциплины — часто криптонит для любого руководителя. Я поделюсь опытом, как управлять более чем 40 сотрудниками и какие функции BPM-системы помогают мне контролировать задачи и показатели.

У нас видны не только встречи, но и задачи, на которых сотрудник задействован: дедлайны, даты согласования документов, сроки клиентской оплаты и другое. О приближении срока система напомнит пушем, а если кто-то из моей команды не успеет выполнить задачу, отреагирует действиями, которые вы зададите — например, сообщит мне.

В один момент я перестала пользоваться другими календарями — даже маникюр начала заносить в рабочий. Другие коллеги тоже фиксируют в нашем календаре свои дела: занятия иностранными языками, например. Вот он — настоящий work-life balance.

Автоматическое создание встреч в рамках онбординга помогло систематизировать процесс адаптации — новички всегда знают, что даже в самый жаркий сезон на них будет выделено время.

Мы работаем полностью на удалёнке и собираемся во встроенной ВКС. Создавать встречи в можно не только из календаря, но и из чатов и задач. Можно пригласить на звонок всех вовлечённых специалистов и поставить встречу на запись, а система пришлёт её всем участникам.

Для дополнительного удобства есть помощник по планированию, который показывает занятые слоты каждого. Я не пишу коллегам индивидуально, чтобы узнать, когда у них есть свободная минута.

На звонки можно приглашать внешних участников со стороны клиента или партнёров. В системе есть двухсторонняя интеграция с Exchange и CalDAV, и встречи, созданные в «Первой Форме», отображаются в календаре Outlook и наоборот.

Так как у меня огромная команда, я не могу знать, чем каждый из них в конкретную секунду. Но я могу отслеживать загрузку разных подразделений вплоть до распределения времени конкретного специалиста: на каких проектах он задействован и когда освободится, достаточно ли у меня сотрудников и задач для них. Для планирования проектных задач мы используем:

Мы фиксируем фактические трудозатраты вручную через табель в личном кабинете. Эти данные потом можно использовать для аналитики процессов и пересмотра наших таймингов.

Если планируется одновременная работа по разным проектам, загрузку сотрудников можно согласовать с другими руководителями проектов. Для меня это актуально, потому что бизнес-аналитики заняты задачами разных клиентов.

Я слежу за тем, чтобы они не переутомлялись, и с этим мне помогают уведомления о превышении количества отработанных часов в день. У специалистов должно быть время на отдых и личную жизнь, и если сотрудник начнёт каждый день вносить в систему более восьми отработанных часов, для меня это знак, что что-то в процессах не так. Тогда мы с руководителями проектов обсуждаем и перераспределяем нагрузку.

У каждого из нас, будь то руководитель или линейный специалист, есть задачи, которые нужно выполнять и контролировать. Я не исключение, потому в системе у меня есть два интерфейса: «Мои задачи» и «Задачи подчинённых». При этом я могу сама настроить таблицы, чтобы на них отображались важные для меня данные: статус, дата создания и дедлайн, заказчик, с которым можно обсудить детали.

Задачам можно назначить повышенный или пониженный приоритет, и в списке более важные задания отобразятся первыми, чтобы сотрудник приступил к ним быстрее, а я всегда видела, что уже сделано.

Задачи в таблице можно отфильтровать, например, по заказчику или по статусу, а в списке Задач подчинённых видны все задачи, вне зависимости от того, есть ли права доступа на проект

По всем ключевым точкам система присылает уведомления, поэтому мы ничего не забываем. Ещё можно запланировать автосоздание задач в рамках одного проекта, например, на техническую диагностику. И даже если вся команда поменяется, система сама назначит исполнителями тех специалистов, которые работают на проекте сейчас.

Движение по жизненному циклу задач можно автоматизировать. Например, система будет переводить проект на следующий этап и подключать новых исполнителей сама, когда будет загружен определённый документ.

У любого руководителя есть в том числе и рутинные задачи, и одна из них — согласование отсутствий. Сотрудники могут указать желаемые даты отпуска в «Первой Форме», а я на отдельной диаграмме вижу все пересечения с коллегами. Вообще у нас много разных проверок: мы следим, чтобы сотрудники не могли уехать в командировку, находясь в отпуске, чтобы вовремя отдыхали. Система делает это всё сама.

Для себя мы настроили двухстороннюю интеграцию с 1С ЗУП. Например, мы отправляем туда данные об отсутствии сотрудников и получаем информацию о том, сколько дней отпуска у человека осталось.

На время отсутствия каждый сотрудник указывает в личном кабинете заместителя. Если этого не сделать, система выберет на эту роль сотрудника на той же должности по заданным критериям.

Заместитель получает те же права и автоматически отмечается в комментариях, если обратиться к отсутствующему. Действия заместителя логируются, и если он где-то ошибётся, мы сможем это отследить и восполнить пробел.

Фиксация плановых и фактических трудозатрат позволяет нам автоматически формировать различные отчёты: план-фактный анализ, статистику загрузки специалистов, отчёты с разбивкой по типам задач и многое другое. Аналитика помогает всем подразделениям компании: HRы на её основе формируют список активных вакансий, департамент проектной деятельности корректирует сроки, отдел продаж — оптимально планировать встречи с бизнес-аналитиками.

Аналитика доступна в системе в разных видах: если у меня большая загрузка и нет времени погружаться в таблицы с кучей строк, я смотрю на дашборды с оперативными данными в виде графиков и диаграмм. Любой отчёт можно выгрузить в Excel или PDF — на случай, если нужно будет его показать клиенту или инвестору.

В топе моих любимых функций всё ещё автоформирование и отправка отчётов. Например, наш гендиректор каждую пятницу в 12.00 получает от меня отчёт по загрузке и выполненным задачам всего моего департамента, а мне при этом даже не надо ничего делать — всё делегировано системе.

Недавно я подсчитала — возможности управления временем в «Первой Форме» экономят мне около 6 часов в неделю. Учитывая, что от обязанностей руководителя в виде контроля занятости всей команды и простого человеческого участия я отказаться не могу, мне понадобился бы почти целый рабочий день. И эту статью я бы точно не написала.

Если у вас возникли вопросы, пишите их в комментарии! Я с радостью на всё отвечу!