Как запустить digital-сервис — внутри или в агентстве

Руководитель Nimax.Services Татьяна Аладина и арт-директор Nimax Инесса Шилло сравнили стоимость и процесс разработки внутри компании и с подрядчиком.

Сейчас многие компании оптимизируют процессы и упрощают работу с клиентами с помощью онлайн-инструментов — digital-сервисов. О них и пойдет речь в статье.

Первый шаг для компании — понять, где есть проблема. Какой процесс неудобен или занимает слишком много времени. Второй — определить, как решение этой проблемы повлияет на бизнес в целом, какую принесет пользу. Третий — какой бюджет на внедрение окупит решение проблемы.

Затем компания ищет, как решить задачу. В этой статье рассказываем, какие есть пути и прикидываем их стоимость.

Самое простое — самим внедрить готовый инструмент. Это может быть CRM-система, сервис для хранения резюме и отбора сотрудников, система управления проектами, мессенджер.

Плюс в том, что развитием проекта занимается заинтересованная компетентная команда. Но гибко подстроить функциональность под себя не получится, а ещё проект может закрыться. Готовое решение выбирают, если устраивает цена и задачи компании укладываются в процесс, который предлагает инструмент.

Если подходящего сервиса на рынке нет, его можно разработать самостоятельно.

В этом случае часто возникает вопрос — что проще и дешевле, собрать свою команду и разрабатывать сервис внутри компании или отдать задачу внешней команде / агентству / студии.

У компании может быть IT-отдел — дизайнер, разработчик, которые поддерживают текущую инфраструктуру. Например, интернет-магазин или сайт клиники. Иногда крупные игроки запускают внутри целые стартапы.

Также часто сервисы разрабатывают с подрядчиками. Мы в Нимакс запускали несколько MVP сервисов меньше чем за год: сервис взаимодействия жильцов и управляющей компании дома, сервис по отслеживанию статусов таможенного оформления и перевозки грузов, сервис управления миграционными документами и т.д.

Для себя и наших клиентов определили критерии, которые проговариваем с заказчиками на первой встрече. С их помощью можно решить, разрабатывать внутри или с подрядчиком.

Разрабатывать внутри:

Разрабатывать в агентстве:

Мы посчитали расходы на команду внутри и на работу с агентством. Для сравнения решим, что ресурсы ограничены. Внутрь компания наймёт минимально необходимый состав:

– по одному сотруднику каждой специальности;

– без арт-директоров и техлидов, затраты на которых сильно увеличивают расчет;

– без тестировщика, разработчики пишут автотесты, а задачи по тестированию руками распределяются на всю команду.

В агентстве тоже будет минимальный состав. Специалистов больше, но они работают над несколькими проектами и подключаются на необходимое время.

Таблица с расчетами доступна по ссылке — можно скопировать и подставить свои значения.

Здесь считаем основные расходы на команду — зарплату специалистов, налоги, страховые взносы. Если у вас другие цифры, смело копируйте нашу таблицу и подставляйте нужные зарплаты — налоги и взносы пересчитаются по формуле.

Могут возникнуть и другие расходы — на офис, бухгалтерию, обучение и так далее. Мы снова считаем минимально. Например, можно экономить на программном обеспечении, пока команде хватает бесплатного функционала. Так можно использовать корпоративный мессенджер Slack, таск-трекеры Trello / Asana, сервис для разработки интерфейсов Figma и систему управления репозиториями GitLab.

Дополнительно стоит учесть, что внутри команды не будет некоторых компетенций: нарисовать иллюстрацию, снять видео, проанализировать структуру и реализацию с точки зрения SEO. И некоторые работы придется заказывать на фрилансе или у агентства.

Нужно также заложить разовые расходы на найм, оборудование и т.п.

Чтобы рассчитать расходы компании в месяц на первый год работы, умножили ежемесячные расходы на команду на двенадцать и сложили с разовыми расходами. Затем сумму поделили на двенадцать месяцев.

Важно рассчитать полезные часы, чтобы составить по ним итоговое сравнение. Сотрудники болеют, уходят в отпуск, тратят время на конференции, семинары, митапы, курсы и внутренние встречи. А еще простаивают. За это время компания тоже платит. В таблице прикинули по собственному опыту работы с командой, сколько времени останется на задачи, если убрать часы на вышеперечисленное.

В агентстве выставят смету только за фактическое время работы или выполненный результат. Все сопутствующие расходы включены в стоимость часа.

Мы сравниваем одинаковое количество часов специалистов. Часов менеджера внутри больше, так как он занимается целиком одним проектом и сам настраивает процессы. В агентстве за это отвечают руководители и тимлиды, которые включены в ставку часа.

В агентстве стоимость работы в месяц можно гибко подстраивать под потребности компании, потому что специалисты работают над проектом только часть времени. Например, в Nimax платеж — от 300 тыс. в месяц.

Расчет сильно меняется в зависимости от уровня зарплат внутри. Если команда будет небольшая и изолированная, лучше нанимать опытных специалистов, выше среднего.

В агентстве специалист получает разные проекты, ревью старшими, сообщество, постоянное развитие и поддержку. В небольшой внутренней команде этого не хватает, поэтому специалисты ожидают, что зарплата будет выше.

Однако учесть надо не только финансовую сторону, но и оценить особенности управления процессом.

Рассмотрим ключевые моменты внутри процесса, на которые стоит обратить внимание до старта.

На первом этапе нужно исследовать аудиторию, сопоставить решение с рынком и конкурентами, собрать путь пользователя по ключевым сценариям, определить функционал и состав минимальной версии.

Внутри компании это делает продукт оунер или ответственный за продукт. В агентстве — аналитик. Он задает вопросы команде на стороне клиента и потенциальной аудитории, собирает выводы и согласовывает их с заказчиком.

Внутри. На рынке IT-специалистов высокая конкуренция. Поиск может длиться до полугода. Скорее всего не получится нанимать специалистов равномерно — один в первый месяц, второй через два.

Если это работа над одним продуктом и внутри небольшой команды, специалисты будут рассчитывать на высокую зарплату, так как не смогут получать опыт на разных проектах и учиться у более опытных коллег по своей специальности.

В агентстве. На поиск подходящего агентства тоже может уйти много времени. Собрать список из агентств с подходящим опытом, репутацией, ценностями. Провести встречи и отобрать подходящие предложения. Затем может быть этап с тестовым заданием. Выбор сложный, потому что рынок агентств очень неоднородный — предложения по цене и срокам могут сильно отличаться.

Зато на поиск специалистов время не тратится, агентство подбирает и обновляет команду постоянно. Можно подключить специалиста на небольшую задачу, непрофильную для веб-разработки — по продвижению или брендингу.

Внутри:

В агентстве:

Внутри вы платите зарплату команде каждый месяц и налоги. Возможно, управляете бонусами. Внутренний менеджер управляет результативностью потраченных ресурсов.

В агентстве ежемесячно платите за то время, когда специалисты работают над задачами, которые вы согласовали. Можно учитывать сезонность и прочие факторы для удобства графика оплаты.

Возможна работа по фиксированной цене. Если функционал небольшой, неуникальный и очень понятный.

Может так случиться, что проекту нужна пауза. Его замораживают или понятно, что он не приносит ожидаемых результатов. С командой нужно прощаться.

Внутри изначально можно заключать контракт на определенное время, обычно, не меньше года. Если был трудовой договор и задач больше нет, сотрудника сокращают. По закону нужно выплатить каждому три оклада. Возможно, вы сможете договориться об увольнении по собственному желанию.

В агентстве. Сообщаете агентству о сроках закрытия проекта и завершаете платежи. Иногда в договоре есть минимальный срок, за который нужно предупредить. Иногда можно остановиться сразу же.

Через два-три года, после запуска основных функций, вам может понадобиться поддержка без активного развития, если продукт внутренний и не требует постоянных изменений.

Количество необходимых часов сокращается. Например, дизайнер уже не работает все свое время над новыми функциями или не улучшает постоянно старые, а подключается раз в месяц на несколько дней.

Внутри. Можно договориться на фриланс или перевести человека на другой проект, если такой есть.

В агентстве. Можно регулировать количество часов и платить только за то, что требуется. Например, если на этапе разработки платежи были по 600 тыс. руб. в месяц, то на поддержке они могут сократиться до 150 тыс. Зависит от ситуации.

Расчеты уникальны для каждой компании и ситуации. Расходы на свою и внешнюю команду сопоставимы в краткосрочном проекте от одного до трех лет или проекте, где работы много только на старте. Если у вас еще нет команды внутри, скорее всего вы потратите больше времени на ее поиск и сборку процесса.

Если ваш проект долгосрочный, от трех лет, и постоянно требуется большая команда, экономнее разрабатывать сервис внутри. Чтобы получить предсказуемый результат, придется инвестировать время компании в настройку работы команды.

Часто компании заказывают в агентстве дизайн и front-end, а back-end делают внутри. В этом случае агентство запускает бóльшую часть функционала сервиса и готовит подробный UI-Kit или дизайн-систему, которую дальше поддерживают и развивают разработчики. Новые функциональные блоки делают с агентством.

Если вы не знаете, как посчитать срок запуска сервиса и сколько нужно ресурсов на развитие и поддержку, скорее всего вы не готовы к разработке внутри. Проверьте, есть ли у вас экспертиза, чтобы декомпозировать задачи, спланировать этапы разработки, продумать риски и настроить процесс. Без опыта и практики команда может идти к результату долго и болезненно.

Какой бы вы ни выбрали путь, для качественного развития сервиса самое важное — быть глубоко вовлеченным в процесс, регулярно сверять цели с командой и почаще показывать результат конечному пользователю.