Как запустить редакционные процессы, которые помогают выполнять цели компании

Ловите пять! Меня зовут Денис Барашевич, я работал главным редактором в «Палиндроме» и Яндексе, а теперь — шеф в медиа «Долями» Тинькофф Банка.

За четыре года я спроектировал десятки процессов: одни помогали работать спокойно, а за другие приходилось краснеть. Разговаривал с Максимом Ильяховым, как бы всё здорово построить. И до сих пор интервьюирую главредов и издателей, как они делают редакционные системы.

Пора поделиться накопленным опытом. Перед вами огроменный гайд, как запускать редпроцессы: когда их проектировать, по какому алгоритму это делать и как сопровождать после запуска.

Внутри — видеокомментарии на 5—8 минут от Иры Ильяховой, бывшего главреда Тинькофф Бизнеса, и Паши Федорова, издателя медиа «Долями» в том же банке.

Что такое редакционные процессы

Редакционные процессы — это зафиксированные правила о том, как редакции и горизонтальным отделам работать над регулярно выпускаемым контентом.

  • Зафиксированные — потому что если редакционный процесс не прописан, ему никто не будет следовать. Команда попытается, но неизбежно свернёт не туда.
  • Правила — это инструкции, объяснения форматов, редакционные стандарты, флоу разработки контента для разных продуктов, описание продукта и его характеристик — всё, что угодно.
  • Редакция и горизонтальные отделы — потому что контент делают дизайнеры, верстальщики, разработчики, маркетологи, сммщики и таргетологи в разных вариациях.
  • Регулярно выпускаемый контент — потому что нет смысла проектировать процессы для разовых проектов. Процессы регулируют и дают контроль над задачами, когда они на потоке.

Зачем нужны редакционные процессы

Процессы упорядочивают путь к цели компании. Они устанавливают конкретные действия, правила взаимодействия с командой и отделами, благодаря которым редакция чётче обеспечивает результат. Они как дорожная карта, чтобы не заблудиться.

На линии «С прописанным процессами» есть небольшие колебания. Всё верно: даже с идеальными процессами и командой бывает всякое: кто-то заболеет, мир очередной раз перевернётся, босс уволит половину редакции. К этому нужно быть готовым
На линии «С прописанным процессами» есть небольшие колебания. Всё верно: даже с идеальными процессами и командой бывает всякое: кто-то заболеет, мир очередной раз перевернётся, босс уволит половину редакции. К этому нужно быть готовым

Упорядочивает коммуникацию с компанией. Как мы общаемся со стейкхолдерами, когда к ним ходим. Какие есть общекомандные и редакционные встречи, кто их лидирует и фиксирует информацию. Всё это систематизирует работу между звеньями и не отвлекает от «обслуживания» цели.

Делают работу управляемой и спокойной. У редакции есть конкретная последовательность действий: понятно, кто за что отвечает на каждом этапе, где собирать фактуру и с кем согласовывать. Это определённость и чёткость — в таком микроклимате меньше ошибок и авралов.

Без процессов редакция неустойчива. Например, не понимает, сколько времени нужно на каждый контента, с кем согласовывать первое, второе и третье. Из-за этого начинается беготня по чатам, а в итоге — сорванные тайминги.

Делают работу прозрачной для всей компании. Маркетологи, руководители горизонтальных департаментов и все остальные понимают, с какими задачами и по какому флоу можно прийти к редакции. Редакция становится предсказуемой и открытой — такой хочется доверить задачи, которые действительно влияют на продукт, а не «поправьте текстик».

Например, редакция может разработать карту всего выпускаемого контента в компании и прописать, сколько каждая единица занимает времени и к кому приходить. В итоге маркетолог понимает, что за интерфейсным текстом к этому редактору, а за большим интервью — к этому. А не в растерянности ищет исполнителя или, не дай бог, пишет сам.

История, как я провалился с прозрачностью в «Палиндроме»

На дворе осень 2022 года, я ещё зеленоватый. Контролирую около 20 небольших проектов и несколько бренд-медиа в «Палиндроме». Это инфернальная загрузка, от которой я изнемогал. Поэтому решил уйти в отпуск.

Делегировал ответственность шеф-редакторам, дал инструкции и пошёл отдыхать. Эти две недели — блаженство: никакого интеллектуального труда, сплошной гедонизм и лентяйство.

Возвращаюсь, а мне удар под дых. Из-за неопытности и бешеной нагрузки многим проектам не успел завести статусные доски: казалось, если мы пишем для блога две статьи в месяц, можно подержать в голове.

Я не учёл, что заменяющему специалисту нужно собрать статусы, чтобы спокойно влиться в работу. Поэтому ему пришлось бегать по проджектам и редакторам, чтобы понять, где подгорает, а где — порядок.

На это ушло время, завалились некоторые тайминги, началась сутолока. Это моя ошибка, которая причинила боль команде и агентству.

Поэтому выводы такие:

1. Поставьте себя на место заменяющего или пришедшего новичка. Он сможет без вас разобраться, что происходит на проекте?

2. Если не сможет, уходить в отпуск нельзя. Настройте прозрачную систему, когда каждый участник команды может посмотреть любой статус.

3. Регулируйте свою нагрузку и нагрузку команды.

Проще онбордить новичков при текучке или постоянном найме. Не надо каждому отдельно объяснять все процессы, практики и правила. Просто скидываешь хаб с документами, проводишь по процессу и отвечаешь на уточняющие вопросы.

Дальше передаю микрофон Ире Ильяховой, бывшему главреду в Тинькофф Бизнесе и нынешнему в «Посифлоре». Ира рассказывает главную вещь о процессах — что они призваны «обслуживать» цель, двигать к ней, а не просто плодить документики.

Ира вместе с Семёном Иноземцевым ведут канал «Клуб главредов», в котором помогают стать сильными главредами — я его даже закрепил

Как понять, что пора запускать редакционные процессы

Как и сказала Ира — когда определили цель компании. Процессы — это как бы мостик между слепым «деланием» чего-то и целью. Каждый процесс должен облегчать движение к концу мостика — к цели.

Например, есть преславутый процесс заявки, когда другие отделы заказывают у редакции тексты. В корпорации при большом потоке входящих задач это уместно — облегчает взаимодействие, усиливает мостик. А есть «малыши» с парой внешних задач, где заявку дольше обсуждать, чем взять и сделать.

Именно поэтому нет универсальных процессов — всё зависит от специфики и цели компании. Большому медиа нужны редакционные стандарты, а телеграм-каналу — скорее чек-лист «да» и «нет».

Редакционный процесс — не самоцель. Это инструмент для решения определённых задач, и задача эта чаще всего — упорядочить движение к цели компании.

Есть и более «ручные» причины запустить редпроцесс:

  • выполняете регулярные текстовые задачи;
  • научились уверенно делать обыкновенный контент, если нет — сначала научитесь;
  • выпускаете разные форматы, у которых свои условия разработки;
  • постоянно взаимодействуете с дизайнерами, сммщиками и маркетологами;
  • компания постоянно заказывает у редакции разноплановый контент;
  • главный редактор понимает, что вскоре нужно будет нанять кучу людей.

Процессы будут лишними, если работаете в разовом проекте. Достаточно плана с контрольными точками согласования промежуточного результата.

Как запустить редакционные процессы

Сначала — проанализировать текущую ситуацию. Толковый редпроцесс не построишь на теоретических знаниях о том, как их запускать. Процесс всегда основывается на анализе компании: какой контент выпускает, с кем согласовывается каждая единица, сколько нужно времени дизайнерам на подготовку иллюстраций, где редакция спотыкается прямо сейчас.

Обычно начинаю проектировать процесс спустя месяц, как пришёл в проект. Что изучаю за это время:

  • как производится каждый формат контента: например, продакшен интервью сильно отличается от продакшена сторис;
  • как согласовывают материалы: количество согласующих в стартапе, средней компании и корпорации тоже сильно отличается и влияет на время подготовки контента;
  • сколько дизайнерам, разработчикам, сммщикам или верстальщикам нужно времени, чтобы сделать свою работу;
  • насколько сложно находить отраслевых экспертов: в узкой нише бывает жутко трудно, надо закладывать больше времени.

Обязательно созваниваюсь с редакцией и другими командами, чтобы узнать, как им работается, где что раздражает и почему. Параллельно со всем этим самостоятельно прохожу существующий процесс, чтобы лично ощутить и понять проблемы.

Внезапно подбежал Паша Федоров и рявкнул: «Отдай микрофон, мне есть, что сказать». В итоге Паша рассказал, почему важно фиксировать процессы.

В личном канале Паша рассказывает о рутине издателя в медиа, задаётся вопросами о маркировке рекламы и в принципе размышляет о цифровом мире — это любопытно

Начать с небольшого процесса. Сначала лучше спроектировать один второстепенный процесс: например, отправки пуша в приложении, а не целого продакшена. Это поможет прощупать почву: насколько гибки редакторы, получается ли следовать по шагам, где возникает сопротивление.

Если маленький процесс не сработает — ничего страшного: от него не так много зависит, ничего не сломается. В случае с глобальным процессом подготовки статей в медиа — создаст хаос и лишние звонки, чтобы пофиксить.

Собрать скелет процесса на основе данных. Окей, у нас есть понимание, как работает компания и редакция в ней — пора широко раскатывать процессы.

— Ну что, ну что, ну что, пишем документики?
— Да подожди ты.

Глобальные процессы — высокорискованные вещи. Заложишь по незнанию меньше времени на согласование интервью с героем, а потом отчитываешься перед стейкхолдерами за невыполненный месячный KPI по выпуску.

Мне спокойнее умеренно осторожничать: тыкать палкой в болото и идти там, где безопасно. Поэтому большие важные процессы сначала прописываю ёмко — скелетно:

Шаг 1. Составить понимание задачи. Ответственный — автор Х.
Шаг 2. Согласовать понимание задачи с редактором. Ответственный — редактор Y.
Шаг 3. Подготовить план материала. Ответственный — автор Х.
Шаг 4…

И наблюдаю, получается ли у автора правильно составить понимание задачи, сколько времени уходит у редактора на его согласование, а сколько на подготовку плана. Всё здесь хорошо? Ничего не барахлит? Забираем данные и, наконец, детально прописываем процесс.

Так выглядит детально прописанный процесс: объясняю каждую мелочь, чтобы у команды осталось как можно меньше вопросов. Здесь же оставляю напоминалки, куда двинуть карточку статьи после пройденного этапа
Так выглядит детально прописанный процесс: объясняю каждую мелочь, чтобы у команды осталось как можно меньше вопросов. Здесь же оставляю напоминалки, куда двинуть карточку статьи после пройденного этапа
Статусная доска — сущность, которая даёт процессам работать. Поэтому её тоже стоит объяснить команде: куда что добавлять, кто и что откуда забирает
Статусная доска — сущность, которая даёт процессам работать. Поэтому её тоже стоит объяснить команде: куда что добавлять, кто и что откуда забирает

Прописать детально все процессы. Всё, уже можно обвешивать скелет чем угодно, если оно полезно.

Что делать, когда запустили процессы

Запустить — только часть дела. Процессы важно постоянно сопровождать: наблюдать, корректировать по мере изменений в компании, доносить ценность команде. Вы удивитесь, как часто это придётся делать.

Этим должен заниматься ответственный за процессы — вероятно, главный редактор, который их и проектировал. Но вряд ли главред в большой редакции сможет контролировать всё — придётся делегировать шефам.

Сначала донести ценность процессов на встрече. Встреча воспринимается как событие: команда бронирует на неё время, подготавливается в лучшем случае, слушает спикера и задаёт вопросы.

К событию обычно более внимательны — это явно важнее, чем текст в телеграме. Команда взаимодействует с событием: вслушивается, задаёт вопросы, ищет сопротивления — и именно поэтому они лучше запоминаются.

Когда собираюсь презентовать процессы или новые практики, собираю редакцию на общий звонок — создаю эффект события. Подробно рассказываю решение, доношу его ценность для редакции, иллюстрирую примерами и отвечаю на вопросы, если кто-то что-то не понял. После встречи — подробный конспект.

Просто скинуть документ — лажа. Один не так воспримет тезис, второй шустренько пробежится и упустит детали, третий вообще не откроет. Если что-то может пойти не так, оно пойдёт не так. Поэтому — голосом.

Проводить ревизию процессов. Собираться командой и раз в месяц глобально обсуждать, у кого какие сопротивления, а раз в неделю — своими свитами поменьше. Что на таких звонках обсуждать:

  • точно ли маркетологи, дизайнеры и проджекты знакомы с процессами и следуют им;
  • есть ли изменения в работе с нашими экспертами, может у них снизилась скорость;
  • как хорошо новички понимают процессы и следуют им;
  • какие впечатления от новых процессов или изменений в уже существующих;
  • удобно ли команде в целом — какой общий фидбек.

Если работаете в корпорации, хорошая идея — созваниваться со смежными отделами, чтобы послушать их фидбек.

Главное о запуске редакционных процессов

Я активно веду телеграм-канал о редакционных процессах, управлении проектами и редакцией. Если вы вытащили из гайда для себя хоть один полезный тезис — подписывайтесь, мне есть, что рассказать.

  1. Редакционные процессы — это зафиксированные правила о том, как редакции и горизонтальным отделам работать над регулярно выпускаемым контентом.
  2. Процессы помогают выполнять цель компании: упорядочивают коммуникацию с отделами, делают работу прозрачной, управляемой и спокойной. В принципе дают редакции устойчивость.
  3. Процессы — это как бы мостик между слепым «деланием» чего-то и целью. Каждый процесс должен облегчать движение к концу мостика — к цели.
  4. Универсальных процессов нет — всё зависит от специфики и цели компании. Большому медиа нужны редакционные стандарты, а телеграм-каналу — скорее чек-лист «да» и «нет».
  5. Чтобы запустить процессы, нужно собрать данные о том, как работает компания, какие ограничения и возможности у редакции, к чему мы вообще стремимся.
  6. Когда данные собраны, лучше запустить небольшой процесс, чтобы протестировать гипотезы и не облажаться. Дальше — начать раскатывать глобальный процесс, но в форме MVP.
  7. Запустить процессы — только часть дела. Процессы важно постоянно сопровождать: наблюдать, корректировать по мере изменений в компании, доносить ценность команде.
2020
7 комментариев

Прокомментить по сути дела не могу, поэтому просто скажу, что каждый раз при виде скринов треллы накатывает лёгкая грустинка. Аналоги пока чот ваще не радуют.

1
Ответить
Комментарий удалён модератором

Используем Yougile с автоматически перенесла доски из trello.

1
Ответить

А я наконец смог переступить себя и полностью перейти в «Ноушен». Теперь абсолютно всё там: датабейзы, статусные доски, процессы

Ответить

Очень понравился материал. Работаю на позиции автора, но тянет в сторону порядка в работе, в каждом шаге. Не во всех проектах этого хватает. И кажется, что после изучения подобного как мы смотришь сверху на всё, пусть даже глазами другого опыта — и понимаешь свою работу сейчас.

Видишь что подтянуть: тут элементарно не затягивать со сбором фактуры, тут не вылизывать структуру статьи до посинения, когда это только этап понимания задачи, а просто написать человеческую структуру и показать редактору, всё обсудить и уже после идти пилить текст.

Короче кайф.

1
Ответить

Запозднился с ответом что-то, но лучше поздно, чем никогда. Согласен с тобой, порядок в процессах и работе в целом — это основа, которая даёт спокойствие, сосредоточенность и, как правило, результат.

1
Ответить

Очень интересно. Мне, как обывателю, зашло. Этой шараге, читай vc.ru, еще бы сайт оптимизировать под печать/сохранение статей. Все через пизд* получается.

1
Ответить