«Нужна система электронного документооборота — выбери хорошую». Почему небольшие компании внедряют Directum RX

Небольшие компании подходят к выбору корпоративной системы с большой ответственностью. Чтобы понять, по каким именно критериям малый и средний бизнес выбирает программные продукты, мы пообщались с представителями трех фирм. Спросили, какие процессы им было важно оптимизировать и получилось ли достичь результата.

В компании я отвечаю за то, чтобы у всех всё работало: обеспечиваю отказоустойчивость, информационную безопасность, комплектую рабочие места сотрудников. Чаще всего работаю с доверенностями, «гарантийками» и документами по передаче сотрудникам нашей техники для удаленной работы. Изначально всё это делалось в бумажном виде. Распечатал -> подписал -> отдал -> мне подписали -> забрал. Но из-за этого постоянно были какие-то неудобства: приходилось ездить в офис. До места работы 15 минут на автобусе, но все равно не хочется ездить каждую неделю из-за бумажек.

Но еще больше проблем доставляли ситуации, когда офисное оборудование сотруднику надо отправить за территорию Москвы, то есть обращаться в СДЭК, отдавать им технику вместе с документами, ждать, когда работник подпишет бумаги и отправит обратно. То, что можно сделать через сервис ЭДО за две минуты, занимало у меня неделю. Всё это время мне приходилось помнить о задаче. А я всегда стараюсь работать по принципу «выполнил — забыл». Есть задача, ты её делаешь быстро, забываешь о её существовании, приступаешь к новой.

Кроме того, задачи ставились устно и иногда забывались раньше, чем выполнялись. Чтобы контролировать их, я обклеивал компьютер стикерами. Сейчас мы внедряем Directum RX, это поможет работать быстрее и не загружать мозг лишней информацией.

Задачу: «Нужна система электронного документооборота — выбери хорошую» пришла мне от руководства. На это ушло слишком много времени, 1,5 месяца. Просто в какой-то момент мы поняли, что основные требования закрывают почти все системы. Тогда стало сыпаться много неструктурированных вопросов по дополнительной функциональности и фишкам: «А спроси есть ли вот это, есть ли то. А теперь сравни все найденные системы по таким-то критериям, потом опять спроси то, а узнай это». У каждого руководителя были свои запросы.

Список систем на выбор формировал по результатам выдачи в Google, вбивал запрос «Система электронного ДО». Потом на сайтах вендоров отмечал, есть ли возможность разовой оплаты, чтобы это была не ежегодная подписка, а on-premise (локальная) поставка, возможность подключение к AD. Обращал внимание, чтобы наши базовые задачи уже были в типовой коробке системы, потому что не хотелось заниматься доработками.

В итоге получилось 17 систем. Directum RX нашел в самом начале на первой поисковой странице. Мне понравилось, что на сайте был калькулятор цен. Потому что я не люблю призывы: «Хотите узнать сколько стоит — позвоните менеджеру». Я понимаю, что это кнопка сделана для пополнения клиентской базы, для того чтобы менеджер своими «цыганскими» способами заставил купить их продукт. Но нет, лично меня это отталкивает. Я не хочу на это тратить время, лучше самому посчитать и пойти дальше. Как только такое вижу, сразу отправляю таких «в конец очереди», только потом, если вдруг ничего не найду, обращаюсь к ним.

Кроме этого отметил дружелюбный интерфейс и интуитивно понятные кнопки. Есть мобильные приложения. Ну и не пришлось ничего дорабатывать — все фичи, которые нам нужны, есть в коробке.

Когда я устроился, процесс работы с договорами и делопроизводством в компании был бумажным. Но я считаю, что автоматизация рабочих процессов экономит время сотрудников, улучшает бизнес-процессы и повышает эффективность взаимодействия между подразделениями. Часто вспоминаю фразу Марка Твена: «Вы не ошибетесь, если поступите правильно», поэтому на одном из совещаний я стал убеждать генерального директора приобрести ПО для цифровизации. Он согласился.

Я уже был знаком с Directum RX — еще в 2017 году ее использовали на прежнем месте работы. В первый раз настраивал самостоятельно систему в апреле 2023 года, столкнулся только с одной проблемой: интуитивно не было понятно, как настроить роли. Справился с помощью справки системы, там всё очень понятно написано. На настройку у меня ушло всего два дня. Администрирование в целом занимает примерно 3-4 часа в неделю.

Коллеги с большим интересом отнеслись к нововведению и не саботировали внедрение, поэтому никого не пришлось заставлять. Сейчас все делопроизводство и работа с договорными документами ведется без бумаги.

Я веду всю договорную деятельность компании и люблю свою работу за разноплановость, отсутствие монотонности. Но вот то, что мне не нравится — еще недавно мы со всеми документами работали на бумаге, передавали их из рук в руки. Это не доставляло особых трудностей, но иногда бывало, что документ терялся или забывался. Ещё нужно было постоянно держать в голове задачи, помнить про все свои поручения в работе, а документы сами о себе не напомнят, лежат на столе и всё. Задачи ставились устно или в чатах. Конечно, они забывались, срывались сроки. К счастью, штрафов мы не получали, но не хочется портить отношения с клиентами и поставщиками.

Были неудобства и в хранении. Архивы документов был бумажный, плюс мы сканировали все документы и хранили их в электронном виде. Но все они находились на разных компьютерах, в разных местах. Если тебе что-то надо найти, ты найдешь, но потратишь время.

Задачу по выбору информационной системы поставил генеральный директор. Ранее я никогда ПО не выбирал, но в другой компании, где я работал, использовали Directum RX. Тогда в 2016 году это была первая система для автоматизации документооборота, в которой я работал. Сравнивать особо не с чем, но запомнил, что мне нравился процесс согласования по цепочкам: всё видно, всё систематизировано, и нашему директору было удобно подписывать документы в системе. Из минусов только помню, что тогда долго внедряли, так как компания была большая и имела офисы в разных городах, не сразу правильно настроили цепочки. Но потом всё исправили, мы обучились и были очень довольны.

В этот раз я тоже решил проверить, подойдет ли нам Directum RX, сначала долго вспоминал правильное название, но быстро нашел в Google. По сайту начал сверять, соответствует ли нашим запросам. Лично для меня были важны работа с задачами и договорная деятельность, другие коллеги из офиса тоже высказывали пожелания. Остановились на этой системе.

Даже не знаю, что можно улучшить в Directum RX. Очень удобный и понятный интерфейс, вся информация детально описана в справке, нужная функциональность есть в коробке. Система электронного документооборота упростила всё: отслеживание задач, документов, появился удобный электронный архив, где можно быстро найти всё необходимое.