HowTo. Как построить Lead Time Distribution Chart в Excel

Диаграмма Lead Time Distribution Chart (LTD Chart) - один из самых ценных источников информации при анализе бизнес-процессов. Она позволяет понять текущие возможности, увидеть аномалии, и понять какая часть бизнес-процесса нуждается во внимании руководителя.

В моем канале часто спрашивают - как построить эту диаграмму, если текущий трекер задач этого не умеет, или делает плохо?

Читаем дальше, как построить эту диаграмму в Excel из "грязных данных" трекера задач

Дисклеймер: я исхожу их предположения, что таск-трекер у вас есть, вы его грамотно настроили, ваша команда своевременно перетаскивает задачи их статуса в статус (а не пачкой в конце спринта), и вы точно знаете где у вас точка принятия обязательств и точка отдачи обязательств. Если это не так, то полученная по данной инструкции статистика может быть неверна.

Содержание:

Данные для построения LTD Chart мы берем из выгрузки из трекера задач.

Данные нужны за достаточно длительный период - квартал или полгода.

Из трекера нам надо выгрузить данные о датах перехода задачи между разными статусами, в ходе работы над ними. Вопрос "как это сделать в моем трекере?" заслуживает отдельной статьи, поэтому я его здесь не рассматриваю.

Дальнейшие шаги инструкии исходят из того, что выгрузка из трекера выглядит как-то так:

Нам нужны даты начала работы над задачами (переход точки принятия обязательств) и даты конца работы над задачами (точка отдачи обязательств). Разница в днях между этими двумя точками и дает нам время выполнения задачи - Lead Time.

Однако, в любом рабочем процессе есть как минимум 3 разных Lead Time:

- Customer Lead Time - время от момента когда Заказчик только-только положил новую “хотелку” в бэклог идей (колонка Открыто на скриншоте выше), и до момента когда он получил ее в виде завершенной задачи.

- Upstream Lead Time - время от момента когда “хотелку” Заказчика впервые взяли в проработку (статус Первичный анализ на скриншоте), и до момента, когда формализованная и подготовленная к разработке задача попадает в очередь на разработку (статус Ready For Development на скриншоте выше)

- System Lead Time - время от момента, когда задачу из очереди на разработку взяли в работу (статус "В разработке"), и до момента, когда задача перешла в статус “Закрыт”

Любое из этих Lead Time может быть нам интересно, так как в комплексе они дадут нам информацию о том, как работает весь бизнес-процесс.

НО для целей этой статьи, я возьму для рассмотрения System Lead TIme, и на его примере покажу как строить Lead TIme Distribution Chart.

Поэтому, в дальнейшем, когда я пишу термин Lead Time, я подразумеваю System Lead Time - время которое тратится на разработку и отмечено зеленым заголовком на скриншоте ниже

Напомню, как выглядит LTD Chart. По горизонтали откладываются все, доступные из статистики времена завершения задач (Lead Time). Диапазон - от нуля, до максимально наблюдаемого в статистике времени завершения задачи. То есть крайнее значение справа на оси X будет равно времени завершения самой долгой задачи за обозреваемый период времени.

По вертикали откладывается количество задач, которые завершились за конкретное количество дней.

На графике ниже, мы видим, что 7 задач завершились за 1 день, 5 задач - за 5 дней, 4 задачи за 10 дней и так далее.

Чтобы построить такую диаграмму, имея на руках данные из таблицы, которую я привел выше, нам надо подсчитать разницу в днях между статусом “Закрыт” и “В разработке”

Для этого создадим справа от основных данных столбец с заголовком System Lead Time и применим ко всем ячейкам с датами начал и конца работы над задачами формулу ДНИ():

Вот как это выглядит в Excel:

Учтите, что если в ваших данных есть пустые ячейки, и они попадут в формулу, то ДНИ() вернет нереально большое число. Это признак ошибки.

Есть два способа, как построить LTD Chart:

Вне зависимости от выбранного способа, нам придется подготовить промежуточные данные: вывести все возможные варианты Lead Time, доступные из статистики, чтобы потом их использовать для подсчета вероятностей.

Готовим все возможные варианты Lead Time

Максимально возможное значение Lead Time из моего примера, равно 66. Значит, нам надо построить ряд значений от 0 до 66, чтобы потом можно было посчитать как часто каждое значение из этого ряда встречается в столбце System Lead Time (см. пункт 2 из данной статьи выше)

Построим такой ряд. В соседней с "System Lead Time" колонке я создал заголовок "System Lead Time Range" и под ним вывел ряд чисел от 0 до максимального значения System Lead Time:

4.1. Расчет частоты повторений Lead Time

Чтобы построить диаграмму LTD, нам нужно подсчитать сколько раз в исходных данных повторяется каждое значение Lead Time из всех возможных (от нуля (0) до максимального). То есть нам надо посчитать частотность каждого из Lead Time.

Чтобы это сделать, воспользуемся формулой ЧАСТОТА():

Чтобы это сделать, давайте создадим рядом с колонкой "System Lead Time Range" колонку озаглавленную "Частота повторений" и в первую ячейку под заголовком впишем формулу ЧАСТОТА() для которой в качестве первого аргумента выберем все значения в колонке "System Lead Time" (который мы заполнили в пункте 2 этой статьи), а в качестве второго аргумента - все значения из колонки "System Lead Time Range", который мы создали чуть выше в этом параграфе и в конце - это важно! - нажать Ctrl+Shift+Enter (для тех кому интересно почему так, отсылаю на страницу руководства по Excel посвященную этому вопросу)

Вот как это будет выглядеть:

4.2. Строим диаграмму LTD Chart

Выделяем все значения в только что заполненной нами колонке “Количество повторений” (вместе с заголовком), кликаем на таб “Вставка”, затем в диаграммах выбираем “Гистограмма с группировкой”

И получаем такую диаграмму Lead Time Distribution:

Ура! Но не совсем.

В этой диаграмме диапазон значений на оси X проставлен автоматически, и начинается со значения 1, а в наших данных первое значение Lead Time равно нулю (0)

Надо это исправить!

Чтобы это сделать, кликаем правой кнопкой мыши на диаграмме, и в выпадающем меню выбираем “выбрать данные”

Появляется меню “Выбор источника данных”. Находим в нем пункт “Подписи горизонтальной оси (категории)” и кликаем на выборе диапазона (справа)

После этого выделяем столбец в котором перечислены все варианты Lead Time - от 0 до максимального - это и будут подписи на оси X

Возвращаемся обратно в меню “Подписи горизонтальной оси (категории)” и жмем “OK”

Теперь диаграмма построена правильно, и на оси X первое значение начинается с 0, а не с 1

4.3. Вычисляем ±80% и ±90% вероятные Lead Time

Вот у нас есть график, но где на нем 80% и 90% вероятный Lead Time?

Можно посчитать вручную прямо на графике, но зачем? У нас ведь есть Excel!

Для того, чтобы вычислить вероятность того или иного Lead Time, нам надо посчитать сколько задач было выполнено в течении этого Lead Time и поделить это количество на общее количество завершенных задач, которые есть в наших статистических данных.

То есть, например, если мы хотим посчитать какова вероятность выполнить задачу в течении 8 дней, мы должны на графике посчитать сколько задач было выполнено за период до 8 дней, включительно

Значит, вероятность выполнить задачу в течении 8 дней равна:

P = 3 (в течении 8 дней) / 24 (общее кол-во задач) = 0,125 = 12,5%

И такие вычисления можно сделать для каждого из возможных Lead Time. В итоге мы увидим, какой Lead Time ближе к вероятности 80%, а какой - к 90%

Для того, чтобы вычислить вероятность каждого из доступных Lead Time надо сделать следующее:

1) Накопительно складываем значения каждой ячейки из столбца “Количество повторений” и записываем в ячейку рядом

2) Теперь для каждого значения Lead Time вычисляем его вероятность, разделив количество задач которое было сделано в течении данного Lead Time (мы его посчитали в предыдущем шаге) на общее количество задач (24)

Теперь мы знаем вероятность каждого Lead Time и выбрать то значение которое нас интересует

Наши данные не позволяют нам вычислить значение Lead Time которое точно соответствует 80% вероятности, но мы можем выбрать вероятность 79% и соответствующее ей значение Lead Time = 41 день.

Для 90% вероятности так же нет данных, но можно выбрать либо Lead Time для вероятности 88% либо для 92%.

Теперь, зная логику построения данной диаграммы вручную, можно немного облегчить себе жизнь, сделать

1) Установите Data Analysis Tool Pack

2) Перейдите на вкладку Данные, и кликните справа на кнопку “Анализ данных”

3) В появившемся меню выберите “Гистограмма” и нажмите OK

4) Заполняем поля формы

5) На отдельном листе буде выведена таблица с частотами Lead Time и графиком

Дальше вы можете повторить шаг 4.3 из описания построения LTD вручную, чтобы определить 80% и 90% вероятные Lead Time

Пример Excel-файла с расчетами вручную Lead Time доступны по этой ссылке

Лайк, шер приветствуется ;)

Все это, и многое другое я описываю в канале “Данные в дейSTвии” на который я смело предлагаю вам подписаться!

О том, как с умом использовать LTD Chart и другие метрики читайте в этих материалах:

Как выстрелить себе в ногу, собирая и анализируя данные о рабочем процессе

Как Scrum-команде давать оценки с вероятностью 85% и не тратить на это много времени?

Какие плагины помогут вам построить LTD Chart в JIRA

#канбан #kanban #excel #инструменты #прогнозы #оценказадач #управлениепроектами