Метод «помидора» для повышения эффективности продуктовых команд. Преимущества и недостатки

Одной из самых необычных методик с точки зрения названия в управлении проектами является метод Pomodoro.

Несложно догадаться, что под названием «помидор» в данном случае понимается своего рода кухонный таймер, позволяющий установить короткий временной промежуток, в большинстве случаев до получаса.

Причина появления названия Pomorodo максимально проста: создана методика была в Италии, а в южной европейской стране зачастую кухонные таймеры изготавливают в виде именно этого сочного и любимого всеми итальянцами овоща. В России подобной приверженности при производстве таймеров нет, поэтому теоретически в нашей стране могло быть совершенно иное название, например метод «яблока». Удивительно, но максимально простой и при этом полезный для хозяйки кухонный прибор стал названием полноценной методики управления проектами.

Современный человек существует в условиях непрерывного роста прокрастинации, когда огромные объемы информации становятся причиной рассеянного внимания, постоянного отвлечения человека от основной цели. В результате этого страдает продуктивность. Для того чтобы мозг мог полностью сконцентрироваться на единственной цели, необходимо наличие четких ориентиров, за которые он будет цепляться.

Использование таймера (а можно применять и более технологичные устройства, например приложения на смартфоне, программы для установки на ПК и так далее) позволяет структурировать время на периоды, когда человек занимается исключительно решением основополагающей задачи, а когда отдыхает или уделяет время решению многообразия других задач, рассеивающих внимание и концентрацию.

В результате создаются условия контролируемой прокрастинации: человек имеет точное представление о существовании у него определенного времени, когда он имеет возможность отвлечься на что-либо.

В первую очередь формируется общий список задач, стоящих перед командой. Далее они ранжируются в соответствии со степенью важности и срочностью реализации. Для распределения по последнему параметру целесообразно использовать матрицу Эйзенхауэра. Далее остается только запустить таймер, установив его на 25–30 минут. Конкретное время выбирается индивидуально с учетом предпочтений самих участников команды. При этом время не рекомендуется устанавливать свыше получаса, так как в этом случае начинает накапливаться естественная усталость, снижающая уровень концентрации и внимания членов команды. В течение этого времени предусмотрена полная концентрация на решении поставленных задач с учетом их приоритетности, никаких отклонений.

После истечения времени срабатывает таймер. Дальше у команды есть около 5–8 минут перерыва, во время которого каждый человек волен заниматься совершенно любыми делами. В это время можно отвлечься на соцсети, заняться перепиской в e-mail, начать решать другие, менее важные задачи. Главное, чтобы человек отвлекся от основной деятельности. Дальше начинается еще один рабочий цикл. После того как проведено три-четыре полноценных периода активной работы, стоит сделать более длительный перерыв, продолжительностью от 15 минут до получаса.

Оптимальной принято считать продолжительность «помидора» в 30 минут, из которых 25 минут мозгового штурма и 5 минут перерыва. Наличие «ровных» цифр упрощает управление: например, после четырех «помидоров» подряд можно сделать перерыв протяженностью 20–30 минут. Если перерывы будут по 20 минут, то для четырех циклов получается 8 часов работ и час перерывов — стандартный рабочий день.

Естественно, что на протяжении 8 часов подряд человек не имеет возможности полностью концентрироваться на работе, вопрос только в эффективности использования времени, и метод Pomodoro позволяет добиться этой рациональности за счет регламентации времени для концентрации и перерывов.

При этом временной цикл также является условностью, его можно увеличивать или уменьшать в зависимости от особенностей состава команды и ее способности к длительной непрерывной работе с высокой интенсивностью.

Как же быть, есть в процессе решения основной задачи появляются внешние факторы, мешающие концентрации, например телефонные звонки клиентов, коллеги с просьбой о помощи и так далее? Естественно, что в такой ситуации уровень концентрации падает.

Алгоритм реакции на внешние раздражители:

В результате работник одновременно сохраняет первоначальную цепь задач и собственную репутацию в коллективе, избегает конфликтных ситуаций.

При сравнении с другими методиками управления проектами метод Pomodoro имеет следующие преимущества:

При всех своих достоинствах методика имеет и «узкие» места, о которых не стоит утаивать:

Метод Pomodoro необходимо относить к микроуровню, так как он направлен на организацию труда индивида или малой группы, управление рабочим временем. Данная модель не вписывается в привычные стандарты организации труда, но она всегда предусматривает наличие гибкости для адаптации под конкретные условия. Основная цель методики заключается в переходе к фиксированным по времени периодам мозговой активности, когда человек полностью концентрируется на решении поставленной задачи, что в конечном итоге позволяет добиваться лучших результатов.

В этом случае метод не только прост для понимания и реализации, но и позволяет демонстрировать хорошие показатели прироста эффективности.