Как работать с сотрудниками на частичной занятости и получать результат: лайфхаки от сервиса EasyStaff

Частичная занятость — популярный формат на современном рынке труда.

Данные FinExpertiza за 2022 год говорят о том, что 4,66 млн человек в мире работают part time. Это рекорд: в 2021 году число частично занятых было меньше на 7,3%. Работодателей этот формат занятости устраивает, однако, несмотря на множество плюсов, подводные камни есть и здесь.

В компании EasyStaff, которая разработала и поддерживает сервис для организации работы с фрилансерами, процесс удаленной и part-time работы давно отлажен и работает без сбоев.

О том, как работать с командой на частичной занятости и грамотно справляться со сложностями рассказывает Юлия Батальцева, директор по маркетингу Easy Staff.

У part-time сотрудников нет нормированного графика работы. Чтобы заработать достаточно, они обычно берут несколько проектов параллельно.

По данным исследования компании Workspace, одновременно ведут 2 проекта 52,7% фрилансеров, 33% — не более четырех проектов, а 14% фрилансеров работают над более чем четырьмя проектами параллельно.

Чтобы провести встречу с сотрудником или поставить ему задачу, руководителю приходится учитывать разницу рабочих графиков и часовых поясов. Например, собрать на один звонок всю команду, если ее участники живут в разных странах, может быть сложно, и это может влиять на качество результата и срок выполнения.

Например, наши сотрудники находятся в 6 разных странах, поэтому все планерки начинаются не утром, а в обед, а свои личные дела — тренировки, время с семьей и так далее — мы делаем в утреннее время.

Как правило, сотрудникам на частичной занятости не доступны программы обучения и повышения квалификации, предназначенные для штатной команды.

Согласно исследованию сообщества психологической помощи для удаленных работников Leapers, это расстраивает более 50% фрилансеров. Кроме того, для них не работает карьерная лестница.

Почти всем начинающим фрилансерам, которым сложно дается организация графика, я рекомендую Матрицу Эйзенхауэра — систему, которая позволяет приоритезировать задачи и грамотно распределять их в зависимости от скорости реализации и ценности для исполнителя.

Не так давно один наш высокопрофессиональный копирайтер-фрилансер рассказал, что хотел бы развиваться в сфере маркетинга. При этом компании был нужен еще один маркетолог, который бы быстро погрузился в ситуацию и продукт — и мы приняли решение помочь копирайтеру вырасти и взять его на эту роль.

Мы составили план развития сотрудника, я подобрала специализированные сервисы и литературу, а маркетологи — внутренние материалы, накопленные за время работы.

Сейчас этот специалист-фрилансер работает в данном направлении и демонстрирует хорошие результаты.

В России многие скептически относятся к трудовым договорам. Как заказчики, так и исполнители уверены, что в случае разногласий или неисполнения обязательств наличие договора ничего не изменит, а идти с ним в суд не имеет смысла: заказчик может просто не оплатить работу, а подрядчик — выполнить задачи как попало и исчезнуть.

Хотя договор не способен сделать недобросовестных партнеров лучше, его наличие все же делает сделку более весомой, заставляет стороны действовать и соблюдать дисциплину.

Что бы вы ни думали о договоре, это физический документ, который регламентирует деловые взаимоотношения. Без договора и у исполнителя, и у заказчика могут возникать бесконечные сомнения — а будет ли выполнена задача? Уложимся ли мы в срок? Получится ли договориться?

В целом, если контрагент готов заключать договор — это признак его надежности. Если заказчик говорит вам, что без договора лучше — скорее всего, он не оплатит полученную работу. Если фрилансер отказывается подписывать соглашение — вероятно, он не уверен в качестве будущего результата либо планирует исчезнуть сразу после предоплаты.

Предмет договора ГПХ — результат работы фрилансера или услуга, которую он оказывает. Договор оформляется на фиксированный срок и должен содержать основные условия сотрудничества: сроки, стоимость, ответственность сторон, порядок приема работ и прочие важные детали.

Есть и другие типы договоров, подходящие для работы с фрилансерами:

Стороны договора ГПХ — исполнитель и заказчик — независимы друг от друга.

Это самый популярный формат договора, поэтому рассмотрим его подробнее.

Исполнитель по договору ГПХ платит налоги на свой доход самостоятельно. Заказчик платит только НДФЛ (13% от суммы оплаты по договору), но не платит социальные и страховые взносы, как полагается по ТК РФ. Также заказчик не отвечает за безопасность фрилансера и не оплачивает ему больничные или декрет.

При этом важно понимать потенциальные риски договора ГПХ:

Трудовые отношения по закону облагаются определенными налогами. Если вы намеренно уклоняетесь от их уплаты с помощью замены трудового договора на договор ГПХ — это может повлечь за собой последствия.

Если ФНС примет решение о признании отношений по договору ГПХ трудовыми, то компании придется доплатить все взносы с каждой зарплаты, выплаченной сотруднику, который по договору ГПХ был представлен как фрилансер.

Заключить договор ГПХ между компанией и бывшим сотрудником можно, но не ранее чем через 2 года после увольнения.

Пример: Компания «Ромашка» наняла SMM-менеджера. Фактически это штатный сотрудник: он работает в офисе компании с 9.00 до 18.00 по будням, отчитывается перед руководителем и дважды в месяц получает оплату переводом на карту от заказчика.

Компания может оформить этого сотрудника в штат и заключить с ним трудовой договор — тогда у налоговой инспекции не будет никаких претензий.

Второй вариант — оформить с сотрудником договор ГПХ, где прописать фиксированное вознаграждение за пул задач (например, организацию SMM-кампании) и условия отчетности (выдавать акт о выполненной работе раз в месяц).

При этом сам фрилансер должен иметь статус самозанятого либо плательщика НПД, самостоятельно платить НДФЛ и предоставлять компании-заказчику чеки. Это позволит работодателю сократить налоговую базу и при необходимости объяснить производимые исполнителю выплаты.

Правильно прописывайте все пункты договора. К ним относятся:

По договору ГПХ оплата производится за результат.

Для оплаты исполнитель (как самозанятый, т.е. физическое лицо, так и ИП) должен предоставлять заказчику акт о выполненной работе. Однако для работы с самозанятыми достаточно чека.

До того, как нанять самозанятого на проект, проверьте, действительно ли он является плательщиком налога на профессиональный доход (НПД). Это можно сделать на сайте ФНС, введя ИНН плательщика и дату.

Если база ФНС находит самозанятого — значит, сформированные им чеки действительно отправляются в налоговую, а заказчик может учитывать их в расходах компании.

Сложности с оплатой труда фрилансеров возможны, если исполнитель находится за границей.

Большинство банков сейчас под санкциями либо предоставляют не лучшие условия для переводов (например, комиссия может достигать 50% от суммы перевода).

Примеры таких платформ:

Все эти сервисы позволяют выводить деньги на банковский счет или напрямую на карту исполнителя.

Фрилансеров действительно сложно контролировать физически, особенно живущих в других городах.

Удаленная работа может идти не по плану: сотрудник находится вне офиса, подолгу отвечает на сообщения, не включает камеру на рабочих созвонах или не попадает в рабочий график из-за разницы часовых поясов.

Но все это не мешает работе, если удаленной командой управляет опытный менеджер, который применяет современные инструменты контроля удаленных сотрудников.

Особенность распределенных команд — сложность коммуникации (особенно письменной) и конфликты из-за того, что сотрудники плохо знают друг друга. Они могут неверно понимать задачи или принимать нейтральный тон сообщения за негативный. Задача менеджера — выстроить максимально простую, прозрачную и эмпатичную коммуникацию в команде.

Попробуйте сервисы для эффективного управления распределенной командой фрилансеров:

Рекомендую литературу о развитии эмоционального интеллекта:

«Эмоциональный интеллект» Дэниела Гоулмана;

«7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Р. Кови;

«Эмоциональный интеллект 2.0» Тревиса Бредберри и Джина Гривза;

«Эмоциональный интеллект. Harvard Business Review: 10 лучших статей»;

«Эмоциональная смелость» П. Брегмана.

Что почитать о навыках ведения переговоров и решения конфликтов:

«Договориться можно обо всем» Г. .Кеннеди;

«Психология влияния» Р. Чалдини;

«Искусство войны» Сунь-цзы.

Фрилансеры, вовлеченные в работу компании, работают лучше других и постоянно делают больше, чем от них требуется по должности, стараясь дать максимальный результат.

Эта преданность делу повышает производительность труда и приводит к успеху большинства проектов. Согласно исследованию американского института общественного мнения Gallup, компании с более высоким уровнем вовлеченности сотрудников показали рост производительности на 21% больше, чем компании с более низким уровнем вовлеченности.

Это 12 вопросов, которые показывают самые важные элементы при оценке. Задавайте их:

— Знаете ли вы, чего ожидает от вас работодатель?

— У вас есть материалы и инструменты, нужные для качественной работы?

— У вас есть возможность каждый день делать то, что вы умеете лучше всего?

— За последние семь дней получали ли вы признание или похвалу за хорошую работу?

— Считаете ли вы, что ваш руководитель или кто-то в компании заботится о вас как о личности?

— Кто-нибудь в компании способствует вашему развитию?

— Принимается ли во внимание ваша точка зрения?

— Позволяет ли вам миссия и цель компании чувствовать, что ваша работа важна?

— Считают ли ваши коллеги своей обязанностью качественно выполнять свою работу?

— У вас есть лучший друг на работе?

— За последние полгода кто-нибудь на работе говорил с вами о ваших успехах?

— В прошлом году у вас были возможности учиться и расти на работе?

Грамотно выстроенная стратегия работы с фрилансерами может дать толчок для развития бизнеса, особенно на старте, в периоды экономических кризисов и на высококонкурентных рынках.

EasyStaff — сервис для оплаты удаленного персонала и фрилансеров, находящихся в любой точке земного шара